СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОЙ ТЕХНОЛОГИИ НА ОСНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Л.В. АРТАМОНОВА

ЭЛЕКТРОННАЯ КАРТОТЕКА ТРУДОВ СОТРУДНИКОВ ГПНТБ СО АН СССР

Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Академии наук (ГПНТБ СО) СССР является не только крупнейшим библиотечным, но и научным центром, сотрудники которого проводят исследования в различных областях знания: библиографоведения, патентоведения, информатики и т.д. Возникшая задача организации электронной картотеки трудов сотрудников библиотеки является типичной для любого научного учреждения. Естественно, что существует много программных пакетов, реализующих поставленную задачу. Картотека "Труды сотрудников ГПНТБ" организована на базе пакета прикладных программ (ППП) "Электронная картотека" для ЭВМ СМ-4, разработанного в отделе автоматизированных систем ГПНТБ СО АН СССР (I, 2). Уже накоплен достаточный опыт по использованию ППП "Картотека" при организации базы данных из однотипных документов: например, база данных авторефератов. Задача организации электронной картотеки трудов сотрудников требует работы с разнотипными документами.

Создание такой картотеки совместно с сотрудниками отдела научной и методической работы ГПНТБ предусматривало следующие цели:

  • накопление опыта по созданию и ведению базы данных, состоящей из разнотипных документов;
  • отработка общей технологии ведения базы данных на конкретном примере;
  • накопление опыта по утверждению форматов предприятия для некоторых видов документов;
  • знакомство библиотечных работников с компьютерной технологией;
  • практическое использование базы данных для получения библиографических справок, каталожных карточек для личных библиотек, списка трудов для высшей аттестационной комиссии (ВАК) и т.д.

Формат документа в картотеке

Каждый документ картотеки определяется схемой, состоящей из набора полей (форматов). Каждое поле имеет свой номер и, при необходимости, название. При разработке формата документа (то есть при задании тех или иных полей) в ППП "Картотека" целесообразно учитывать следующие моменты:

1. Для сокращения времени на поиск предпочтительно выделять в отдельные поля информацию, необходимую при поиске документа. Заметим, что для картотеки "Труды сотрудников" этот довод не существенен, так как объем массива документов небольшой (для института в среднем он составляет не больше тысячи документов, время поиска - несколько секунд).

2. Для сокращения времени на сортировку предпочтительно выделять в отдельные поля информацию, участвующую в этом процессе (например, год издания).

3. Разделение информации на поля соответственно частям библиографического описания (БО) позволяет удобно строить выходную форму БО как совокупность полей формата и разделителей.

Исходя из вышеизложенного, в описываемой базе данных принят следующий формат:

I. Номер документа

номером является целое число (1-99999), автоматически присваиваемое документу при вводе в картотеку. Документы хранятся в последовательном файле, поэтому номера расположены в возрастающем порядке (документ с меньшим номером не может располагаться за документом с большим номером).

2. Вид документа

предусмотрены следующие виды документов:

КН - книга

УК - указатель

ГМ - газетный материал

СТ - статья из сборника, журнала

РЦ - рецензия

МК - материалы конф. и тезисы докладов

АР - автореферат диссертации

ПР - препринт

СБ - сборник

В дальнейшем предусматривается возможность введений дополнительных типов документов: депонированная рукопись, авторское свидетельство и др.

3. Заголовок библиографического описания

4. Заглавие

5. Сведения, относящиеся к заглавию

6. Сведения об ответственности

7. Источник

8. Выходные данные

9. Номер выпуска (для журналов и сборников) или дата (для газетного материала)

10. Страницы

11. Остальное описание

12. Аннотация

13. ББК

14. Шифр хранения

15. Смысловой ключ

служит для идентификации документа, пока не используется

16. Статус документа ("печ" или "маш")

17. Международный шифр

Пример

Гузнер И.А., Маслова А.Н. Лидер библиотечной науки // Наука в Сибири. - 1988. - 16 июня. С. 4.

Обзор научной деятельности ГПНТБ СО АН СССP

Формат документа:

  1. 25

2. ГM

3. Гузнер И.Л., Маслова А.Н.

