СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОЙ ТЕХНОЛОГИИ НА ОСНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

В.И. ТАНЦЕРЕВ

ЭЛЕКТРОННЫЕ ФАКТОГРАФИЧЕСКИЕ КАРТОТЕКИ ГПНТБ СО АН СССР

Самыми распространенными объектами предметной области "Библиотека" являются всевозможные фактографические картотеки. Большинство задач автоматизации библиотечных процессов сводится к созданию электронных фактографических картотек и средств работы с этими картотеками. В фактографических электронных картотеках, в отличие от документальных, отсутствует информационный поиск, но зато возможен быстрый доступ по ключам, а также возможность ввода/корректировки карточек в реальном масштабе времени.

Автоматизация, то есть создание электронных картотек, во многих случаях дает положительный эффект. Можно выделить два случая, когда достигается значительное сокращение трудоемкости при работе с картотеками.

Имеется значительное количество малоизменчивых картотек, изменения в которые вносятся однократно, обычно с периодичностью в один год, а затем информация из таких картотек печатается во многих экземплярах. К таким картотекам можно отнести следующие картотеки ГПНТБ СО АН СССР:

  • картотеки отечественной и иностранной периодической литературы, выписанной для ГПНТБ и библиотек НИУ СО АН;
  • картотека подписки на издания ГПНТБ СО АН СССР;
  • картотека подписки ГПНТБ СО АН СССР и библиотек НИУ СО АН на издания "Союзпечати".

Основные затраты при автоматизации таких картотек приходятся на первоначальный ввод информации.

К другому типу можно отнести картотеки, в которые изменения вносятся постоянно. К таким картотекам можно отнести картотеку читателей ГПНТБ СО АН СССР, картотеку поступлений отечественной периодической литературы и др. Автоматизация таких картотек предъявляет повышенные требования, к технологическому и программному обеспечению. Так, если в традиционную картотеку внести изменения будет гораздо удобнее, чем в ее электронный аналог, то можно смело утверждать, что такая автоматизация не целесообразна. При автоматизации интенсивно изменяющихся картотек значительных затрат потребует не только первоначальный ввод информации, но и ведение картотеки, то есть введение в нее новой информации. Эффект от внедрения электронной картотеки будет достигаться за счет оперативного получения справочной и интегрированной информации. Решение об автоматизации подобной картотеки необходимо принимать в зависимости от того, насколько часто возникает задача получения информации и насколько она трудоемка. В ГПНТБ СО АН СССР автоматизированы все перечисленные выше картотеки.

Одной из основных задач при автоматизации библиотечных процессов является обеспечение "дружественности" программных средств. "Дружественность" программных средств предполагает комфортабельность интерфейса "пользователь - ЭВМ", высокую степень зашиты от некорректных действий пользователя, а также защиту от сбоев программы и оборудования.

Ниже описываются программные средства задач "Подписка на издания, распространяемые агенством "Союзпечать", "Регистрация поступающих периодических изданий", "Регистрация читателей", "Подписка на иностранные периодические издания". При разработке программ особое внимание обращалось на придание им свойств "дружественности".

Особенностью задачи "Подписка" являются жесткие сроки проведения подписки многими библиотеками на одной информационной базе. Поэтому обеспечение высокой скорости и технологичности автоматизированной подписки является необходимым условием успешного решения этой задачи.

Электронная фактографическая картотека в задаче "Подписка" - это каталоги "Союзпечати", дополненные сведения о подписке библиотек сети (региона). Документ этой картотеки состоит из следующих полей: индекс, заглавие, цена, а также 33 поля (в данной реализации) "Количество экземпляров подписки" - по одному полю на каждую библиотеку сети (региона). Вспомогательной картотекой "Подписки" является картотека сведений о библиотеках, проводящих автоматизированную подписку в данной системе.

Выходными документами для библиотеки, проводящей автоматизированную подписку, является несколько экземпляров заявки в "Союзпечать", а также распечатанные доставочные и абонементные карточки.

Каждый пользователь до собственно подписки проверяет (вводит) сведения о своей библиотеке. Диалоговая программа DLIB последовательно высвечивает на экран заготовки шапки и концовки заявки, абонементной и доставочной карточек. Пользователь при помощи клавиш управления курсором может внести свои данные или изменить представленные ему формы.

Подписка осуществляется последовательно каждой библиотекой с помощью программы DPODP . Пользователь, вызвав программу, сообщает свою сиглу и затем набирает индекс изданий. По заданному индексу на экране высвечивается индекс, заглавие, а также сиглы и количество экземпляров для всех библиотек, подписавшихся на это издание. Пользователь может откорректировать (ввести) заглавие и цену издания, а также количество экземпляров своей подписки на это издание, затем набирает следующий индекс и так далее. При эксплуатации "Подписки" нет ответственного за содержание каталогов "Союзпечати", изменения отражаются в картотеке общими усилиями подписчиков, каждый вносит изменения в репертуар подписки своей библиотеки. Скорость подписки во неоткорректированной картотеке пользователем средней квалификации - примерно 100 изданий в час.

Окончив диалоговый сеанс подписки, пользователь может получить так называемую предварительную заявку с подведенной итоговой стоимостью подписки. После проверки можно снова программой DPODP откорректировать свою подписку, распечатать предварительную заявку и т.д. Окончательно определив свой репертуар подписки, пользователь соответствующими программами подсистемы распечатывает нужное количество экземпляров заявки в "Союзпечать", абонементные и доставочные карточки.

Основная программа DPODP является модификацией файлового редактора FED (I). Пользователь может откорректировать любое доступное ему поле, набрав краткий (I символ) индентификатор

этого поля. В отличив от FED пользователь с помощью DPODP может откорректировать количество экземпляров подписки только своей библиотеки, набрав символ "П".

