ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БИБЛИОТЕЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В АКАДЕМИЧЕСКИХ БИБЛИОТЕКАХ

М.В. ЛЕВНЕР, В.С. НАУМОВА

ПРОБЛЕМЫ СОЗДАНИЯ СВОДНОГО ТЕМАТИЧЕСКОГО ПЛАНА КОМПЛЕКТОВАНИЯ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЫ БЕН АН СССР В ABTOMAТИЗИРОВАННОМ РЕЖИМЕ

Тематические планы комплектования (TПK) уже давно стали одним из основных программных документов и пособием в практической деятельности библиотек страны. Они определяют политику формирования фондов, являются основой для ведения текущего и ретроспективного комплектования библиотек. В различных библиотеках они имеют свою специфику и различные названия (тематические планы комплектования, тематико-типологические планы комплектования, профили комплектования и т.д.)(1,2), но в целом они определяют тематику, типы и виды приобретаемых в фонды изданий, а также в некоторых библиотеках экземплярность комплектуемой литературы.

Особенно большое значение тематические планы комплектования приобретают в централизованных библиотечных системах (ЦБС), где централизованы процессы комплектования. В ЦБС ряд подразделений комплектуется заочно. Поэтому очень важно, чтобы центральная библиотека системы знала информационные потребности читателей, обслуживаемых этими библиотеками. Централизация процессов комплектования при наличии ТПК участников системы и ТПК системы в целом позволяет осуществлять также обоснованнную координацию при формировании фондов системы.

Темпланы комплектования являются в основном долгосрочными документами. В большинстве библиотек они составляются на пятилетку.

Однако динамичность развития науки и техники часто приводит к изменению информационных потребностей обслуживаемых читателей, а значит и к необходимости оперативного изменения ТПК библиотек. Несоответствие ТПК реальным информационным потребностям приводит не только к образованию пробелов в фонде, но и к накоплению непрофильной литературы, видов и типов изданий, не пользующихся спросом, засорению справочно-поискового аппарата. В целом это снижает эффективность информационного обслуживания читателей и оперативность предоставления им первоисточников. В то же время осуществлять оперативное отслеживание имеющихся TПK реальным информационным потребностям читателей непросто. Особенно это касается многопрофильных библиотечных систем.

Одной из таких систем является сеть Библиотеки по естественным наукам АН СССР, включающая более 250 разнопрофильных библиотек научно-исследовательских учреждений АН СССР.

Попытки создания сводного ТПК и поиски методов его динамичного отслеживания предпринимались в этой системе уже давно. На первых этапах формирования сводного ТПК системы (тогда, в 1940 г., еще Московского отделения БАН СССР) каждая библиотека присылала в отдел централизованного комплектования свои профили комплектования. Однако формулировка, последовательность, дробность тематических рубрик отдельных библиотек были настолько различны, что свести их воедино не удалось. Были предприняты попытки создания сводного ТПК на базе разметки всеми библиотеками системы TПK центрального коллектора научных библиотек. Однако эти тематические схемы оказались малопригодными, т.к. рубрики были очень oбщими и отразить в них специфику интересов достаточно специализированных академических библиотек было трудно. Вместе с тем, в системе настоятельно ощущалась необходимость работающего сводного ТПК. Создать такой ТПК можно, если каждая библиотека при создании своего тематического профиля использовала бы единую для всей системы тематическую схему. Изучались различные классификационные схемы, используемые в крупнейших научно-технических библиотеках страны (ГПНТБ СССР, ЦНСХБ и др.), библиотечно-библиографическая классификация. В 70-е гг. стали использоваться рубрикаторы РЖ ВИНИТИ и Рубрикатор ГАСНТИ.

Таблицы ТПК, по которым работает служба комплектования системы в настоящее время, включает 16678 тематических рубрик. Понятно, что динамическое оперативное отслеживание соответствия ТПК такого объема реальным информационным интересам специалистов АН СССР традиционными методами становится просто невозможным. Между тем возможность оперативной переработки ТПК стала необходимой. Это было вызвано новыми задачами, выдвинутыми ХXУII съездом КПСС перед академической наукой, курсом на ускорение темпов научно-технического прогресса, созданием межотраслевых научно-технических комплексов, ориентированных на создание и освоение производства новых высоко-эффективных видов техники, технологии и материалов. Bсе это находит отражение в планах НИР институтов АН СССР, а следовательно, должно отразиться в ТПК библиотек и системы в целом.

В целях осуществления оперативного составления ТПК единого отраслевого фонда БЕН АН СССР, анализа динамики тематических интересов специалистов АН СССР, повышения оперативности и производительности труда в отделах комплектования БЕН АН СССР создание нового сводного ТПК системы ведется с использованием средств вычислительной техники.

Составление ТПК осуществляется на базе Рубрикатора ГАСНТИ, представляющего собой иерархическую классификационную схему с тремя уровнями иерархии.

Работы по формированию ТПК библиотек системы БЕН АН СССР ведутся совместными усилиями специалистов в области автоматизации библиотечной технологии и специалистов, занимающихся централизованным комплектованием. На первом этапе работы были разработаны предмашинные формы (рабочие листы), на которых сотрудники библиотек системы БЕН должны обозначить тематические разделы (по Рубрикатору ГАСНТИ) и типовидовые признаки изданий по каждому тематическому разделу, которые являются профильными для обслуживаемого контингента читателей. С целью правильной подготовки исходных данных была создана и разослана в библиотеки системы Инструкция о порядке подготовки информации для составления тематического плана комплектования библиотеки.

