НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ НАУЧНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ

ЧЕН ХУАНЬ-ЖЕНЬ

ОПЫТ СОЗДАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ С БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЙ БАЗОЙ ДАННЫХ

Введение

Библиотека является естественных продуктом развития общества, определяемым социально-экономическими условиями и научно-техническим уровнем. Анализ развития от традиционных библиотек к новейшим современным библиотекам показывает, что существование и развитие библиотек зависят от: потребностей уровня развития общества, уровня развития производительных сил, развития науки и техники, изменения формы носителей знания, обновления содержания знаний, а также средств и скорости передачи знаний. Развитие современных библиотек в большой степени зависит от научно-технического прогресса. Новая техническая революция обязательно придает библиотеке новую реформу. Поэтому основными признаками современных библиотек являются: наличие информационных функций, использование современных средств автоматизации, научное управление и квалификация работников. Данная статья в основном рассказывает о практике использования современных средств автоматизации в библиотеке.

I. Фон

Научно-технический прогресс, значительное увеличение потоков документов, разнообразие видов носителей информации, развитие информационно-библиотечных потребностей усложняет работу читателей

традиционных библиотек. Чтобы соответствовать бурно развивающимся потребностям общества и развитию ситуации, библиотекам предстоит серьезное испытание. Целью хранения книг для библиотек является их использование. Центром тяжести работы современных библиотек является то, как использовать собираемые документы и материалы. Это ставит модернизацию технических средств на повестку дня. Из-за появления ЭВМ в мире, работа библиотеки сильно меняется. Американский информатик Бэкл сказал: "С появлением цифровой ЭВМ вопрос по автоматизации инфориационно-посиковых систем получает возможность революционного решения". Практика нескольких десятков лет показывает, что использование ЭВМ в работе библиотек дает возможность освободить их от недостатков, присущих традиционным методам, и создать современную систему. Данная статья посвящена вопросу автоматизации работы библиотек с использованием ЭВМ. За границей автоматизация работы библиотек начинается с начала 60-ых годов. Методы осуществления автоматизации разные для разных библиотек: некоторые автоматизируют абонемент, другие - работу с журналами, а третьи создают систему комплектования фонда или машинный каталог. Автоматизация библиотек в нашей стране начинается с 1970-го года. По конкретным условиям библиотек в разной степени используются ЭВМ. Модели автоматизации разнообразные: с автоматизации комплектования фонда, создания машинного каталога, автоматизации абонемента, управления, информационного поиска, создания баз данных и до создания интегрированных систем. Работа по созданию автоматизированной системы нашей библиотеки изложены ниже.

II. Работы по автоматизации нашей библиотеки

Работа по автоматизации нашей библиотеки начинается с 1968 года. Мы выполняем следующие работы:

I. Определение основного направления

При планировании работ по автоматизации модернизация традиционных методов и повышения качества работы с документами и информацией ставится на первое место. Нужно реализовать следующие принципы:

а. Работа должна иметь прикладной характер. При создании системы автоматизации библиотеки на основе системного анализа, составления стандартов и согласования нормы работ традиционные методы работы усовершенствуются при помощи ЭВМ. Поэтому при составлении планов подчеркивается интеграция системы, обращается внимание на объединение всех подсистем, подчеркивается необходимость подготовки документов в системе таким образом, чтобы она имела прикладной характер.

б. Использовать современный опыт, чтобы расширить возможности системы, как, например, использовать формат МАРС, использовать систему штрихового кода, световой карандаш и т.д., чтобы система была максимально приспособлена к существующей обстановке.

в. Учитывая дальнейшее развитие системы со стороны нашей библиотеки, при выборе оборудования необходимо учитывать дальнейшее обновление и расширение. Этому наиболее соответствует машина "HP". Интегрированность системы нашей библиотеки является локальной, нужно учитывать необходимость связи ее с другими районами и государственными системами, чтобы работать в сетях ЭВМ, и максимально использовать возможности этих систем. Поэтому программы и формы

данных должны использовать государственный стандарт, чтобы достигать этой цели.

2. Порядок создания автоматизированной библиотечной системы

Задачи автоматизации

Автоматизация является задачей системотехники. На основе тщательного анализа и исследования необходимо составить наиболее реализуемый вариант. Конкретный порядок работ таков:

а. Анализ возможностей

По конкретным условиям надо провести анализ возможностей, для чего сначала нужно учесть наличие необходимых условий и обстановки для создания системы автоматизации работы библиотеки на основе ЭВМ, а затем следует решить вопрос "строить или нет". Работники группы анализа обобщают успешные и неудачные иностранные опыты, учитывая практические условия библиотеки. Они рассчитывают наличие необходимых условий и обстановки для создания системы автоматизации. При этом ЭВМ является необходимым материальным средством. Выбор типа ЭВМ является одним из важных условий для дальнейшего успешного развития работ. Если выбор типа машин неправилен, это будет влиять на работу и принесет большой расход. Был такой пример. После анализа и исследований, а также после соответствующих повторных измерений и расчетов, мы решили покупать ЭВМ типа HP 3000/925 L X. Практика показывает, что эта машина соответствует поставленным задачам.

б. Определение цели, масштаба и функций системы автоматизации,

т.е. какую систему надо создать.

