ПРИМЕНЕНИЕ ЭВМ В ИНФОРМАЦИОННО - БИБЛИОТЕЧНОЙ ТЕХНОЛОГИИ

Н.Е. Калёнов

Библиотека по естественным наукам РАН

Электронные каталоги, MARC-формат и автоматизация библиотечной технологии

Широкое распространение и относительная доступность достаточно надежных и простых в обращении средств вычислительной техники обусловили в последнее время значительный интерес библиотек к проблемам автоматизации информационно-библиотечной технологии. Спрос порождает предложение, и в печати стали все чаще появляться рекламные материалы, предлагающие библиотекам программные комплексы, сулящие огромные преимущества автоматизированной технологии по сравнению с традиционной.

На практике же зачастую оказывается, что использование приобретенных программных средств вовсе не "облегчает жизнь" сотрудников библиотек, а требует дополнительных трудовых затрат, не давая взамен существенного качественного выигрыша. Это объясняется многими причинами, но одной из наиболее существенных является то, что многие разработчики представляют библиотечную автоматизацию как одну из обычных информационных систем, функции которой ограничиваются вводом и поиском библиографической информации, т.е. созданием электронного каталога. Это вполне естественно для читателей, каковыми и являются в большинстве разработчики, решившие попробовать себя в библиотечной информатике. Согласно этому распространенному мнению, достаточно взять какой-либо зарубежный формат представления данных, организовать в любой библиотеке ввод библиографических описаний в компьютер в этом формате, после чего можно объявлять о подключении библиотеки к мировой информационной системе.

На самом деле электронный каталог - это лишь вершина айсберга библиотечной технологии, и его создание в отрыве от других её процессов, если последние осуществляются "ручными" методами, не только требует значительных финансовых затрат, но и не дает никакого эффекта ни для библиотечного персонала, ни для читателей. В этом случае электронный каталог может использоваться лишь как справочный аппарат к фондам, зачастую менее удобный для пользователя, чем традиционный карточный каталог. Дело в том, что многие посетители библиотек, придя туда, знают, какая литература им конкретно нужна и пользуются каталогом для выяснения вопроса, есть ли она в данной библиотеке и какой у неё шифр хранения. Для ответов на эти вопросы карточные каталоги не только не уступают электронным, но и более удобны, поскольку одновременно доступны большому числу читателей; иметь же достаточное количество терминалов для одновременного доступа к электронному каталогу многим библиотекам "не по карману".

Эффективность автоматизации (под которой понимается ликвидация технических операций,, сокращение времени на технологические процессы, предоставление дополнительного сервиса по сравнению с традиционной технологией, как для библиотечного персонала, так и для читателей) может быть обеспечена лишь при комплексном подходе, когда библиотека рассматривается как единое производственное предприятие, с присущими ему технологическими процессами, обеспечивающими переработку информации. Автоматизация библиотеки - это не создание компьютерной информационно-поисковой программы, а разработка специфической АСУ с присущей этому классу задач перестройкой технологии, организационной структуры, методов управления.

В любой библиотеке (а многие из них являются и информационными центрами, обеспечивающими пользователей вторичной информацией) можно выделить следующие группы технологических процессов.

