ПРИМЕНЕНИЕ ЭВМ В ИНФОРМАЦИОННО - БИБЛИОТЕЧНОЙ ТЕХНОЛОГИИ

О. Д. Каллистратова

Библиотека по естественным, наукам РАН

Электронный каталог распределенного фонда периодических изданий в ЦБС

Создание и использование электронных каталогов фондов литературы на современном техническом уровне актуально как для оперативного информационного обеспечения научных работников, так и для анализа и повышения эффективности её использования.

Особенно это необходимо в централизованных библиотечных системах (ЦБС), таких как Библиотека, по естественным наукам РАН, которая централизованно комплектует по предварительным заказам основной фонд и фонды сети библиотек НИУ РАН научной литературой, большую часть которой составляют периодические издания (ПИ).

Для формирования электронного каталога распределенного фонда периодических изданий в БЕН РАН на ПК разработана система ДИСКАТ , которая поддерживает все основные операции ведения каталога в режиме диалога, в том числе технологию регистрации сотрудниками библиотек новых поступлений выпусков ПИ и распределения их экземпляров в сеть, требуя минимального ввода информации и автоматически формируя все необходимые документы. При этом в каталоге накапливается информация о томах и номерах поступивших выпусков ПИ и их распределениях по сети с указанием года и номера недели поступления, а также кода источника поступления.

До 1992 года основными источниками поступления зарубежных ПИ были, покупка за валюту и международный книгообмен. Однако экономические трудности в нашей стране в последнее время привели, с одной стороны, к появлению новых каналов централизованного поступления литературы, таких как гуманитарная помощь от издательских фирм и посредников, например, Soros или American Chemical Society, и одновременному расширению сети получателей зарубежной периодической литературы через БЕН РАН из других ведомств помимо РАН. С другой стороны, эти же трудности вызвали частичную де централизацию получения зарубежных ПИ по благотворительным каналам некоторыми библиотеками сети БЕН РАН. Все это потребовало существенной переработки и развития возможностей системы ДИСКАТ .

В результате всех модификаций современный вариант системы ДИСКАТ обеспечивает следующие возможности накопления и использования электронного каталога распределенного фонда ПИ:

  • формирование, накопление и архивирование базы данных, а также корректировку данных с формально-логическим контролем вводимой информации, в том числе проверкой ISSN на контрольный знак;
  • формирование всех необходимых сопроводительных и отчётных документов с выдачей их на печать или дискеты в различных форматах и архивированием документов в сжатом виде в архивных файлах;
  • просмотр каталога с поиском по разным параметрам изданий и подготовкой по желанию пользователя рекламаций для не поступивших выпусков изданий;
  • использование на всех этапах работы вспомогательной информации и данных базы, в том числе названий ПИ, отсортированных по алфавиту без учёта первых артиклей и различия больших и малых латинских букв;
  • ввод в сводную базу данных информации о прямых поступлениях ПИ в библиотеки сети с дискет в пакетном режиме;
  • формирование по запросам справочной информации с выдачей на экран и/или конвертированием в текстовые файлы для анализа или просмотра, а также для использования в других автоматизированных информационно-поисковых системах.

Накопление информации происходит в диалоговом режиме. Сначала в базу данных вводятся описания и заказы ПИ. При этом возможна корректировка любых элементов и удаление ненужных данных. В последнем варианте системы введена возможность редактирования пользователями справочных файлов по мере необходимости ввода новых кодов источников поступлений литературы, а также кодов и сигл новых библиотек. Кроме того, значительно расширена сервисная помощь во время работы с системой, в том числе введена возможность использования имеющейся в базе информации в качестве справочной.

При распределении новых поступлений по запросам системы последовательно вводятся ISSN, год, том и номер ПИ, затем код источника поступления и количество поступивших экземпляров. На экран выводятся атрибуты издания, все поступившие номера этого года, данные о количестве заказанных экземпляров и количество поступивших экземпляров данного выпуска, и список библиотек-заказчиц с распределением данного выпуска. После этого предлагается в зависимости от вспомогательной информации в заказе сначала отправить по экземпляру на просмотр, микрофиширование и каталогизацию, закрепив их за желаемыми библиотеками, затем остальные экземпляры распределить по заказчикам. В системе можно распределить не более заказанного количества экземпляров. При распределении в основной фонд дополнительно печатается бланк-заказ на копирование материалов из выпуска для ВНП БЕН РАН. Для изданий, направляемых на каталогизацию или микрофиширование, формируются сопроводительные документы.

Для контроля за получением зарубежной периодической литературы поступающей по благотворительным каналам, издательским фирмам и посредникам требуются отчётные документы о ее распределении. Поэтому в систему введена возможность формирования и вывода, как на печать, так и на дискеты новых форм отчётных документов для различных кодов поступления журналов, в которых должны присутствовать источник поступления, дата и алфавитный список поступивших выпусков ПИ с указанием года издания, тома, номера и списка получателей каждого номера. При формировании документов предусмотрены различные кодировки библиотек-получателей для разных кодов поступлений, так как отчёты иностранным фирмам используют только латинский алфавит и содержат коды библиотек сети БЕН РАН и сиглы прочих библиотек, а списки поступлений по валюте, МКО и т.д. содержат все сиглы.