Необходимо изучать саму систему и оценить настоящую традиционную систему, уяснить имеющиеся возможности, чтобы поставить оптимальные условия для использования ЭВМ; затем составить вариант. Интегрированная система в целом состоит из четырех подсистем: комплектования фонда, каталогизации, абонемента и работы с сериальными изданиями. На основе анализа и доказательства возможности для создания всех подсистем, анализа необходимых условий и процессов и на основе обсуждения и утверждения ученого совета библиотеки проводится проектирование системы. Директор библиотеки по общему варианту, по функциям всех подсистем разрабатывает техническое задание (ТЗ).

в. Претворение мероприятия в жизнь, создание автоматизированной системы:

После получения ТЗ необходимо немедленно претворить ее в жизнь.

Работу следует начать с создания подсистемы каталогизации.

Создание базы данных для каталога имеет следующие преимущества:

г. Процессы создания подсистемы каталога: данная система включает базы данных для книг на иностранных языках и книг на китайском языке. Вначале создается база данных для книг на иностранных языках: - содержание базы данных: все иностранные книги, изданные после 1970 года. Такое положение в основном может удовлетворить потребности читателей; база данных создается своими силами, но не исключается использование данных извне. По возможности используется запись магнитных лент MARC II; строго выдерживается нормализация и стандартизация формы описания. Это является предпосылкой для работ в сети и совместного использования документов; для ввода данных нужно снабжать работников каталогизации иностранными книгами.

В данный момент наша библиотека уже создала базу данных каталога книг на иностранных языках (больше 60 тысяч записей) и на китайском языке (больше 50 тыс. записей). В следующий год мы будем создавать интегральную автоматизированную библиотечную систему.

3. О некоторых вопросах реализации автоматизированной библиотечной системы.

Практика создания системы автоматизации показывает, что в процессе работы необходимо решить следующие вопросы:

- соотношение между созданием автоматизированной системы и фундаментальной работой библиотеки: осуществление автоматизированной системы на самом деле всесторонне усовершенствует традиционные процессы библиотеки. Система автоматизации касается основных процессов деятельности библиотеки. Поэтому основные процессы работы библиотеки имеют существенное влияние на качество автоматизации. При создании базы данных для книг на иностранных языках и работе по наклейке штриховых кодов на свыше 70 тыс. книг на иностранных языках, мы обнаружили, что примерно 4/1000 книг не соответствует входным данным. Имеются такие ошибки: книги не отражены в карточном каталоге или отражены неправильно, расстановка каталогизированных книг неправильна, и т.д. Из этого видно, что процесс осуществления автоматизации тоже является контролем качества основных процессов библиотеки. Поэтому необходимо повысить качество этих основных процессов;

- стандартизация и работа в сетях. Создание сети автоматизированных библиотек имеет целью представить современные средства автоматизации использования читателям. Используя успех автоматизации библиотеки, образуя связь между библиотеками, сеть может способствовать совместному использование документов, является также неизбежным следствием автоматизации библиотек. Таким образом, работы по автоматизации библиотеки не могут ограничиться требованиями лишь своей библиотеки, а необходимо учитывать создание и усиление связей между библиотеками. Поэтому при проектировании интегральной системы необходимо рассматривать сеть как одну из основных целей. Стандартизация - основа для работы в сети. Связь между библиотеками возможна только на основе совместного соблюдения единых правил и норм. Если нет стандартизации, то нет автоматизации, а также нет сети, совместное использование документов является пустой бумажкой;

- о вопросах научного управления. Научное управление является одним из необходимых условий для создания автоматизированной системы. Научное управление является успешным управлением научными идеями, организацией, и методами с целью получения оптимальных эффектов. При создании большой автоматизированной системы в условиях ограниченного времени и недостатка людских сил успешное научное управление оказывается еще важнее. Задание в форме соглашения и определение нормированных показателей является лучшим способом для осуществления автоматизированной системы. Благодаря планированию, организации и взаимопомощи база данных книг на китайском и иностранных языках создается досрочно;

- обеспечение кадрами и подготовка. Система автоматизации создается людьми, кроме необходимых условий обеспечение людьми является ключевым фактором. При создании базы данных нужно вводить большое количество данных, это не просто операторская работа. Люди, осуществляющие ввод данных, должны хорошо знать правила библиографического описания. Только тогда можно иметь нормы и обеспечивать правильность записей, а также сократить время для исправления и в минимальные сроки создать базу. Это также выгодно для дальнейшего обслуживания базы данных. Через работы по созданию базы данных появятся квалифицированные кадры, они являются важным обеспечением для эксплуатации, автоматизированной системы.

Заключение

Наша библиотека выполняет определенные работы в области автоматизации. С какой подсистемы следует начать автоматизацию библиотеки? Хотя нет единой формы, как заграницей, так и в стране, на основе обобщения успешных иностранных опытов и практики наша библиотека начала с подсистемы каталогизации. Это наиболее удобно с прикладной точки зрения. Создание автоматизированной библиотечной системы отвечает целям научно-исследовательской работы и хозяйственного строительства с высокой эффективностью, высоким темпом и высоким

качеством. В зависимости от условий библиотеки решение принимается на основе анализа. Нельзя ждать, но и нельзя создать систему мгновенно, не следует осуществлять автоматизацию лишь только для автоматизации, а не для использования, иначе результаты будут только экспонатом и образцом; будут напрасно расходоваться людские силы и имущество. Таких примеров немало. Мы хотели бы постоянно обмениваться опытом с иностранным коллегами. Учиться у них передовому опыту по развитию автоматизированных библиотечных систем.