НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ НАУЧНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ

О.Д. КАЛЛИСТРАТОВА

СИСТЕМЫ ВЕДЕНИЯ БАЗ ДАННЫХ ПО ПЕРИОДИЧЕСКИМ ИЗДАНИЯМ В ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЕ БИБЛИОТЕКИ ПО ЕСТЕСТВЕННЫМ НАУКАМ РАН

С появлением компьютеров во многих библиотеках страны одной из актуальных задач усовершенствования информационно-библиотечной технологии стала задача создания и ведения электронных каталогов

на фонды библиотек. Однако создание полного электронного каталога на фонд любой библиотеки требует ввода огромного количества информации и может быть осуществлено лишь поэтапно.

Одним из первых этапов, на наш взгляд, является формирование и ведение электронного каталога периодических изданий. Необходимость в таком каталоге очевидна, так как периодические издания широко используются в любой библиотеке, а создание каталога журналов требует гораздо меньших затрат по сравнению с созданием каталога книг.

В БЕН РАН разработана автоматизированная система ведения каталога периодических изданий на персональных компьютерах для централизованной библиотечной сети, состоящей из более 200 библиотек научно-исследовательских институтов РАН.

Многие крупные библиотеки имеют ряд филиалов, фонды которых комплектуются централизованно по предварительным заказам. Такой централизованной библиотечной системой является Библиотека по естественным наукам РАН, одним из основных направлений работы

которой является комплектование периодической литературой фондов самой центральной библиотеки и библиотек ее сети. Большую часть этого потока литературы составляют зарубежные периодические издания.

Ежегодно в БЕН РАН из различных источников по предварительному заказу поступает зарубежные журналы более пяти тысяч наименований с разной периодичностью и экземплярностью. Они распределяются в основной фонд в библиотеки сети. Традиционная технология такого процесса требовала огромного объема работы и ведения обширных регистрационных картотек.

С начала 1990 года эта работа ведется в отделе комплектования иностранной литературой БЕН РАН в автоматизированном режиме с помощью системы, разработанной для персональных компьютеров (ПК) типа IBM PC.

Информационной основой для системы является база данных описаний и предварительных заказов периодических изданий, которая может формироваться либо непосредственно на ПК, либо на ЕС ЭВМ с последующей передачей на ПК с помощью специальных устройств, утилит и программ конвертирования информации.

Особенностью данной системы является специфическая структура базы данных, обеспечивающая быстрый доступ и экономное размещение информации о распределении экземпляров поступивших выпусков по библиотекам сети с учетом дат регистрации и кодов источников поступления при наличии разной периодичности и экэемплярности для различных изданий.

Система состоит из базы данных и комплекса программ для ПК, позволяющих автоматизировать технологию ведения каталогов периодических изданий с распределением экземпляров новых выпусков по сети библиотек, и обеспечивает:

  • регистрацию поступивших выпусков журналов с распределением их в сеть библиотек;
  • накопление информации о поступлениях журналов с указанием даты регистрации (с точностью до недели), источника поступления и библиотек-получателей;
  • формально-логический контроль вводимой информации;
  • корректировку базы данных периодических изданий с обеспечением средств защиты от ошибок;
  • просмотр информации о поступлениях журналов по различным условиям, задаваемым пользователем и выдача статистической информации;
  • рекламирование недополученных экземпляров и номеров журналов, заказанных за валюту;
  • формирование и печать всех необходимых документов.

Система рассчитана на работу с сотрудниками библиотек и взаимодействует с ними в режиме меню и подсказок, требуя минимального ввода информации. Основным ключом, использующимся при работе с базой данных периодических изданий, является шифр хранения издания, присваиваемый каждому новому изданию при вводе его описания в базу данных.

При распределении выпуска запрашивается ISSN либо шифр полученного издания, год, том, номер журнала, количество поступивших экземпляров и код источника поступления журналов (покупка за валюту, международный книгообмен и т.д.).

На экран выдается информация об издании (название, страна,

периодичность и т.д.), а также список библиотек-заказчиц, по которому ведется распределение поступивших экземпляров.

Для части изданий, требующих дополнительной обработки (предварительный просмотр, микрофиширование, каталогизация), выдаются предложения-напоминания об отправке на дополнительную обработку экземпляра данного выпуска по выбору пользователя с автоматической регистрацией и формированием сопроводительных документов, которые печатаются позже по вопросам пользователя.

При просмотре базы данных периодических изданий выдаются их атрибуты (название, страна, ISSN и т.д.), тома и номера поступивших выпусков и таблица их распределения по библиотекам с указанием номера недели поступления, кода источника поступления, а также экземпляров, находящихся на микрофишировании, просмотре или каталогизации. Кроме этого, на экран выдается количество заказанных и поступивших экземпляров по каждому виду поступления.

Для журналов, заказанных за валюту, система дает дополнительную информацию о предыдущих рекламациях, выявляет недополученные экземпляры и количество непришедших выпусков и при их обнаружении формирует и печатает рекламации для издательств.

Во время регистрации печатаются бланки-заказы на копирование материалов из данного выпуска для выставки новых поступлений (ВНП) БЕН РАН, а также накапливаются списки новых поступлений журналов по библиотекам. Эти списки распечатываются в алфавитном порядке для каждой библиотеки еженедельно в дни отправки в нее литературы и передаются в библиотеки сети вместе с литературой.

Ежедневно в системе регистрируется в среднем по 500 единиц выпусков периодических изданий, и печатаются списки, новых поступлений за неделю в библиотеки сети в среднем для 40 библиотек.

Анализ результатов, полученных в процессе эксплуатации системы, позволяет сделать выводы о существенном облегчении и ускорении технологии регистрации и распределения периодических изданий по сети библиотек и полностью отказаться от ведения традиционных картотек, заменив их электронными каталогами периодических изданий.

Накопленная база данных по периодическим изданиям ежемесячно передается в сводный каталог, где используется для оперативного получения информации о наличии журналов в сети БЕН РАН в автоматизированном режиме с поиском и выбором по отдельным параметрам описания издания (стране, ISSN, фрагментам названия и т.д.).

Внедрение данной системы дает возможность использования электронных каталогов периодических изданий в других автоматизированных системах, например, для формирования сведений о наличии периодических изданий в сети БЕН РАН, для АСНТИ ЗПИ.

Кроме того, внедрение системы позволяет библиотекам сети, имеющим свои персональные компьютеры, получать фрагменты базы данных описаний журналов для данной библиотеки и списки их новых поступлений на дискетах для создания и ведения собственных баз, данных периодических изданий в библиотеках НИУ РАН.