СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОЙ ТЕХНОЛОГИИ НА ОСНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Л.В.УЖИНСКАЯ

АВТОМАТИЗАЦИЯ ВАЛЮТНОГО ЗАКАЗА ИНОСТРАННЫХ КНИГ В РАМКАХ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ ПО ОБЩЕСТВЕННЫМ НАУКАМ (АИБСОН)

Процесс валютного заказа трудоемкий, содержит много рутинных и дублирующих операций. Несовершенство существующей системы валютного заказа приводит:

  • к необходимости ведения картотек заказчиков со сведениями о заказанных книгах; картотек поступлений потока сериальных изданий и отдельно потока национальных библиографий и информационных каталогов (НБ, ИК), справочных картотек;
  • к трудоемкой печати выходных документов (карточек заказа, фишек, листов заказа, рекламаций на не поступившие книги и др.);
  • к низкому качеству контроля за сроками формирования заказа и другим проблемам.

При решении задачи автоматизации необходимо предусмотреть исключение из процесса рутинных и дублирующих операций: однократность формирования записи о заказе и многократность ее использования (при формировании выходной документации для заказа, регистрации полученных книг и др.); минимизацию ввода информации и возможность автоматизированного формирования данных ; доступность для пользователей данных о заказе: автоматизированный контроль за сроками формирования заказа; сбор статистической информации; автоматизированное формирование выходной документации и др.

В рамках разработанной автоматизированной технологии процесс валютного заказа разбивается на конечное число операций, из которых формируется маршрут валютного заказа. Для каждой операции дается плановый срок выполнения (в днях).

Началом отсчета является дата регистрации первичных носителей сведений о книгах - национальных библиографий, информационных каталогов, проспектов, реклам (НБ, ИК, П, Р). При автоматизированной регистрации НБ, ИК, П, Р автоматически формируется так называемый "паспорт документа", содержащий плановый график их обработки (в том числе плановый график формирования валютного заказа.), который автоматически рассчитывается по дате регистрации НБ, ИК, П, Р и плановым срокам выполнения операций. По мере обработки НБ, ИК, П, Р (в том числе операций валютного заказа) формируется фактически график выполнения операций, при автоматизированном сравнении которого с плановым легко вычисляются величины задержек. Накопленные в паспорте документов данные позволят выявить причины и величины задержек, рассчитать пропускную способность и загрузку обрабатывающих подразделений и разработать предложения по устранению выявленных недостатков, а также автоматизировать диспетчерскую службу института.

Носителями информации о заказываемых книгах являются: НБ, ИК, П, Р, записи в базе данных валютных заказов, карточки заказа, списки, фишки, листы заказов.

Для реализации автоматизированного валютного заказа предусмотрена организация базы данных заказа и вспомогательных электронных картотек: стран-поставщиков, партнеров, валюты, заказчиков и массива статистики, а также использование данных электронной картотеки сериальных изданий (ЭКСИ), базы данных регистрации (БДР), электронной картотеки маршрутов и графиков обработки (ЭКМГ), организованных для решения задач автоматизированной регистрации СИ, контроля и управления внутренними потоками обрабатываемых документов и др.

База данных заказа содержит записи, состоящие из фрагментов:

  • библиографического описания заказываемой книги. Данные фрагмента вводятся в режиме диалога с ЭВМ из НБ, ИК, П, Р;
  • сведений об источнике. Данные фрагмента копируются из электронной картотеки сериальных изданий и базы данных регистрации;
  • маршрута и планового графика выполнения операции. Данные фрагмента формируются автоматически с использованием данных электронной картотеки маршрутов и графиков обработки СИ;
  • сведений о заказчике. Данные фрагмента вводятся в БД заказа в режиме диалога;
  • сведений о заказе. Данные фрагмента формируются автоматически при включении заказываемой книги в заказ), фрагмент содержит сведения о номере заказа, стоимости заказываемой книги в инвалютных рублях, индексе партнера-поставщика, дате выполнения заказа или получения отказа и др.).

При формировании новых записей о заказываемых книгах в БД заказа предусмотрена автоматизированная проверка на дублетность по ISBN , свертке автора и заглавия.

Вспомогательные электронные картотеки выполняют функции автоматического индексирования данных о странах и партнерах-поставщиках, пересчета валюты в инвалютные рубли, контроля за расходованием валюты заказчиками института, а также различные справочные функции.

Разработанная система ориентирована на использовании сети ЭВМ в составе персональных ЭВМ и ЭВМ Хьюлетт-Паккард. Система реализуется в виде совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ) с поддержанием соответствующих функций.