НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ НАУЧНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ

Н.Е.ВОРОБЬЕВА

ОПЫТ СОЗДАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ В НЕБОЛЬШОЙ БИБЛИОТЕКЕ

Существенные изменения в жизнедеятельности современного общества прочно связаны с широкомасштабным применением новых информационных технологий. Возрастает роль средств информатики и коммуникаций. При всем разнообразии сфер использования современной информационно-вычислительной техники главным является ее производственное применение.

В последнее время в связи с созданием новых предприятий, переходом их на новые условия хозяйствования роль информационного обеспечения существенно возросла и усложнилась. Ее лавинообразный рост сделал крайне неэффективными традиционные поиски необходимых научных материалов по интересующей тематике. Жизнь заставляет по-новому подойти к вопросу информационного обеспечения научных исследований и разработок.

Научно-инженерный центр "Сунгуль" является организацией, осуществляющей сборку ПЭВМ, разработку и внедрение у заказчика автоматизированных систем различного применения: АСУТП, АСНИ, АРМы на базе ПЭВМ. Комплектование справочно-информационного фонда начато через год после создания основных структурных подразделений предприятия. Была сделана попытка формализовать технологию библиотечных процессов, определить возможную степень автоматизации этих процессов и создать автоматизированную информационно-библиотечную систему (АИБС).

Применение ЭВМ на всех участках информационно-библиотечной деятельности с успехом решаются в крупных библиотеках страны - ГПНТБ, БЕН РАН, ГПНТБ СО РАН, в ряде вузовских библиотек - МИФИ, МИСИС и т.д. Но, как правило, автоматизируются отдельные библиотечно-информационные процессы: заказ периодических изданий, заказ зарубежных изданий, диспетчеризация МБА (I, 7, 14). Использование такого подхода для интерактивных систем нерационально. Интерактивные системы должны быть построены на основе выбора "автоматизированных рабочих мест" специалистов. В этом случае система предоставляет пользователю набор конкретных, привычных процедур.

Опыт работы по созданию АИБС в библиотеке МХТИ (10) показывает, что возможно комплексное решение автоматизации библиотеки.

Замечено, что "успех внедрения автоматизированной системы во многом определяется функциональной структурой" (6). АИБС объединяет несколько функционально различных автоматизированных рабочих мест (АРМ): АРМ комплектатора, АРМ каталогизатора, АРМ подписки на периодические издания, АРМ библиотекаря отдела обслуживания. АРМ библиографа, АРМ администратора на основе унификации библиотечных и библиографических входных и выходных данных. По справедливому замечанию Тараканова К.В. (II), "использование АРМ позволит перейти к безбумажной технологии обработки информации, улучшит качество выполнения всех библиотечных процессов, поможет преодолеть имеющийся у библиотекарей "психологический барьер" перед автоматизацией", облегчит или полностью заменит рутинные ручные операции и целые процессы. АИБС призвана решить такие каждодневные, основные библиотечные и информационные задачи, как: заказ литературы, обработка поступлений, обработка финансовых документов, формирование и ведение отчетов, списков новых поступлений, тематических указателей и т.д., тематический и предметный информационный поиск по разовым и постоянно действующим запросам (в режиме ИРИ и РП), процессы МБА. Основными функциями АИБС является:

- комплектование справочно-информационного фонда по всем направлениям деятельности предприятия,

- обеспечение обработки литературы, поступающей в фонд;

- ввод информации в систему и организации ее хранения;

- формирование и ведение информационных баз данных (БД) на машиночитаемых носителях;

- справочно-информационное обслуживание в режимах избирательного распространения информации (ИРИ), ретроспективного поиска (РП);

- обслуживание потребителей информации оригиналами и копиями первичных документов.

