Использование базы данных ТТПК в технологии

комплектования БЕН РАН

З.Г.Дмитриева, Я.Я.Докторов

(БЕН РАН)

 

Одной из основных задач БЕН РАН является комплектование библиотек, входящих в ее централизованную библиотечную систему (ЦБС). Технологические процессы комплектования ЦБС, включающие предварительный заказ литературы и все последующие операции, связанные с регистрацией поступления, распределением изданий и подготовкой всех сопроводительных документов, реализованы в рамках автоматизированной системы БЕН РАН (АС НАУКА) достаточно давно [1, 2].

В современной ситуации, когда централизованное финансирование, выделяемое на приобретение литературы для академических библиотек, существенно уменьшилось по сравнению с предыдущими годами и не обеспечивает потребностей библиотек, исключительно важное значение приобретает проблема выявления для каждой библиотеки изданий, без которых невозможно проведение научных исследований. Особенно остро эта проблема встает перед комплектаторами БЕН РАН, осуществляющими заочное комплектование иногородних библиотек предварительно не объявленной литературой по обязательному экземпляру.

Основой для решения этой проблемы являются тематико – типологические планы комплектования (ТТПК) библиотек ЦБС БЕН РАН, построенные на основе системы УДК. В их составлении по каждой библиотеке участвуют ведущие специалисты соответствующих академических институтов, которые определяют, какие научные направления являются профильными для института, какие вспомогательными. Соответственно, по каждому тематическому направлению определяются виды изданий, подлежащих приобретению.

Вторая проблема связана с тем, что достаточно часто из-за финансовых и организационных проблем БЕН РАН получает не все, а лишь часть предварительно заказанных экземпляров изданий. В этом случае комплектатор должен выбрать те библиотеки, среди которых он собирается распределить данные экземпляры. Таким образом, необходимо разработать систему, которая советует комплектатору, каким именно библиотекам выделить поступившую литературу.

Первым шагом на пути реализации такой системы комплектования является создание базы данных ТТПК ЦБС БЕН. Для этого был разработан пакет прикладных программ (ППП) на языке С++, с помощью которого осуществляется ввод кодов библиотек, индексов УДК, соответствующих рубрикам тематического плана каждой библиотеки, а также ввод типов изданий, необходимых библиотекам по каждому тематическому направлению. Так как устаревшие модели имеющихся в БЕН компьютеров не позволяют использовать современные операционные системы (ОС), то указанный ППП функционирует под управлением DOS.

Дружественный диалоговый интерфейс, обеспечивающий формально – логический контроль, позволяет избежать ошибок при вводе кода библиотеки и типа издания. В случае ввода несуществующего кода на экран выдаются диагностические сообщения. Если для одной и той же библиотеки индекс УДК вводится повторно, система сообщает об этом пользователю. После ввода индекса УДК пользователь автоматически попадает в окно выбора типа издания, что исключает ошибки при вводе типа (типы изданий подразделяются на научную, справочную, учебную, библиографическую и популярную литературу). Кроме того, можно осуществлять просмотр и корректировку введенной информации, т.е. удалять и добавлять записи, изменять ранее введенную информацию.

Автоматизация процесса комплектования предполагает наличие БД индексов УДК с названиями рубрик (БД рубрикатора), которая формируется на основе текстовых файлов, созданных в отделе систематизации БЕН РАН, являющемся одним из центров по поддержке системы УДК в России. Для формирования БД рубрикатора была разработана программа конвертирования этих текстовых файлов в соответствующий формат указанной БД.

Чтобы выбор комплектатора был оптимальным, система, как было указано выше, выдаст на дисплей сиглы библиотек в порядке приоритета на поступившее издание. Приоритет определяется, исходя из весовых коэффициентов, заданных в базе данных ТТПК. Весовые коэффициенты учитывают следующие факторы: во-первых, насколько тематика организаций, обслуживаемых библиотеками ЦБС БЕН РАН, соответствует тематике и типу поступившего издания; во-вторых, количество и стоимость литературы по данной тематике, полученной библиотекой-абонентом за определенный период времени (например, за год) и т.д..

Пилотный вариант такой системы в настоящее время разработан специалистами БЕН РАН и проходит опытную эксплуатацию в Библиотеке.

В настоящее время разрабатываются алгоритмы и программы для поиска в базе данных сигл библиотек, в тематический план которых входит УДК поступившего издания. При этом (как показывает опыт комплектаторов) возникает проблема присвоения изданию индекса УДК уровня, соответствующего ТТПК, поскольку индексы УДК, проставляемые издательствами во многих случаях не раскрывают в должной степени тематику издания.

Литература

  1. А.В.Васильев. Автоматизация технологических процессов комплектования непериодическими изданиями в системе БЕН РАН (SOLAR) // Новые технологии в информационно – библиотечном обеспечении научных исследований: Сб. науч. тр. – М., 1992. – С.125-130.
  2. Я.Л.Шрайберг, Ф.С.Воройский. Автоматизированные библиотечно – информационные системы. – М.: ЛИБЕРЕЯ, 1996. – 273 с.

 

Пилотный вариант такой системы в настоящее время разработан специалистами БЕН РАН и проходит опытную эксплуатацию в Библиотеке.