Автоматизированная подписка на одной информационной базе проводилась в течение нескольких лет ГПНТБ СО АН и библиотеками НИУ Новосибирского научного центра (ННЦ) и некоторыми другими библиотеками. Опыт эксплуатации показал "дружественность" и эффективность программных средств этой подсистемы.

Такую же технологию подписки предлагается использовать в задаче подписки на иностранные периодические издания. Разработано программное обеспечение этой задачи, и в 1990 году планируется проведение автоматизированной подписки. В качестве выходных форм взяты образцы листа заказа и индивидуальной фишки из (2). При разработке автоматизированной иностранной подписки возникла следующая проблема. Издания, распространяемые "Союзпечатью", идентифицируются своими индексами. Таких идентификаторов, не считая ISSN , у иностранных изданий нет. Но ISSN может быть неизвестен комплектатору на момент подписки. В связи с этим принято решение о введении внутреннего "плавающего" идентификатора периодического издания. Издания, на которые была подписка в предыдущий год, идентифицируются своими порядковыми номерами в картотеке иностранной периодической литературы, выписанной для ГПНТБ и библиотек НИУ СО АН СССР. На основе этой картотеки печатается соответствующий указатель, который рассылается всем библиотекам. Новые издания идентифицируются своими номерами в списке новых изданий, также рассылаемом подразделениям ГПНТБ и библиотекам НИУ СО АН СССР.

В задаче регистрации периодических изданий основным объектом является картотека поступающих изданий. На каждое издание заведена карточка, в которой указываются даты поступлений выпусков (номеров), откуда они поступили ("Союзпечать", "Книжная палата", по ведомственной подписке, докомплектование), а также в какое подразделение библиотеки они направляются.

При создании картотеки в начале года исходной является картотека за предыдущий год, откорректированная с помощью специальной программы и учитывающая результаты подписки на текущий год. Таким образом, в начале года создается заготовка электронной картотеки, которая заполняется и корректируется по мере поступления периодических изданий.

Документ такой картотеки состоит в общем случае из 70-ти полей, 60 из которых могут иметь длину 80 байт. В связи с этим в данной задаче реализована многоэкранная работа с картотекой. Диалоговая работа с картотекой, также как и в "Подписке", реализована с помощью модифицированной программы FED. Модификация касалась допустимого размера документа, а также некоторых элементов диалога.

На программные средства данной задачи возложено отслеживание лакун, а также различные статистические данные: сколько изданий поступило, сколько стоит, куда направлено, сколько закомплектовано и т.д.

Все программы печати выходных форы запрашивают период, по которому требуется выдать нужные сведения.

В задаче регистрации читателей в картотеку занесены в закодированном виде сведения о читателях и фиксируется дата записи/регистрации их в библиотеке. Особенностью данной задачи является большой объем картотеки (в настоящее время около 60 тыс. записей) . В связи с этим диалоговая программа дополнена специальными программами сжатия информации при помещении ее в картотеку. Paзмер сжатой записи равен 25 байт, а всей картотеки - 4000 блоков по 512 байт. Другой модификацией для данной задачи является упрощение метода доступа: регистрационные карточки читателей номеруются последовательно и помещаются в записи с соответствующими номерами.

Наличие электронной картотеки "Читатели" позволяет выдавать всевозможные таблицы, содержащие сведения о составе читателей ГПНТБ СО АН СССР, причинах их записи в библиотеку, количестве и составе записавшихся в различные периоды времени и т.д.

Кроме упомянутых выше электронных картотек в ГПНТБ СО АН внедрены и активно используются картотеки авторефератов, международного книгообмена, конференций и некоторые другие. Можно сказать, что электронные картотеки вошли как эффективный инструмент в производственную деятельность, и без них уже немыслима нормальная работа библиотеки.

Электронные картотеки ГПНТБ СО АН СССР реализованы в основном на ЭВМ СМ-4. В настоящее время внутренний рынок быстро насыщается персональными ЭВМ (ПЭВМ). Начинает получать ПЭВМ и ГПНТБ СО АН. ПЭВМ более всего подходит для создания автоматизированных рабочих мест библиотечных работников, в частности для создания электронных картотек. При внедрении ПЭВМ в библиотеке встает проблема выбора базового программного обеспечения. Чаще всего в качестве инструментальных средств выбираются системы управления базами данных общего назначения: FOXBASE, RBASE, DBASE и т.д.

Отметим следующие недостатки, препятствующие эффективному использованию этих средств в библиотечных приложениях: допускаются только записи фиксированной длины, отсутствуют средства информационного поиска, отсутствуют специализированные средства ввода/вывода документов.

Другим распространенным инструментом является SDS - ISIS -микро-разработки ЮНЕСКО. Этот пакет ориентирован на создание информационно-поисковых систем, и поэтому его использование затруднено для работы с интенсивно изменяющимися картотеками. В частности, при корректировке записи в базе данных откорректированная запись заносится на новое место, а дисковая память освобождается только при реорганизации базы данных.

Наиболее предпочтительными для библиотечных приложений представляется использование ИРИС (Инструмент для Разработчика Информационных Систем) разработки ИНТЕРКВАДРО. ИРИС является документально-ориентированной системой обработки информации и обладает характерными чертами, как СУБД, так и ИПС, что особенно важно при автоматизации различных библиографических картотек.

Литература

  1. Танцерев В.И. Программное обеспечение ввода и корректировки документов в библиотечных задачах // Создание и интеграция документальных и фактографических ИПС. - Новосибирск, 1988. -С. 82-87.

2. Каленов Н.Е., Красикова О.А. Автоматизация процессов заказа зарубежных периодических изданий в Библиотеке по естественным наукам АН СССР // Совершенствование комплектования книжных фондов. - М., 1987. - С. 87-93.