Для выполнения поставленных задач использована персональная ЭВМ с процессором INTEL -80286, оперативной памятью 640 Кбайт, I накопителем на гибком магнитном диске, накопителем на жестком магнитном диске емкостью 10 Мбайт, в перспективе для хранения информация будет использован накопитель на магнитной ленте (стример). Эта ЭВМ работает под управлением операционных систем MS-DOS и совместима с ЭВМ IBM PC, а также с советскими ЭВМ типа СМ. Математическое обеспечение системы разработано на языке Clipper. Персональная ЭВМ не требует от пользователя (библиотекаря)

специальных знаний в области программирования. Весь комплекс процедур по подготовке заказа и обработке поступлений построен в виде "меню" - перечня задач, привычных и понятных для пользователей системы. При этом широко используются подсказки, средства выбора тех или иных режимов продолжения решения. "Как показали эксперименты, на персональном компьютере за счет более гибких процедур можно повысить производительность и качество ввода на 15-20% по сравнению с обычным устройством подготовки данных" (3). Непосредственная работа заказчика (пользователя) и программистов позволила создать так называемый "пилотный проект" (3), демонстрирующий основные идеи и функции системы. С участием заказчика уточнялись форматы ввода, хранения данных, способы их обработки, технологические процедуры отдельных задач.

При создании информационной базы системы использован принцип интегральности - однократного ввода информации и многократного и многоаспектного ее использования. Обычно издания при обработке делятся по видам: книги, периодические издания, каталоги, отчеты и др., различной обработки требуют отечественные и зарубежные издания, поэтому АИБС была функционально разделена пока на две части: работа с периодическими изданиями и работа с книгами, справочниками, копиями и др. непериодическими изданиями. Автоматизация пути книги начинается не с поступления литературы в фонд, как делается, например, в библиотеке МИФИ, а с процесса комплектования (при традиционной библиотечной технологии это называется картотекой предварительного заказа).

Функции АРМ комплектатора заключаются в осуществлении полного, оперативного и целенаправленного комплектования фонда предприятия отечественной и зарубежной научно-технической литературой и документацией для обеспечения всех направлений деятельности в соответствии с тематическим планом комплектования научно-технической библиотеки.

Основные задачи, подлежащие автоматизации:

- подготовка заказов на приобретаемую литературу;

- поиск в БД заказанной литературы;

- подготовка списков не поступающей литературы;

- подготовка списков на литературу по докомплектованию фонда;

- подготовка списков утерянной, списанной или переданной литературы в другие организации;

проверка на дублетность заказываемых изданий.

Для ввода данных система представляет специально размеченные экраны. Размещение полей в них аналогично традиционной карточке служебной картотеки заказа. В подсвеченные поля заносятся только вводимые значения, метки полей не набираются. По завершению набора поля нажатием клавиши "enter " ("возврат") курсор автоматически перемещается в начальную позицию следующего поля. Реквизитами заказа являются отдельные элементы библиографического описания литературы, например автор, заглавие, номер ISBN, ISSN, цена, а также номер книги по тематическому плану, дата выхода в свет. База данных "заказ" формируется не только по тематическим планам издательств, но и на основании писем-заказов на копии книг, на микрофиши и другие издания. Реквизитами являются все те же элементы библиографического описания, а также название и адрес издающей организации, что позволяет сформировать адресную базу данных, которая будет использована в AРМе администратора.

Автоматизированная подготовка заказа освобождает библиотекаря от трудоемких ручных работ по сверке заказываемых изданий,

рутинных операций по пересчету экземпляров, стоимости, подготовке многочисленных справок и отчетов.

АРМ каталогизатора предназначен для учета, регистрации поступившей литературы, составления библиографического описания в соответствии с ГОСТом 7.1-84, его семантического редактирования, создание машиночитаемого каталога.

Основные задачи, подлежащие автоматизации:

- учет и регистрация поступивших изданий;

- составление каталогизационных описаний всех видов научно-технической литературы (НТЛ);

- поиск информации в БД;

- ведение, редактирование и корректировка машиночитаемого каталога;

проверка на дублетность поступившей литературы;

подготовка финансовых документов для бухгалтерии.