  1. Процессы, связанные с комплектованием библиотеки, включающие:
    1. Анализ информационных потребностей пользователей и формирование на его основе совокупности признаков, по которым должна отбираться из мирового потока информация и литература для приобретения библиотекой (в библиотечной терминологии - формирование тематико-видового плана комплектования - ТПК).
    2. Анализ предложений мирового информационного рынка (для краткости под этим термином будем подразумевать множество издаваемых на традиционных и нетрадиционных носителях материалов, в т.ч. литературу, базы данных, другие информационные материалы, могущие представлять интерес для данной библиотеки); выявление его части, соответствующей ТПК.
    3. Определение перечня изданий и других материалов, подлежащих приобретению, и источников приобретения, исходя из условия обеспечения максимальной информативности материалов для пользователей при ограничениях на имеющиеся в библиотеке финансовые ресурсы.
    4. Формирование необходимой заказной документации;
  2. 1.5.Заказ отобранных материалов, контроль и регистрация их поступлений, рекламирование не поступивших материалов.
    1. формирование приходно-расходных бухгалтерских документов и документов, предусмотренных инструкциями по учёту фондов.
  3. Процессы обработки поступивших материалов и создания справочного аппарата по ним, включающие:
    1. Научную обработку поступивших материалов (каталогизация, систематизация), цель которой обеспечить возможность создания справочного аппарата (системы каталогов) по фонду библиотеки.
    2. Техническую обработку поступивших материалов инвентаризация, шифровка), в результате которой фиксируются принадлежность данного издания (или другого объекта) данной библиотеке и его местоположение (адрес хранения в фондах).
    3. Организацию справочного аппарата (формирование читательских и служебных каталогов библиотеки как результат выполнения процессов 2.1 и 2.2), позволяющего осуществлять пользователям многоаспектный поиск материалов, имеющихся в библиотеке, и сотрудникам библиотеки подбирать конкретные материалы, заказанные пользователем.
    4. Расстановку материалов в фонде в соответствии с их адресами хранения.
  4. Процессы, связанные с обеспечение пользователей материалами, имеющимися в фондах и информацией о них, включающие:
    1. Формирование информационных массивов о пользователях (запись читателей в библиотеку) с указанием статуса каждого из них;
    2. Предоставление возможностей пользования элементами справочного аппарата, сформированного на этапе 2.3;
    3. Формирование пользователем заказов на первоисточники или их копии, передача заказов в хранилище;
    4. Подбор заказанных материалов (выполнение копий), регистрация их выдачи и возврата (в читальных залах и на абонементе), сообщение об отсутствии заказанных материалов на месте и, при необходимости, постановка заказа на очередь; резервирование за читателем изданий в читальных залах; контроль сроков пользования выданными материалами.
  5. Процессы, связанные с обеспечением литературой по межбиблиотечному абонементу (МБА), включающие:
    1. Обеспечение возможности для пользователей и сотрудников доступа к электронным каталогам других библиотек;
    2. Формирование заказов по МБА;
    3. Определение местонахождения заказанного издания;
    4. Регистрация заказов, их направление в соответствующую библиотеку;
    5. Получение заказанного издания, выдача его заказчику, прием от заказчика, контроль сроков пользования, отсылка владельцу.
  6. Процессы, связанные с информационно-библиографической работой, включающие:
    1. Поиск информации в базах данных, приобретаемых библиотекой;
    2. Предоставление различного рода разовых библиографических справок (уточнение названия издания, определение местонахождения конкретного издания и т.п.);
    3. Подготовка различного рода информационных материалов (указателей подписки, бюллетеней новых поступлений, тематических подборок литературы и т.п.). Чтобы библиотека как система устойчиво функционировала, в её технологии необходимо организовать формирование и обработку данных "обратной связи". Для этого в системе должны присутствовать процессы управления (6), включающие:
  7. 6.1. Формирование и статистическую обработку информации, характеризующей полноту и ритмичность поступлений заказанных материалов;
  8. 6.2. Получение информации о сроках выполнения технологических процессов 1 и 2;
  9. 6.3. Анализ использования фондов библиотеки и запросов по МБА с целью корректировки комплектования библиотеки;
  10. 6.4. Получение статистических сведений о пользователях библиотеки;
  11. 6.5. Анализ запросов, поступающих в информационно библиографическую службу библиотеки.

Наконец, библиотека, как и любое другое учреждение, должна решать проблемы, связанные с материально-техническим снабжением, бухгалтерским и кадровым учётом и т.п.

