СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОЙ ТЕХНОЛОГИИ НА ОСНОВЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

М.Н. СМИРНОВА, И.Я. ГОСИН

СТАНДАРТИЗАЦИЯ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЙ ЗАПИСИ КАК УСЛОВИЕ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

(На примере АИСОН, АИБС ОН И АИС МИСОН)

I. Основной единицей информационно-библиотечных процессов является библиографическая запись (БЗ). Набор элементов БЗ в виде формата отражает различные аспекты обработки документа. В зависимости от реализуемых функций АИСОН набор элементов БЗ делится на фрагменты. Каждая библиотечно-информационная система решает при своем образовании вопросы выбора предмашинного формата и набора элементов БЗ индивидуально, тем более что действующие нормативно-методические документы (НМД) дают возможность выбрать альтернативные, а в некоторых случаях даже антагонистические решения. Отсутствие стандартизации структуры БЗ усложняет информационные контакты на уровне БЗ.

Единственным стандартизованным и в то же время обязательным фрагментом БЗ в любой библиотечно-информационной системе является библиографическое описание (БО) документа. Именно БО в первую очередь определяет информационный потенциал такой системы, степень ее открытости и уровень качества библиографической продукции, отражает ее технологическую политику. Поэтому проблемы стандартизации БЗ мы рассматриваем на примере стандартизации БО.

2. Проблемы стандартизации и унификации БО (разница между стандартизацией и унификацией библиографического описания состоит, по нашему мнению, в том, что стандартизация предполагает наличие одинаковых требований и правил составления библиографического описания конкретного документа, порождающих идентичные библиографические описания этого документа (без вариантов), а унификация предполагает наличие нескольких типовых вариантов правил, порождающих аналогичные библиографические описания, которые возможно свести к единой форме) возникают на следующих технологических стадиях: разработка НМД системы, технические задания для разработки программ, внедрение автоматизированных операций формально-логического контроля (ФЛК), проверка документов и БО на дублетность, разработка подсистем управления качеством информационной продукции и др.

В ГАСНТИ возможно использовать и БО, стандартизованное по оригинальным правилам, однако применение оригинальных правил имеет следствием технологическую и эксплуатационную изоляцию, делает невозможной или чрезмерно трудоемкой и дорогой работу в сетевом режиме и предполагает обязательное конвертирование информации, если более или менее сопоставимо ее содержание. (Примером может служить 60 патентных документов).

3. Стандартизация БО включает:

  • однозначное определение объекта БО;
  • установление правил преобразования элементов оформления документа в содержание элементов БО;
  • строго регламентируемое и контролируемое содержание каждого элемента;
  • стабильное применение УРЗ (условных разделительных знаков) и их однозначное полиграфическое воспроизведение ;
  • однозначно трактуемые правила соединения элементов БО в структуру фрагмента БЗ;
  • разработка и единообразное применение правил формирования различных массивов БЗ с учетом их назначения и особенностей;
  • оценка влияния правил формирования различных массивов БЗ на методику составления БО (например, для каталога, ссылок, база данных и др.).

4. В стандартах СИБИД стандартизовано применение УРЗ и набор элементов БО в машиночитаемых формах для основных видов документов. На стадии унификации находится структура библиографического описания (последовательность приведения элементов библиографического описания) и форма приведения сведений в каждом элементе, а также содержание (наполнение) некоторых элементов (например, в области нумерации). Предстоит стандартизовать правила включения библиографического описания в библиографических записях и правила включения записи в библиографические массивы различной структуры и назначения, а также правила взаимодействия систем при генерировании или использовании библиографической информации.

5. Решение этих проблем тормозит наличие разных, значительно отличающихся сложившихся технологий обработки различных видов документов и выпуска информационных изданий, разнообразные технические возможности. Гарантией решения этих проблем является необходимость организации комплексных информационных массивов (в том числе для разработки новой техники). Пользователь должен иметь возможность объединять в комплексные массивы сведения, полученные из разных баз данных, а также из различных информационных изданий (библиографических ссылок) для организации локальных массивов на персональных компьютерах.

Унификация БО различных видов документов является обязательным условием разработки унифицированной технологии их автоматизированной обработки, поскольку БО есть не что иное, как унифицированная входная-выходная форма, имеющая первостепенное значение для формирования информационной среды.

Для унификации технологии обработки различных видов документов целесообразно, на наш взгляд, во всех случаях использовать функциональный подход не только к структуре библиографического описания, но и к структуре библиографической записи, неотъемлемой частью которого оно является.

6. В основу информационной технологии АИСОН положен принцип одноразовой обработки документа с последующим многократным использованием результатов этой обработки. БЗ, включающая фрагменты БО, содержательной обработки и служебной информации, наращивается последовательно на соответствующих технологических операциях по пути обработки документа. Так, при обработке текущих поступлений, базовое БО документа составляют и вводят в базу данных один раз. Базовым библиографическим описанием мы называем библиографическое описание документа, составленное в процессе одноразовой обработки входного документопотока для включения в базу данных библиотечно-информационной системы в целях последующего многократного использования. На основе базового библиографического описания могут быть составлены меньшие (а в отдельных случаях и большие) по набору элементов модификации для использования в определенных видах изданий (например, в ретроспективном или текущем указателе литературы, реферативном журнале и т.д.) или в определенном массиве (база данных, каталог, картотека и др.).

Затем на выходах системы БО используют в разных модификациях БЗ, предназначенных: для библиотечных каталогов и библиографических картотек, основного ряда текущих и ретроспективных указателей литературы, для вспомогательных указателей использованных источников, именных указателей библиографических ссылок и списков в реферативных журналах и сборниках, отраслевых и региональных библиографических баз данных, магнито-ленточной службы, службы ИРИ и др.

Необходимо сказать, что определенная модификация БО конкретного документа, предназначенная, например, для использования в периодических библиографических изданиях, может быть использована в нескольких БЗ, имеющих разные фрагменты содержательной обработки (аннотации, ключевые слова и дескрипторы).

БО сериальных изданий, введенное в базу данных "Электронная картотека сериальных изданий" (ЭКСИ), используется также при аналитической росписи документа для включения в БЗ сведений об издании, в котором опубликована статья или другая составная часть документа.

7. Нормативно-методические документы АИСОН по БО определяют логику БЗ, ввода и вывода БЗ. Соответственно были проанализированы, сближены и унифицированы между собой Инструкция по составлению БО, предмашинный формат БЗ и форматы вывода. При этом выявились досадные несоответствия между содержанием и определением элементов в стандартах по БО в стандартах СИБИД. К сожалению, отсутствуют стандарты на содержание и структуру логической БЗ, а также на предмашинный формат.

Достаточно сложным и пока нерешенным представляется вопрос об унификации содержания элементов, а также привязка конкретных правил составления БО к определенным уровням документа-объекта (например, правила определения отличительного заглавия сериального задания по отношению к вариантам заглавий объекта описания).

Нашей ближайшей и основной стратегической задачей должно быть участие в разработке и применение международных стандартов ИСО в качестве стандартов СЭВ и СССР или разработка максимально согласованного с ними стандарта СЭВ на библиографическое описание всех видов документов.

Это будет способствовать быстрейшему внедрению и эффективному использованию средств вычислительной техники в целях обеспечения массового доступа потребителей к документальной информации, расширению и резкому повышению эффективности международного обмена библиографической информацией, облегчит развитие международных экономических, политических, научных, технических, технологических и культурных связей, позволит, в частности, быстрее развивать практическую работу по созданию совместных международных библиотечно-информационных баз данных.