При поступлении заказанной литературы сотрудник осуществляет поиск в БД предварительного заказа и корректирует эту базу в соответствии с фактическими данными о поступившем издании. Поиск производится практически по всем полям: фамилии автора, заглавию, номеру ISSN и ISBN, названию издательства. Сформированная после приема литературы база данных поступившей литературы содержит те же реквизиты, что и БД "заказ", но с уточнением некоторых позиций, например измененной ценой, экземплярностью, объемом. Здесь же введено дополнительное поле для проставления предполагаемого года списания. Одновременно машина проставляет инвентарные номера и авторский знак, дату поступления и номер приемного акта и делает пометку, что издание получено библиотекой. АРМ каталогизатора предполагает также регистрацию и учет книг, не введенных в БД "заказ", например книги, переданные в дар, купленные

на книжной ярмарке.

На этом этапе создаются отчетные документы для бухгалтерии (бланк приемного акта, лист инвентарной книги, лист брошюрного фонда). Эта информация служит для получения книги суммарного учета.

Таким образом, на основе БД поступившей литературы в автоматизированном режиме создаются рабочие базы данных, идентичные учетным документам, использующимся при традиционной библиотечной технологии. Эти данные используются в дальнейшем для получения финансовой и статистической информации. При списании литературы происходит корректировка этой БД. Это может быть как стирание всей записи при полном списании издания из фонда, так и стирание значений отдельных инвентарных номеров при частичном списании. Составляется акт, который передается в бухгалтерию.

Обработка литературы включает в себя каталогизацию документа - составление библиографического описания: проставление индекса УДК, рубрики ГАСНТИ, проверку на дублетность и техническую обработку - выдачу книжного формуляра.

Входной информацией для создания машиночитаемого каталога служит БД поступившей литературы. На этом этапе добавляется индекс УДК, рубрика ГАСНТИ, окончательно корректируется библиографическое описание. Так формируется БД новых поступлений. На основе БД новых поступлений проводилась распечатка карточек для алфавитного, систематического каталогов. Но в процессе отладки системы решено было отказаться от дублирования машиночитаемого каталога и карточного, ведение которого требует бумаги и дополнительной площади.

Поиск осуществляется не только по фамилии автора, заглавию и другим полям из вышеназванных баз данных, но и по комбинации символов, находящихся в произвольном месте выбранного для поиска поля. Это позволяет найти все издания, в заглавии которых встречается комбинация "MS-DOS", "хозрасчет" и т.п.

АРМ подписки на периодические издания призвано автоматизировать такие технологические процессы, как: заказ и оформление подписки, учет и регистрацию поступивших изданий, анализ использования периодики. Издания "Союзпечати", органов научно-технической информации, кооперативов, издания, приобретаемые за валюту, требуют различной обработки.

Входной информацией служат запросы специалистов и тематический план комплектования библиотеки. Формируются базы данных заказываемой периодики "Союзпечати", всесоюзных органов НТИ, валютных поступлений и прочих организаций (кооперативов). Выходом являются списки заказов, доставочные карточки по форме СП-1 для "Союзпечати", карточки установленного образца для валютных поступлений и письма-заказы (бланки-заказы) для прочих организаций.

Учтенные издания хранятся в памяти машины. Эта информация служит исходной для АРМ администратора, APM библиографа.

АРМ библиотекаря отдела обслуживания позволит ответить на объемом. Здесь же введено дополнительное поле для проставления предполагаемого года списания. Одновременно машина проставляет инвентарные номера и авторский знак, дату поступления и номер приемного акта и делает пометку, что издание получено библиотекой. АРМ каталогизатора предполагает также регистрацию и учет книг, не введенных в БД "заказ", например книги, переданные в дар, купленные

на книжной ярмарке.

На этом этапе создаются отчетные документы для бухгалтерии (бланк приемного акта, лист инвентарной книги, лист брошюрного фонда). Эта информация служит для получения книги суммарного учета.

