ПРИМЕНЕНИЕ ЭВМ В ИНФОРМАЦИОННО - БИБЛИОТЕЧНОЙ ТЕХНОЛОГИИ

М.Е. Шварцман

Российская государственная библиотека

Помещения библиотеки как объект автоматизированного учёта

До последнего времени основной интерес разработчиков автоматизированных информационно-библиотечных систем был направлен на создание баз данных о документах, хранящихся в библиотеках.

Кроме документов (книг, рукописей, плакатов и т. п.) в библиотеках имеется большое количество других объектов требующих сложного учёта. В частности такими объектами являются помещения библиотеки, оборудование и т. п.

В Российской государственной библиотеке в настоящее время, в связи с реконструкцией, создалось сложное положение с учётом помещений. Постоянно осуществляется перемещение сотрудников, техники и фондов из помещения в помещение. Большое количество зданий, разбросанность их по Москве, сложные технологические процессы затрудняют оперативный контроль за использованием имеющихся помещений. Также трудно решается вопрос об оптимальном использовании имеющихся площадей.

В связи с вышеизложенным было принято решение о создании автоматизированной системы учёта помещений Российской государственной библиотеки.

Первым вариантом решения задачи было создание простой базы данных помещений, где в качестве характеристик помещения являлись бы: площадь, адрес, стоимость аренды и т.п. Однако в процессе дальнейшего изучения вопроса выяснилось, что такое понимание библиотечного помещения очень упрощенное и мало помогает в решении задачи оптимальной организации технологического процесса.

В дальнейшем мы стали понимать под термином "библиотечное помещение" совокупность комнаты и протекающего в ней технологического процесса. Это существенно осложнило задачу. Стало необходимым учитывать кроме самой комнаты то, что находится в комнате. На основе анализа библиотечных помещений были выделены следующие категории объектов, характеризующих помещение:

- рабочие места;

- фонды;

- каталоги;

- оборудование.

Также была построена иерархическая модель библиотеки, как совокупности помещений:

комплексы здании - корпуса - этажи - помещения

  • рабочие места
  • фонды
  • каталоги
  • оборудование

 

 

На базе вышеуказанных объектов в помещении может, производится или обрабатываться продукт (книга, заказ и т.п.), который должен быть доставлен в другое помещение. То есть необходимо учесть связи с другими помещениями библиотеки. В свою очередь фонды, каталоги, оборудование характеризуются многочисленными признаками (см. табл. 1), которые тоже необходимо учесть для полноценного описания библиотечного помещения.

Табл.1

объект

характеристики

рабочие места

Выполняемая задача, производительность, сменность и т.д.

фонды

объем, вид носителя, вид хранимых документов, назначение и т.д.

каталоги

количество шкафов различных типов, охват документов и т.д.

оборудование

нормативный срок списания, ответственный за эксплуатацию и т.д

Одной из важнейших задач при создании автоматизированной системы учёта помещений Российской государственной библиотеки было определение оптимального набора признаков, чтобы с одной стороны не загромождать базу данных избыточной информацией, а с другой стороны иметь всю необходимую информацию.

В настоящий момент эта работа завершена, - создано техническое задание на БД " Помещения РГБ", где определен набор полей и разработаны все необходимые формы статистического учёта. При создании технического задания разработчики встретились с рядом трудностей как теоретических, так и практических. Для описания всех объектов (оборудование, фонды и т.д.) необходимо было разработать их типологию. Если для фондов и каталогов эта проблема в известной степени проработана библиотековедами и библиографами, то для оборудования и рабочих мест типологию и классификацию пришлось разрабатывать самостоятельно.

Дальнейшие разработки показали, что приведенная выше модель недостаточно адекватно моделирует библиотеку, с одной стороны в одном помещении может находиться несколько фондов, но с другой стороны один фонд может находиться в нескольких помещениях. Также и оборудование : с одной стороны в помещении может находиться несколько единиц различного оборудования, а с другой стороны один вид оборудования (например, подъемник для книг) может проходить через различные помещения. Причем в различных помещениях он может проходить по разному: в центре помещения или в углу, образуя начальную станцию или промежуточную, предоставляя возможность вложения книг или нет и т.д.

В связи с вышеизложенным в модель был добавлен еще один уровень иерархии: "части помещения, занимаемые фондами, каталогами и т.д." Модель приобрела следующий вид:

комплексы - корпуса - этажи - помещения зданий

- рабочие места - часть помещения

- фонды - часть помещения

- каталоги - часть помещения

- оборудование - часть помещения

При этом появляются обратные связи между самым нижнем уровнем иерархии "часть помещения" и уровнем "помещение" для соотнесения части к целому.

Подобная структура создает дополнительные трудности при создании программного обеспечения базы данных, но более точно отражает положение вещей.

Очевидно, что проблема автоматизации учёта помещений актуальна только для больших библиотек, однако во многих библиотеках решаются задачи оптимального размещения всех служб. Для этого, несомненно, может быть использован опыт, накопленный в РГБ по паспортизации помещений.