Автоматизация обслуживания читателей и совершенствование информационно-библиотечной технологии ЦНСХБ

Фенин Ю.И.

(зав. отделом автоматизации ЦНСХБ)

 

Немного истории

В 70-х годах в новом здании в Орликовом переулке (комплекс зданий Министерства сельского хозяйства), куда переехала Центральная научная сельскохозяйственная библиотека (ЦНСХБ РАСХН), началось взаимодействие Библиотеки с ВНИИТЭИ Агропром, который находился в том же здании.

Во ВНИИТЭИ Агропром с 1985 года началось создание базы данных АГРОС документов по сельскохозяйственной тематике с использованием фондов Библиотеки. Записи базы данных включают в себя поля библиографического описания с переводом заглавия на русский язык, а также поля аналитико-синтетической обработки (рубрики ГАСНТИ, УДК, тезауруса по сельскохозяйственной тематике, ключевые слова и рфераты). Обрабатываются статьи из журналов и сборников, монографии, диссертации, труды конференций. Для ввода данных была использована СУБД ISIS.

В ЦНСХБ с 1992 года начался ввод сведений о поступающих в Библиотеку библиографических единицах в базу данных MARC. После библиографической обработки добавляются поля аналитико-синтетической обработки, после чего записи конвертируются в базу данных ISIS.

В 1997 году ВНИИТЭИ Агропром уехал из Орликова переулка и всю аналитико-синтетическую обработку взяла на себя Библиотека. В настоящее время читатели ЦНСХБ, кроме работы с карточными каталогами, ведут поиск имеющейся в Библиотеки литературы в электронном каталоге в базе данных ISIS (записи без рефератов), а также в поисковой системе АРТЕФАКТ, обрабатывающей все слова каждой записи вместе с рефератами с учетом морфологии русского языка.

Использование клеящихся этикеток со штрих-кодами

В 1998началось использование клеящихся этикеток со штрих-кодами при регистрации поступающих в Библиотеку журналов. Регистрация журналов ведется в СУБД ISIS. До августа 1998 года для наклейки на каждый номер журнала в ГПНТБ заказывались этикетки с напечатанной очередной порцией номеров регистрации по цене 1 у.е. за 100 этикеток.

При этом в ГПНТБ программное обеспечение для печати этикеток на рулонном принтере не имело возможности готовить регистрационные номера с контрольным разрядом, который может понадобиться для проверки правильности ввода номера с клавиатуры.

В мае 1998 года в ГПНТБ осталось мало рулонов для их принтера, и пришлось отказаться от этих закупок.

Выход был найден с использованием опыта Библиотеки Администрации Президента РФ. Клеящиеся этикетки со штрих-кодами можно печатать на лазерном принтере на листах формата А4 по 65 штук на листе. Программа, осуществляющая эту печать, использует команды языка PCL управления принтерами фирмы Hewlett Packard и загружаемые в память принтера шрифты штрих-кодов. Программа формирует контрольный разряд к каждому регистрационному номеру, ведет журнал напечатанных номеров (без контрольного разряда) и на каждом листе печатает итоговую строку с диапазоном номеров (без контрольного разряда) этого листа и другими сведениями.

Стоимость листа с этикетками составляет 0,15 у.е. за чистый лист и 0,02 у.е. за тонер и амортизацию принтера в расчет на один лист (по сообщению Компьютер Пресс №3 за 1999 год на стр. 167 фирма OKI, см. www.oki.ru, сейчас оценивает стоимость печати одного листа на ее принтерах с использованием ее тонер-картриджей менее 2 центов). Обычная порция очередной партии номеров для передачи в отдел комплектования составляет 20 листов, и требует около 20 минут рабочего времени. В результате стоимость 100 готовых этикеток составляет 0,27 у.е., то-есть в 3,5-4 раза дешевле, чем в ГНТБ. Размер этикетки 38х21 мм позволяет наклеивать ее даже на миниатюрные книги. При этом ручные сканеры или световые сканирующие карандаши считывают эти штрих-коды вполне устойчиво. Изображение листа с клеящимися этикетками и напечатанными штрих-кодами представлено на отдельной странице доклада.

 

Регистрация читателей с печатью читательского билета и штрих-кода его номера

В настоящее время в фондах ЦНСХБ хранится более трех миллионов названий библиографических единиц. В электронном каталоге пока накоплено не более двухсот тысяч библиографических описаний, то-есть менее 7% фонда. Для реальной автоматизации книговыдачи потребуется не менее нескольких лет, пока начнет снижаться читательский спрос на литературу 1980 - 1990-х годов с одновременным накоплением электронного каталога нового тысячелетия. При этом желательно обрабатывать прочтенные читателем книги, не прошедшие регистрацию в электронном каталоге. В Библиотеке Администрации Президента РФ, где вся поступающая в нее новая литература вводится в электронный каталог, такой процесс занял не менее трех лет, пока интенсивность обработки спрашиваемой читателем ретролитературы значительно уменьшилась (вообще говоря, эта обработка будет требоваться еще долгое время).

В ЦНСХБ на ближайшую перспективу планируется использовать программное обеспечение ИРБИС (под Windows) и дополнить его разработкой автоматизированного рабочего места для ввода требуемых спецификой ЦНСХБ сведений о читателях. На этом рабочем месте будет проводиться печать читательского билета со штрих-кодом его номера (с контрольным разрядом) и ламинированием напечатанного билета с фотографией и подписью читателя. В конце 1999 года и в 2000 году должна быть проведена перерегистрация читателей (ожидаемое число читательских билетов порядка 30 тысяч).

Для автоматизированного рабочего места Читатель спроектирован следующий состав полей.

Список полей базы данных “Читатели” в порядке появления на рабочем листе экрана в режиме ввода/корректуры

(+ признак индексирования поля)

ЛИСТ 1 Идентификация читателя

 

Даты действия временного билета

 

Даты выдачи постоянного билета (в том числе его дубликата)

+

Номер читательского билета

+

Фамилия

+

Имя

+

Отчество

+

Признак читателя сотрудника библиотеки (отдел)

+

Особые отметки (Отношение библиотеки к читателю)

+

Даты истечения срока лишения читательских прав

+

Учетная информация (Категория читателя, Специальность читателя в области АПК, Признак сельскохозяйственной специальности)

 

Примечания

ЛИСТ 2 Основные данные о читателе

+

Год рождения

 

Телефон домашний

 

Телефон служебный

ЛИСТ 3 Дополнительные данные о читателе

 

Домашний адрес (Почтовый индекс, Республика, Город, Улица, Номер дома, Номер под’езда, Номер квартиры, Дополнительные данные)

 

Паспортные данные

 

Место работы

 

Должность

 

Образование

 

Место учебы, факультет, курс

 

Ученая степень

 

Специальность по образованию

+

Из какой страны прибыл(а)

 

В какую организацию прибыл(а)

 

Адрес местожительства в РФ

ЛИСТ 4 Сведения о взятой литературе

 

Сведения о взятой библиографической единице хранения

При регистрации читателей происходит Автоматическая генерация номера (с 100001) для постоянных читательских билетов и с 000001 для временных читательских билетов