Информация с рабочих листов переносилась на машиночитаемый носитель (перфокарты).

Часть тематических разделов, профильных для библиотек системы БЕН АН СССР, отсутствует в Рубрикаторе ГАСНТИ. Была проведена работа по обобщению и формализации тематических рубрик данных разделов. В настоящее время завершается разработка программ по вводу с рабочих листов и получения, статистических данные об итоговом количестве различных тематических рубрик по крупным областям знаний (физика, математика, биология и т.д.). Наличие такой статистики необходимо для решения вопроса об организации работ с ТПК в машинной форме на автоматизированных рабочих местах комплектатора.

Дальнейшие этапы работ по созданию программных средств связаны с обобщением вводимых данных с целью создания сводного TПK системы библиотек, обеспечения различных вариантов поиска необходимой информации в процессе заочного комплектования литературы и контроля заказов библиотек, а также обеспечения работы с ТПК на базе ПКЭВМ (АРМ комплектатора).

Стратегия работы с ТПК в машиночитаемом виде

Применение ЭВМ в работе с ТПК предусматривается по следующим направлениям:

  • заочное комплектование библиотек системы ранее необъявленными и ведомственными изданиями;
  • контроль предварительного заказа библиотек.

Предусматривается также возможность сравнения профиля комплектования библиотек системы с тематическим спектром выпускаемых отечественных изданий с целью представления в Госкомиздат СССР данных о необеспеченных литературой научных направлениях.

Формирование сводного ТПК

Ввод данных с ТПК библиотек и формирование сводного ТПК системы осуществляется на ЕС ЭВМ. При этом предусматривается возможность доступа к ТПК системы с терминалов пользователя. Однако технологическая работа с ТПК предусматривается с АРМ комплектатора. С этой целью осуществляется группировка рубрик ГАСНТИ по тематическим разделам и перезапись сводных ТПК по крупным тематическим разделам на гибкие магнитные диски.

При формировании сводного ТПК в системе не предусмотрен самостоятельный ввод таблицы соответствия: код рубрики - ее смысловое значение. Ввод этих данных предусматривается с Рубрикатора ГАСНТИ в машиночитаемой форме. Получение Рубрикатора ГАСНТИ в машиночитаемой форме по договоренности с ВИНИТИ предусмотрено в I квартале 19888г. Самостоятельный ввод Рубрикатора ГАСНТИ в ЭВМ связан с большими объемами перфорации, предмашинной разметкой традиционных рубрикаторов. При наличии в ВИНИТИ данных в машиночитаемой форме проводить такую работу в БЕН АН СССР представляется нецелесообразным.

Работа с ТПК в режиме поиска

В будущем при наличии на издании рубрик ГАСНТИ поиск будет вестись по ним. При отсутствии рубрик на изданиях работа осуществляется следующим образом. Комплектатор определяет, в какой области знаний относится данное издание и вставляет дискету с тем разделом сводного ТПК, к которому отнесено анализируемое издание. На экране ПКЭВМ при этом появляется перечень всех подразделов данной области знаний (по I уровню Рубрикатора ГАСНТИ) с указанием наименований рубрик и их кодов. Комплектатор определяет подраздел, к которому относится издание, и обращается к данному подразделу. При этом на экране появляется перечень всех подрубрик данного подразделения (по II уровню Рубрикатора ГАСНТИ) с наименованием подрубрик и кодов. При необходимости дальнейшей детализации комплектатор может вызвать для любой подрубрики дальнейшее деление до рубрик III уровня Рубрикатора ГАСНТИ. Выбрав необходимый тематический код, комплектатор вызывает функциональной клавишей непосредственно необходимый ему раздел ТПК. При этом на экране даются сведения о самой рубрике, перечень библиотек, комплектующих литературу по данной тематике, с указанием типов и видов изданий, необходимых библиотеке по данной тематике. Предусматривается также возможность заранее указать тип и вид издания, которое рассматривается на предмет комплектования. В этом случае на экране появляется только перечень библиотек.

Возможность обращения непосредственно к ТПК предусматривается на любом уровне дробности рассматриваемого перечня рубрик.

В случае необходимости может быть предусмотрена возможность внесения метки о том, какое принято решение: для каких библиотек решено заказать издание. Эта информация может накапливаться для статистики: сколько изданий данной типовидовой принадлежности заказано по данной тематике для каждой библиотеки.

Литература

  1. Голубев В.А. Сводный тематический план комплектования и проблемы формирования фондов // НТБ СССР. - 1980. - N 1. - С.21-24.
  2. Харина И.М., Сланская М.В. Опыт создания единого тематического плана комплектования фондов ГПНТБ СССР и отраслевых ЦНТБ // НТБ ССР. - 1979. - N 1. - C.5-11.
  3. Федоровская О.М. Централизованное комплектование библиотек московских учреждений Академии наук СССР (из опыта работы Сектора сети специальных библиотек АН СССР) // 250 лет Библиотеке Академии наук СССР. - М.-Л.: Наука, 1965. - С.170-182.