Таким образом, на основе БД поступившей литературы в автоматизированном режиме создаются рабочие базы данных, идентичные учетным документам, использующимся при традиционной библиотечной технологии. Эти данные используются в дальнейшем для получения финансовой и статистической информации. При списании литературы происходит корректировка этой БД. Это может быть как стирание всей записи при полном списании издания из фонда, так и стирание значений отдельных инвентарных номеров при частичном списании. Составляется акт, который передается в бухгалтерию.

Обработка литературы включает в себя каталогизацию документа - составление библиографического описания: проставление индекса УДК, рубрики ГАСНТИ, проверку на дублетность и техническую обработку - выдачу книжного формуляра.

Входной информацией для создания машиночитаемого каталога служит БД поступившей литературы. На этом этапе добавляется индекс УДК, рубрика ГАСНТИ, окончательно корректируется библиографическое описание. Так формируется БД новых поступлений. На основе БД новых поступлений проводилась распечатка карточек для алфавитного, систематического каталогов. Но в процессе отладки системы решено было отказаться от дублирования машиночитаемого каталога и карточного, ведение которого требует бумаги и дополнительной площади.

Поиск осуществляется не только по фамилии автора, заглавию и другим полям из вышеназванных баз данных, но и по комбинации символов, находящихся в произвольном месте выбранного для поиска поля. Это позволяет найти все издания, в заглавии которых встречается комбинация "MS-DOS", "хозрасчет" и т.п.

АРМ подписки на периодические издания призвано автоматизировать такие технологические процессы, как: заказ и оформление подписки, учет и регистрацию поступивших изданий, анализ использования периодики. Издания "Союзпечати", органов научно-технической информации, кооперативов, издания, приобретаемые за валюту, требуют различной обработки.

Входной информацией служат запросы специалистов и тематический план комплектования библиотеки. Формируются базы данных заказываемой периодики "Союзпечати", всесоюзных органов НТИ, валютных поступлений и прочих организаций (кооперативов). Выходом являются списки заказов, доставочные карточки по форме СП-1 для "Союзпечати", карточки установленного образца для валютных поступлений и письма-заказы (бланки-заказы) для прочих организаций.

Учтенные издания хранятся в памяти машины. Эта информация служит исходной для АРМ администратора, APM библиографа.

АРМ библиотекаря отдела обслуживания позволит ответить на

отчетов.

К числу функций, подлежащих автоматизации, относятся:

- сводные и статистические объемно-временные характеристики работы библиотеки и ее отделов;

- ведение справочно-нормативных данных;

- процессы межбиблиотечного абонемента;

- ведение деловой переписки.

Автоматизация работы межбиблиотечного абонемента в небольшой библиотеке может быть реализована как сопутствующая задача, повышающая эффективность использования вычислительной техники. Заказы изданий по МБА могут служить исходной информацией для формирования базы данных "заказ", полученные копии книг - исходной информацией для БД новых поступлений.

Разработка АИБС рассчитана на поэтапное внедрение. В настоящее время разработано программное обеспечение для заказа, учета и регистрации поступлений, в том числе заказа на периодические издания "Союзпечати" и журналов, приобретаемых за валюту. Проводится отладка технологических процессов в автоматизированном режиме.

Автоматизация - не цель, а средство для достижения цели. К сожалению, ПЭВМ в данном случае выполняет роль скорее суперкалькулятора, чем "идеального инструмента" (3) для создания новых технологий. Не изменив взгляда на технологию хранения и обмена информацией, нельзя решить насущных задач оперативности и полноты ее получения. Как мы видим, благодаря ПЭВМ быстрее выдается то же "море бумаг". Новая безбумажная технология исключит промежуточный этап копирования информации из машины на бумагу для передачи ее пользователям. Избавиться от него позволит создание локальной сети, которая объединит библиотеку, пользователей, бухгалтерию, администрацию.

