НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ НАУЧНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ

М.Е. ШВАРЦМАН

ОПЫТ АВТОМАТИЗАЦИИ МЕЖДУНАРОДНОГО АБОНЕМЕНТА В РОССИЙСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ БИБЛИОТЕКЕ

В связи с постоянным ростом числа заказов по международному абонементу (ММБА) качественное и оперативное управление таким сложным процессом как международный абонемент, особенно в крупном центре, становится все более трудоемким, если не применяется вычислительная техника. В настоящее время в Российской государственной библиотеке (РГВ) разработана и эксплуатируется в промышленном режиме автоматизированная система международного абонемента (АС ММБА) на базе СУБД "CLIPPER".

АС ММБА является автоматизированным рабочим местом библиотекаря, при помощи которого ведутся следующие базы данных: заказов, зарубежных абонентов, советских абонентов, приходных счетов, расходных счетов, НСИ.

При создании АС ММБА сохранилась традиционная технология, поскольку в обработке заказов по МБА участвуют многие, не автоматизированные отделы, и традиционная технология достаточно хорошо отработана.

Исходя из объективных условий (в РГБ нет электронного каталога и нет сети), была выбрана самая простая модель автоматизации - локальный банк данных (БД).

В соответствии с технологией, заказ проходит следующие этапы регистрация, доработка, отправка заказа, отправка напоминания, ввод информации о перенаправлении, регистрация полученного заказа, копирование, отправка заказчику, регистрация возврата от заказчика, регистрация возврата фондодержателю.

Передавая заказ с этапа на этап, библиотекарь выбирает на экране из предложенного меню нужный этап и вводит в ЭВМ номер заказа. При этом на экране возникает соответствующая этапу маска, в которую вводится необходимая информация.

Так, например, при отправке издания фондодержателю вводится номер описи и номер бандероли. Принимая заказ, библиотекарь вводит элементы библиографического описания (БО) для проверки на дублетность.

Для каждого этапа существуют максимальные сроки нахождения на нем заказа. При превышении сроков выдается сообщение. Например, если заказ был задержан на копировании, то печатается сводная ведомость для всех задержанных заказов. Для заказов, задержанных читателем, печатаются письма-напоминания.

Кроме этого, довольно стандартного набора функций, который присутствует практически во всех разработанных АС МБА, у нашей системы есть некоторые особенности.

Поскольку в первую очередь система рассчитана на ММБА, где услуги оплачиваются валютой, был разработан механизм финансовых расчетов. В БД зарубежных библиотек (БД ЗБ) присутствуют поля расхода и прихода по всем видам валюты. При отправлении заказа с предварительной оплатой в БД ЗБ автоматически в графу расхода заносится сумма предварительной оплаты. При обработке расходного счета, т.е. счета, который нам выставляет фондодержатель, в БД ЗБ также вводится оплачиваемая сумма. Аналогично происходит и с приходными счетами, только информация записывается в графу "приход".

Сведения накапливаются по всем заказам, и в любой момент времени, обратившись за справкой, мы видим, в какую библиотеку можно посылать заказ, а какой мы слишком много должны, и наши заказы выполнятся, не будут.

На основе введенной информации ведется контроль за своевременной оплатой счетов, выявляется поступление повторных счетов от зарубежных партнеров на ранее оплаченные услуги.

Другой особенностью АС ММБА является возможность проверки на дублетность. В РГБ стекаются заказы со всей страны, и очень часто оказывается, что разные организации, где работают ученые одной специальности, заказывают одну и ту же книгу или статью из журнала за рубежом.

Чтобы не посылать одинаковый заказ два раза (это дополнительный расход валюты), на этапе регистрации вводятся элементы БО требуемого издания и в массиве заказов за два последних года проводится поиск. При нахождении похожего заказа библиотекарю выдается сообщение о том, кто, когда и кому посылал этот заказ, копировалось ли требуемое издание и у кого хранится копия.

Кроме этого, автоматизация ММБА предоставила возможность решения следующих новых задач:

I. Вычисление статистических данных в любой момент времени, за любой отрезок времени и в разных разрезах.

2. Диспетчерский контроль с точностью до дня по всем этапам.

3. Поиск фондодержателя в момент направления заказа по различным характеристикам возможного фондодержателя (страна издания, профиль комплектования, возможность копирования и т.п.).

4. Поиск конкретного заказа находящегося на любом этапе по различным реквизитам.

Эффективность автоматизации повышает однократный ввод и многократное использование следующей информации:

1. Однажды введенный адрес распечатывается на бланках заказа и на конвертах каждый раз, когда посылается заказ в данную библиотеку.

2. БО используется для печати на бланке и проверке на дублетность.

3. Один раз вводится текст стандартных писем, которые распечатываются в зависимости от этапа прохождения заказа (извещение о перенаправлении, талон обратной связи и т. п.).

Как показал опыт внедрения системы, люди занимающиеся разработкой AC, - это совсем не те люди, которые будут ее эксплуатировать. Разрабатывают АС программисты, системотехники, библиотекари-администраторы или методисты. С одной стороны, это правильно, у них более широкий кругозор, чем у конкретных исполнителей, но с другой стороны, их волнуют разные вопросы. Администраторов больше волнуют отчеты и виды статистических форм, то есть то, с чем они постоянно работают. Непосредственных исполнителей волнует удобство работы с системой, дружественность диалога. Поэтому при создании АС крайне необходимо участие тех, кто впоследствии будет сидеть за экраном компьютера.

Хотя непосредственных исполнителей бывает трудно убедить в необходимости этого (у них, как правило, слишком много текущей работы и они не очень верят в те большие перемены в работе, которые несет автоматизация), не нужно жалеть сил на привлечение их к разработке АС.