4. Лидер библиотечной науки

7. Наука в Сибири

8. 1988

9. 16 ИЮНЯ

I0. 4

12. ОБЗОР НАУЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГПНТБ СО АН СССР

В процессе работы возникла необходимость зафиксировать формат библиографического описания для какого-либо вида документа. Так, например, для статьи из сборника, изданного в ГПНТБ, принят следующий формат учреждения (ГПНТБ СО АН СССР):

ГУЗНЕР И.А. ЕКАТЕРИНБУРГСКАЯ ШКОЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА В СВЕТЕ ПРОСВЕТИТЕЛЬСКОЙ КОНЦЕПЦИИ В.Н.ТАТИЩЕВА // РУССКАЯ КНИГА В ДОРЕВОЛЮЦИОННОЙ СИБИРИ: ГОС. И ЧАСТ. Б-КИ. НАУЧ. ТР. / ГПНТБ СО АН СССР. - НОВОСИБИРСК, 1987. - С. 38-52.

То есть обязательно указывается место издания сборника. Основные возможности

ППП "Картотека" позволяет определить формат ввода-хранения документов для конкретной базы данных, ввод и редактирование (программа WWOD), поиск документа в соответствии с заданным условием по любым полям (программа poisk ). Для получения необходимых выходных форм информации разработаны специальные программы вывода:

- SPIST Программа выдачи на экран терминала.

SPIST запрашивает в диалоге имя файла, в котором подготовлены нужные документа, а также режим вывода (с номером или нет) и осуществляет страничный вывод документов на экран терминала.

- SPISP Программа выдачи документов на печать.

SPISP запрашивает имя файла, режим вывода (с номером или нет), ФИО автора, если необходим титульный лист, и осуществляет вывод библиографического списка на печатное устройство

- KART Программа выдачи каталожных карточек на печать.

KART запрашивает в диалоге имя файла и режим вывода, осуществляет вывод документов из указанного файла на устройство печати в виде каталожных карточек (8 карточек на лист).

- VAK Программа выдачи документов в виде списка научных трудов для ВАК. VAK запрашивает имя файла, ФИО сотрудника и выводит таблицу с документами на устройство печати.

При работе программ печати вывод информации может быть осуществлен на любое свободное устройство (например, как на LPI, так и на LPO).

Технология работы

1. По мере поступления документов (15-20 в месяц) библиотечный работник осуществляет ввод данного набора.

2. Проверка введенных документов, корректировка.

3. Печать каталожных карточек, подшивка в папку - бумажный эквивалент картотеки, карточки расположены упорядоченно по их номерам, то есть так, какова их физическая последовательность в файле.

4. Печать карточек для каталогов. Библиотечные работники считают целесообразным на начальном этапе внедрения компьютерной технологии продолжать вести свои традиционные каталоги. Поэтому для всех вновь поступивших документов печатается необходимое количество карточек (программа KART ), которые затем расставляются в соответствующие каталоги.

5. По желанию сотрудников библиотеки работники ОНИМРа добавляют в электронную картотеку документы, которые могут не входить в фонд ГПНТБ, либо были созданы в период, когда данный человек работал в другом учреждении и т.д. Для этого заинтересованный сотрудник приносит дополнительный список своих трудов, а библиотечные работники помещают указанные документы в картотеку. По желанию сотрудника ему могут быть выданы любые из перечисленных форм печати списков своих трудов в течение 2-3 дней.

6. Копирование файла с документами на магнитную ленту (I раз в месяц), осуществляется программистом.

Условия эксплуатации и ресурсы

Для функционирования картотеки трудов сотрудников необходимо:

1. ЭВМ типа СМ-4, снабженная операционной системой RSX-IIM. 4.2.

2. Дисковая память для хранения программ - 243,5 кб.

3. Дисковая память для хранения одного документа не превышает 0,5 кб (переменная величина).

4. Магнитная лента для копирования.

5. Устройство печати Д-180.

6. Терминал СМ-7209, желательно на рабочем месте библиотечного работника.

7. Инструкция пользователя.

Условия передачи

Описанный пакет программ может быть передан любой организации,

представившей гарантийное письмо или заключившей хоздоговор с отделом автоматизированных систем ГПНТБ СО АН.

Прогноз развития

Предполагается в дальнейшем:

Литература

1. Елепов Б.С., Нестеров А.В. Интегрированная компьютерная система коммуникации НТИ ГПНТБ СО АН СССР. - Новосибирск, 1989. -43 с. - (Препр. / ГПНТБ СО АН СССР 89-3).

2. Нестеров А.В., Недодиров B.C. Электронная библиографическая картотека // Создание и интеграция фактографических и документальных ИПС. - Новосибирск, 1988. - С. 65-70.