Создаваемая АИБС должна быть основой для формирования локальной сети в условиях предприятия, обеспечивать взаимодействие с общегосударственными автоматизированными органами научно-технической информации, такими как: ГПНТБ, ВИНИТИ, ВНИИПАС, МЦНТИ.

Следующим этапом обмена и хранения информации будет междугородний и международный обмен по телеканалам связи. Справедливое замечание академика В.М.Глушкова об АСУ вполне применимо и к оценке эффективности внедрения АИБС и локальной сети: "Не эффектных АСУ не существует. Бывают только АСУ и НЕ-АСУ. Если построенная где-то система не дает эффекта - значит там НЕ-АСУ".

Литература

I. АРМ подписки на периодические издания "Союзпечати" на ПЭВМ, совместимых с IBM-PC/ Осмачкина и др. // Роль библиотек в развитии общества: Междунар. науч. конф.: Тез. докл. и сообщ.-Киев, 1989. - Вып. I. - С. I27-I28.

2. Воройский Ф.С. Интеграция технологических процессов и повышение эффективности автоматизированных систем научно-технической информации // НТИ, сер. I. Организация и методика информ. работы. - 1988. - № 12. - С. 6-10.

3. Городничий В.Л., Зима Л.И. Применение персональных ЭВМ в библиотеке // НТИ, сер. I. Организация и методика информ. работы. - 1987. - № 12. - С. 11-I4.

4. Горошко Ю.Б., Чугунов А.В. Комплекс задач по автоматизации библиотечно-библиографических процессов в Ленинградском отделении ЦНСХБ ВАСХНИЛ на базе оргавтомата "Оргтекст-2Д" // Комплексная механизация и автоматизация библиютечно-библио-графических процессов. - Л., 1982. - С. 81-97.

5. Использование микроЭВМ для автоматизации библиотечно-информационных процессов: (Метод. рек.). Вып. I / ГПНТБ СССР. -М., 1988. - 43 с.

6. Использование мини-и микроЭВМ для автоматизации библиотечно-информационных процессов: (Метод. рек.). - Вып. 2 / ГПНТБ СССР. - М., 1989. - С. 10.

7. Каленов Н.Е., Красикова О.Л. Автоматизация процессов комплектования зарубежными изданиями в БЕН АН СССР // НТИ, сер. I. Организация и методика информ. работы. - 1989. - № 8. - С. 30-31.

8. Повышение эффективности деятельности библиотек и автоматизации библиотечных процессов: (Сб. сокращенных переводов) / ЦНО "Старт". - М., 1989. - 129 с.

9. Раев А.Г. и др. Автоматизация процесса библиографического описания литературы // Науч. и техн. б-ки СССР. - 1989. -№ 2. - С. 24-28.

10. Сулименко С.И., Хмарчук Н.й., Котова Л.М., Николаева В.Ю. Автоматизированная информационно-библиотечная система // Науч. и техн. б-ки СССР. - 1989. - № 7. - С. 4-8.

11. Тараканов К.В., Цуркан В.В. Автоматизированные рабочие места на

микроЭВМ в библиотеках // Науч. и техн. б-ки СССР. -1987. - № 5. - С. 21-23.

12. Тараканов К.В., Забашта И.Н. Анализ технологии основных библиотечных процессов в НТБ как объектов автоматизации (на базе

малых ЭВМ) // Науч. и техн. б-ки СССР. - 1986. - № 2. С. 3-10.

13. Тараканов К.В. Компьютеризация как условие интенсификации

библиотечной деятельности // Науч. и техн. б-ки СССР. -1990. - № 6.

С. 20-24.

14. Шрайберг Я.Л., Ксенофонтова Г.П., Москалева Г.И. Автоматизация

предварительного заказа зарубежных изданий: проблемы и пути

решения // Науч. и техн. б-ки СССР. - 1987. - № 9. - С. 16-23.

15. Якунина М. А. Проблемы автоматизации библиотечных процессов //

Науч. и техн. б-ки СССР. - 1990. - № 5. - С. 18-21.