Одновременно усовершенствовано формирование для библиотек сопроводительных списков новых поступлений ПИ в соответствии с требованиями БЕН к спискам последних поступлений ПИ в основной фонд, которые еженедельно формируются для ВНП БЕН РАН и в двух экземплярах передаются в отдел обслуживания читателей.

В последнее время возникла тенденция к частичной децентрализации получения литературы непосредственно библиотека ми. Поэтому для снижения вероятности дублирования периодической литературы при её распределении в сеть необходимо в общий каталог фондов ПИ вводить информацию о децентрализованных поступлениях журналов в библиотеки НИУ РАН. Эта информация может поступать из библиотек либо в файлах на дискетах, либо на рабочих листах с перенесением на дискеты в БЕН РАН. Ввод такой информации с дискет в общую базу данных фондов ПИ осуществляется в пакетном режиме программой, которая считывает информацию из файлов на дискетах, проверяет наличие всех требуемых разделителей и заносит в общую базу данных с кодом поступления "I" только данные о выпусках журналов, заказанных централизованно и еще не полученных. Введенная информация убирается с дискет. Оставшиеся записи содержат либо неверно сформатированные данные, которые можно исправить и ввести повторно, либо информацию о выпусках изданий, отсутствующих в централизованных заказах либо уже распределенных.

Для оперативного получения справочной информации о наличии ПИ л фондах ЦБС в отделах алфавитных каталогов и международного книгообмена БЕН РАН на ПК функционирует электронный каталог фондов зарубежных ПИ, база данных которого обновляется ежемесячно с копий баз данных, формируемых на ПК в отделе комплектования иностранной литературой.

Доступ к сводному каталогу фондов ПИ реализуется подсистемой СКАТ системы ДИСКАТ . Подсистема СКАТ обеспечивает быстрый просмотр информации либо по отдельным изданиям, либо по алфавиту названий ПИ с любого места в обоих направлениях подряд или по групповому условию, которое пользователь формирует в режиме подменю с объединением условий для разных параметров (фрагмент названия, страна, тематика и т.д.), выбираемых в произвольном порядке с выбором отношений и вводом нужных значений.

Для каждого выбранного издания на экран выдается постоянная информация (полное название, страна издания, ISSN,. периодичность и т.д.) и меню по годам издания, имеющимся в базе. При выборе года издания на экран выдается общее количество заказанных экземпляров, список библиотек, заказавших журнал в данном году и все поступившие в БЕН и сеть выпуски данного ПИ, упорядоченные по томам и номерам.

При неполной экземплярности выпуска за ним в круглых скобках даются сведения о его наличии в библиотеках, указываемые символами "+" и "-" в порядке, соответствующем расположению библиотек в заказе, например:

Physical Review. A. Atomic, Molecular and Optical Physics

USA ISSN 1050-2947 шифр U22847 тематика 30 период

-----------------------------

24 1993 год 17 экз.-БЕНОФ КФТИ ФИАН ИФПР ИФТТ БНЦ КОФ

ИКИ ИОФ ИСАН СИРЭ ИВТ МИТП ИММ ИЭФ

т.47 н.н. 1(+-+- - - - - - - - - - - - - -); 2(+-+ - - - - - - - - - - - - -);

т.47 н.н. 3(++- - - - - - - - - - - - - - -);

т.48 н.н. 1(+- - - - - - - - - - - - - - - -); 2(+- - - - - - - - - - - - - - - );

т.48 н.н. 3(+ - - - - - - - - - - - - - - - -);

------------------------------

По мере накопления электронного каталога фондов ПИ все чаще возникает необходимость выборки из него различной информации для просмотра и анализа, а также для использования в других автоматизированных информационно-поисковых системах. Для этого в рамках системы ДИСКАТ разработаны программы выборки и конвертирования информации в файлы различных форматов. Например, для АС НТИ ЗПИ из каталога фондов зарубежных ПИ выбираются ежегодные данные о новых поступлениях в ЦБС БЕН РАН, которые упорядочиваются и объединяются по номерам в пределах одного тома, конвертируются в формат ввода ISO-2709 системы CDS/ISIS и передаются на дискетах в ГПНТБ России.

На сегодняшний день электронный каталог распределенного фонда ЦБС БЕН РАН содержит информацию о зарубежных периодических изданиях более пяти тысяч наименований начиная с 1990 года издания, поступивших по различным каналам (покупка за валюту, международный книгообмен, благотворительная помощь различных обществ и т.д.) и распределенных в основной фонд и сеть более 300 библиотек НИУ РАН и других ведомств.

Каталог поддерживается системой ДИСКАТ , которая обеспечивает быстрый доступ и экономное размещение информации о распределении по сети поступивших выпусков ПИ вне зависимости от значительных расхождений в периодичности и экземплярности. Система позволяет вводить новые функции при возникновении новых требований к её возможностям и полностью отказаться от ведения традиционных картотек регистрации ПИ, заменив их электронными каталогами.

Использование электронных каталогов распределенных фондов ПИ существенно повышает оперативность, уровень сервиса и качество контроля за поступлением периодических изданий, особенно зарубежных, пользующихся наибольшим спросом у научных сотрудников РАН.