ПРИМЕНЕНИЕ ЭВМ В ИНФОРМАЦИОННО - БИБЛИОТЕЧНОЙ ТЕХНОЛОГИИ

А.В. Васильев

Библиотека по естественным наукам РАН

Автоматизированный комплекс SoLar

В настоящее время в БЕН РАН функционируют следующие программные модули, входящие в автоматизированную библиотечную систему SoLar :

• модуль предварительного заказа литературы по темпланам издательств;

• модуль для заказа и регистрации поступлений обязательного экземпляра;

• модуль регистрации и распределения по библиотекам ЦБС поступающих в БЕН изданий в соответствии с предварительным заказом или без такового;

• модуль обработки сериальных изданий;

• модули автоматического создания и распечатки на бумаге необходимых учётно-бухгалтерских форм;

• модуль систематизации (ввод индексов УДК);

• модуль ввода библиографического описания;

• модуль формирования оригинал-макетов комплектов карточек для каталога с последующей их распечаткой на лазерном принтере;

• программа автоматического присвоения изданиям уникальных расстановочных шифров в формате, принятом в БЕН РАН;

• справочно-информационный модуль, позволяющий получать исчерпывающую информацию об обработанных изданиях;

• набор сервисных программ для работы с Базой данных (программы копирования, импортирования и экспортирования информации, и т.д.).

Опыт разработки и внедрения автоматизированных библиотечных технологий, накопленный в БЕН РАН, позволяет выделить несколько основных аспектов, которые необходимо учитывать при разработке концепции комплексной автоматизации в библиотеках.

Во-первых, это чисто психологические проблемы адаптации библиотечного персонала к работе на персональных компьютерах. Самые сложные операции (например, научную обработку литературы) выполняют, как правило, наиболее квалифицированные и опытные сотрудники. Данная категория специалистов не имеет, в большинстве своем, опыта работы с вычислительной техникой и, зачастую, имеет предубеждение против её использования. Это объясняется как субъективными, так и объективными факторами.

Во-вторых, это проблема экранных форм отображения информации.

Большинство из существующих программных средств создавались профессиональными программистами, мало знакомыми со спецификой работы библиотечного специалиста. Поэтому принцип построения диалогового интерфейса в большинстве случаев определялся традиционным (для программистов) подходом. В качестве примера можно привести программные средства, предназначенные для ввода библиографического описания произведений печати. В подавляющем большинстве из них реализован принцип ввода информации по отдельным полям описания (форматы типа MARC): Ввод первого автора, ввод второго автора, ввод года издания и т.д. Однако данный подход, кроме очевидных преимуществ (простота поиска информации, хорошая переносимость в другие системы и др.) имеет и ряд не менее очевидных недостатков. Реализованный для облегчения жизни программистов он существенно затрудняет работу профессионального библиотекаря.

В-третьих, библиотечная практика имеет ряд особенностей, затрудняющих внедрение автоматизированных технологий. К ним относится, прежде всего, необходимость создания изрядного количества различных форм учётно-бухгалтерской документации, особый режим обработки некоторых видов изданий, необходимость обработки одного издания большим количеством специалистов и др.

В-четвертых, внедрение автоматизированных технологий требует значительных денежных затрат и не дает мгновенного экономического эффекта.

Все вышеизложенное было учтено при создании автоматизированного программного комплекса SoLar , разработанного и внедренного в БЕН РАН.

Среди ряда проблем, связанных с автоматизацией библиотечной технологии в условиях уникальной ЦБС, каковой является сеть научных библиотек БЕН РАН, можно выделить следующие:

• Географическая удаленность ряда библиотек от Центральной библиотеки ЦБС (ЦБ);

• Различные условия комплектования библиотек, входящих в ЦБС;

• Множественность источников комплектования литературой;

• Многообразие типов и видов поступающих в библиотеку произведений печати;

• Наличие бесплатного обязательного экземпляра;

• Многообразие форм учётно-бухгалтерской отчётности;

• Неподготовленность библиотечного персонала к работе на ПК;

• Недостаточная материально-техническая база библиотек ЦБС;

Кроме того, ныне действующий ГОСТ ("Правила библиографического описания произведений печати") не учитывает особенности компьютерных технологий обработки литературы.

При разработке концепции комплексной автоматизации технологических процессов особое внимание уделялось следующим требованиям к программным продуктам:

• узкоспециализированная настройка программ на решение конкретных технологических задач;

• защищенность программных модулей от несанкционированного или неквалифицированного использования;

• возможность установки на одном ПК, как всего комплекса, так и одного (нескольких) модулей в зависимости от решаемой на данном участке технологической задачи;

• контроль за выполнением конкретной операции (информация о дате выполнения и операторе её проводившем);

• максимальная унификация проводимых операций, независимо от типа и вида обрабатываемой литературы;

• максимальная простота и однотипность интерфейса пользователя. Большинство операций сводятся к выбору решения типа "ДА - НЕТ";

• наличие встроенной системы кратких подсказок;

• исключение возможных ошибок при вводе информации за счёт создания списков элементов (там, где это . возможно) и контроль за вводимыми идентификаторами записей и числовыми значениями;

• coxранение (где это возможно) привычных для библиотекарей форм экранного отображения информации;

• создание всех необходимых форм бухгалтерской отчётности с автоматическим подсчётом количества изданий и их стоимости, а также вывод суммы прописью;

• возможность работы на IBM-совместимых ПК любой (минимальной) конфигурации;

• возможность функционирования системы, как в среде локальной сети, так и без неё;

• автоматическое создание архивных копий для резервного сохранения информации;

Программный комплекс "SoLar " обеспечивает полный цикл обработки литературы с момента предварительного заказа до передачи информации в электронный каталог с автоматическим созданием всех необходимых учётно-бухгалтерских форм в соответствии с условиями комплектования библиотек ЦБС и типом (видом) обрабатываемых изданий.

Эксплуатация комплекса в течение полутора лет показала его работоспособность, надежность, удобство и продемонстрировала ряд выгодных отличий от других существующих систем.