Эффективная автоматизированная система должна предусматривать однократный ввод информации с многократным и многоцелевым её использованием. Автоматизация отдельных процессов может в ряде случаев привести к существенному усложнению работы библиотечных специалистов, не давая особого эффекта для пользователей.

Из приведенного перечня видно, что формирование электронного каталога есть процесс, тесно связанный с технологической цепочкой, начинающейся с предварительного заказа литературы. С другой стороны, электронный каталог должен быть связан с процессами группы 3 и, если они не автоматизированы, то электронный каталог в значительной мере теряет свою эффективность. Необходимо учитывать, что при наличии в библиотеке библиографических баз данных, содержащих значительные массивы информации, сформированные мировыми центрами подготовки данных, и развитые процессы группы 5, пользователь получит с их помощью несравненно больше сведений, чем из электронного каталога библиотеки. Для определения же наличия известного издания в библиотеке использовать электронный каталог ничуть не более удобно, чем традиционный, если затем требование заполняется вручную.

Это говорит, о том, что начинать автоматизацию библиотеки с создания изолированного электронного каталога во многих случаях экономически нецелесообразно. Такой подход может быть оправдан при использовании библиотеками результатов централизованной электронной каталогизации изданий или при наличии компьютерной сети, обеспечивающей "разделение труда" библиотек при обработке изданий (аналога системы OCLC в США).

Из-за плачевного состояния отечественных каналов связи второй вариант в широких масштабах пока реализован быть не может; что же до первого варианта, то наличие в стране Всероссийской книжной палаты (ВКП), казалось бы, создает предпосылки для его реализации, однако на практике отдельной библиотеке воспользоваться информацией ВКП достаточно сложно. В настоящее время не отработана технология заказа и получения библиотеками из ВКП конкретного перечня описаний изданий в электронной форме в приемлемые сроки, поэтому библиотеке надо приобретать значительно больше информации, чем ей требуется, отбирать из полученных массивов нужные описания и довводить в них свою служебную информацию. Это может оказаться существенно дороже и продолжительнее формирования описаний собственными силами.

В этой связи достаточно остро встает вопрос о технологии электронной каталогизации фондов библиотеки и используемом формате представления данных. Несколько лет назад, с началом широкого распространения персональных компьютеров, в печати появились публикации о том, что все без исключения российские библиотеки должны использовать в своей технологии американский формат US-MARC (Mashine Readable Catalogue) и обсуждать в этом направлении нечего.

Практика же показывает, что ввод библиографических описаний в компьютер в "MARC-подобном" формате, когда каждый элемент данных имеет свою метку, и компьютер их предлагает десятками для каждого издания, требует от библиотечного специалиста, в среднем, в три раза больше времени, чем традиционная подготовка комплекта каталожных карточек с помощью пишущей машинки. Необходимо учитывать, что формат US-MARC ориентирован на английский язык, правила которого существенно отличаются от правил русского языка. Кроме того, формат разрабатывался в середине 60-х годов применительно к использованию компьютеров типа IMB-360 и даже более "древних", возможности которых по объему памяти и быстродействию несоизмеримо ниже современных. Это предопределило громоздкость формата, которая в современных условиях неоправданна.

Крупнейшие библиотеки, участвующие в международном обмене библиографическими данными, вынуждены использовать подобный формат, поскольку в мировом библиографическом центре - Библиотеке Конгресса США уже накоплены огромные массивы информации, но даже для целей международного обмена разработан более простой формат UNIMARC. Кроме того, повсеместное распространение стандартных номеров ISBN и ISSN существенно снижает жесткость требований к формату, поскольку они позволяют идентифицировать издание однозначно без каких-либо логических "ухищрений".

Что же касается рядовых библиотек, то даже многие зарубежные, имеющие постоянную электронную связь с мировыми библиотечными центрами, не используют в своей технологии формат US-MARC. Говорить же о необходимости повсеместного использования формата US-MARC в российских библиотеках всех уровней, с нашей точки зрения, ошибочно.

