НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ НАУЧНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ

А.В. ВАСИЛЬЕВ

АВТОМАТИЗАЦИЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ НЕПЕРИОДИЧЕСКИМИ ИЗДАНИЯМИ В СИСТЕМЕ БИБЛИОТЕКИ ПО ЕСТЕСТВЕННЬМ НАУКАМ БЕН PAH (SOLAR)

При создании концепции автоматизированных рабочих мест библиотечного специалиста (АРМ БС) в БЕН РАН разработчики вынуждены были учитывать ряд особенностей, обусловленных структурой и особенностями данной библиотеки. Это наличие сети библиотек ЦБС БЕН с различными условиями комплектования, множественность источников, из которых поступает заказанная литература, а также необходимость изготовления различных учетно-бухгалтерских форм в зависимости от типа и географического местонахождения библиотеки. Данные особенности делают неэффективным использование отдельных несвязанных между собой АРМ БС с сохранением традиционной библиотечной технологии. Только в рамках комплексного решения проблемы путем автоматизации всего пути книги от заказа до поступления в фонды библиотеки можно добиться значительного сокращения трудоемкости операций и времени обработки литературы.

В 1991 году была разработана и принята концепция комплексной автоматизации пути книги в БЕН. В рамках этой концепции началось создание автоматизированной системы (AC) SOLAR на базе персональных компьютеров (ПК) типа IBM/PC/XT/AT.

AC SOLAR предназначена для создания и ведения годовой базы

данных предварительного заказа (БДПС) на непериодические издания.

регистрации и распределения по библиотекам ЦБС поступающей в БЕН литературы с распечаткой на принтере всех необходимых учетно-бухгалтерских форм, каталогизации и систематизации изданий с автоматическим присвоением им шифров и инвентарных номеров, а также изготовление оригинал-макетов для печати тиража карточек для каталога. На конечном этапе информация из БДПЗ передается в ЕС ЭВМ для создания электронного каталога. Формат БДПЗ соответствует стандарту ISO -2709 и поддерживается оригинальной СУБД S0I- 344, разработанной в БЕН. Размер годовой БДПЗ ограничен 64000 записей. Хотя SOLAR является узкоспециализированной системой, настроенной на использование в отделе отечественного комплектования БЕН, имеется возможность ее перенастройки для решения других задач. В настоящее время в опытной эксплуатации находятся следующие блоки:

  • Модуль создания и ведения годовой БДПЗ;
  • Модуль регистрации и распределения поступлений литературы;
  • Модули подготовки и печати учетно-бухгалтерских форм;
  • Модули сервисных утилит;

Конфигурация пакета программ, устанавливаемого на ПК зависит от технологической операции (операций), выполняемой в данном секторе отдела комплектования. ПК в свою очередь объединены в локальную сеть (типа D-LINK ), что обеспечивает возможность доступа в БДПЗ непосредственно с АРМ БС. Все модули оснащены системой защити от несанкционированного доступа, обеспечивающей сохранность БДПЗ от случайной потери или порчи информации неквалифицированным пользователем. Список допущенных к работе в БДПЗ операторов, их личные коды и пароли для входа в систему определяет администратор БДПЗ.

Формирование заказа на издание происходит следующим образом. Оператор вводит уникальный идентификатор издания (ISBN или 12-ти символьный ключ) и, если запись с данным ключом не вводилась ранее, о чем программа немедленно информирует, приступает к вводу полей предварительного заказа (ППЗ). Причем ввод идентификатора предусмотрен в двух режимах:

Режим "ISBN" - в этом случае правильность вводимого книжного номера автоматически проверяется по контрольному знаку. Предусмотрен также запрет на ввод ISBN других государств, что также снижает возможность вероятных ошибок;

Режим "КЛЮЧ" - применяется в тех случаях, когда у издания отсутствует ISBN или таковой является заведомо ошибочным. В этом случае в качестве идентификатора используются 12 символов, устанавливаемые по правилам, принятым в БЕН администратором БДПЗ.

ППЗ включает в себя следующие поля:

Закончив ввод и редактирование данных полей я, подтвердив их корректность, комплектатор приступает к распределению заказа на литературу по библиотекам-абонентам ЦБС БЕН. Данная операция представляет собой цикл ввода пар СИГЛА БИБЛИОТЕКИ - КОЛИЧЕСТВО ЗАКАЗЫВАЕМЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ с автоматическим подсчетом общего количества заказываемых экземпляров. Вводимая сигла автоматически проверяется на наличие ее в списке абонентов, а случае ошибки выдается сообщение об ошибке. Предусмотрен ввод в режимах "Обязательный экземпляр" и "Заказ". Имеется возможность редактирования вводимой информации, включая удаление ошибочно введенного заказа, а также возврат в окно ППЗ для внесения необходимых изменений. Закончив ввод и сохранив запись в БДПЗ оператор продолжает работу с новым изданием. Кроме введенных полей в БДПЗ автоматически записывается дата и код оператора, вводившего заказ, а также общее количество заказанных экземпляров. Предусмотрена возможность просмотра или логического удаления ранее введенных в БДПЗ записей.

Регистрация поступающей в библиотеку заказанной литературы производится с помощью модуля регистрации и распределения. Указав номер счета, по которому поступила партия литературы, оператор вводит идентификатор издания и, если издание было действительно заказано, приступает к регистрации. При поступлении необъявленной (незаказанной) в темпланах издательств литературы имеется возможность сделать заказ, не выходя из программы регистрации. Указав балансовый код данного издания (бухгалтерский признак), место хранения на стеллажах сектора централизованного комплектования и количество поступивших по счету экземпляров, оператор приступает к распределению заказа по библиотекам-абонентам. Если количество поступившей литературы соответствует заказу, достаточно просто подтвердить корректность записи и сохранить ее в БДПЗ. В случае же частичного выполнения заказа необходимо выбрать библиотеки, в которые литература будет поступать в первую очередь, и распределить для них необходимое количество экземпляров данного

издания. При регистрации следующего поступления того же издания будет указано количество нераспределенных экземпляров. При регистрации происходит автоматическое создание приходного акта и запись необходимой информации в файл распределения для последующего создания расходных актов. В БДПЗ записывается информация о проведенном распределении, код оператора и дата регистрации.

Печать приходных и расходных актов осуществляется с помощью модулей печати, вызов которых может осуществляться как непосредственно из модуля регистрации, так и из командной строки DOS. Печать происходит автоматически и не требует от оператора каких-либо дополнительных действий. При этом происходит автоматический подсчет количества экземпляров (с разбивкой по признаку бухгалтерского баланса), их стоимости (в том числе и сумма прописью) и формы акта, принятой для данной библиотеки ЦБС. В специально выделенных поддиректориях в виде текстовых ASII-файлов хранятся архивные копии последних 15 приходных и 100 расходных актов.

К сервисным утилитам относятся модуль слияния двух БДПЗ, модуль копирования недовыполненных заказов в БДПЗ следующего года и ряд программ, обеспечивающих сохранность БДПЗ.

Все модули имеют однотипный пользовательский интерфейс и снабжены рядом сервисных возможностей:

Конфигурация системы задается в файле окружения и зависит от выполняемой технологической операции.

В настоящее время в БЕН ведется работа по отладке последующих модулей системы и ряда сервисных программ по обслуживанию

БДПЗ.