Опыт Библиотеки по естественным наукам (БЕН) РАН показывает возможность использования другого пути - в АС БЕН РАН библиографическое описание вводится по правилам ГОСТа 7.1-84 (с некоторой модификацией) в одно поле. Специальные программные средства распознают основные элементы библиографического описания, являющиеся "входами" прямого доступа при загрузке информации в электронный каталог. Это позволяет не только не увеличивать нагрузку на библиотечных специалистов, но и существенно облегчать их работу, поскольку все добавочные описания формируются автоматически. Пользователю же гораздо комфортнее видеть на экране привычную каталожную карточку, чем описание в формате MARC, разнесенное на несколько экранов.

Не вызывает сомнений, что библиотеки должны уметь обрабатывать файлы, поступающие из ВКП или других центров каталогизации в обменном формате, для импорта информации в свои системы. Поэтому важно решить вопрос о введении в масштабах страны стандарта (или рекомендаций) на такой формат, чтобы каждой библиотеке, если она получает библиографическую информацию, подготовленную в одном из центров, достаточно было иметь один конвертер. К сожалению, на обсуждение этой проблемы (с нашей точки зрения, во многом искусственной) потрачены годы; в настоящее время целый ряд библиографических центров (ВКП, РГБ, ГПНТБ и др.) потратил значительные усилия на разработку своих форматов на базе существующих англоязычных и готов объявить их в качестве национальных обменных форматов. Необходимо в ближайшее время договориться о том, какой формат считать национальным обменным.

При создании АС библиотеки, (так же как и при создании любой АСУ) необходимо пересматривать её организационную структуру, ориентированную на традиционную технологию, по возможности видоизменять систему принятой документации, ликвидировать и модернизировать отдельные формы отчётности. Без этого, приспосабливая автоматизированную технологию к существующим условиям, невозможно обеспечить построение оптимальной системы. Можно привести ряд примеров, "лежащих на поверхности".

При внедрении автоматизированной технологии, когда вся информация о поступлениях литературы хранится в компьютере, отпадает необходимость в ведении книги суммарного учёта, предусмотренной инструкцией по учёту фондов.

Стандартом на библиографическое описание (ГОСТ 7.1-84) предусмотрен обязательный вывод на каталожную карточку данных так, как они приведены на издании (например, "под ред. А. В. Петровой"); библиотеки, формирующие карточки как продукт автоматизированной технологии (отказаться от них могут себе позволить пока очень немногие), вынуждены дублировать ввод информации, чтобы обеспечить возможность поиска фамилий в базе данных в именительном падеже; очевидно, что необходимо допускать на карточке возможность написания всех фамилий в именительном падеже (напр. "редактор А.В. Петрова"), тем более что на понимании смысла библиографического описания это не отражается.

Другой пример касается обмена заказами по МБА. Трехстворчатый стандартный бланк-заказ на литературу по МБА не может быть распечатан на обычном печатающем устройстве. Если автоматизировать процессы заказов по МБА (а это необходимо, что следует из вышеприведенного перечня задач 4-й группы) и использовать стандартные формы заказов, придётся заполнять бланки вручную, что существенно снизит эффективность автоматизации. С другой стороны, унификация, заказав необходима, следовательно, нужно пересматривать стандарт, учитывая не только собственно форму бланка-заказа, но и возможность обмена заказами по каналам связи, в частности, по электронной почте.

При разработке АС БЕН РАН предпринята попытка реализовать прагматический подход, в максимальной степени обеспечивающий сокращение трудозатрат библиотечных специалистов и повышение комфортности работы пользователей с системой. В настоящее время в Библиотеке автоматизировано значительное число технологических операций; для библиотек, входящих в систему БЕН РАН, предлагаются комплексы, охватывающие все стороны библиотечной работы.

Описанию конкретных решений, используемых в АС БЕН РАН, посвящен ряд материалов, представленных в настоящем сборнике.