ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БИБЛИОТЕЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В АКАДЕМИЧЕСКИХ БИБЛИОТЕКАХ

Б.С.ЕЛЕПОВ, А.В.НЕСТЕРОВ, В.С.НЕДОДИРОВ, В.И.КУРСКИХ

АВТОМАТИЗАЦИЯ ТЕХНОЛОГИИ СОЗДАНИЯ БАЗ ДАННЫХ ГПНТБ СО АН СССР

В соответствии с Программой работ по решению научно-технической проблемы 0.80.18 (СЭВ) "Создание Государственной автоматизированной системы научно-технической информации, обеспечивающей повышение научно-технического уровня и эффективности исследований, разработок и производства" ГПНТБ СО АН СССР ведет разработку автоматизированной библиотечно-информационной системы (АБИС) ГПНТБ СО АН СССР в рамках Автоматизированной системы научно-технической информации (ACHTИ) CO АН СССР.

В данном случае под AБИС понимается совокупность научных, математических и организационных методов, а также средств вычислительной техники, средств связи и организационной техники, позволяющих осуществлять оптимальное библиотечно-информационное обслуживание потребителей информации (1).

Одним из важнейших направлений развития автоматизации библиотек является автоматизация технологии создания собственных баз данных. Существует мнение, что этим должны заниматься централизованные крупные организации, такие, например, как Всесоюзная книжная палата СССР (ВКП), которые должны периодически поставлять в библиотеки базы данных на магнитных лентах, причем таким образом, чтобы эти ленты опережали поступления самих изданий. Однако пока ни BКП, ни другие информационные центры не используют такую технологию в промышленном режиме и, как показывает практика, передают библиографическую информацию на магнитных лентах своим абонентам с большим опозданием. Кроме того, большой объем документов попадает в научно-технические библиотеки помимо ВКП.

В настоящее время бурно развивается сетевой способ передачи данных от одной ЭВМ к другой при помощи телефонных каналов связи, и в условиях библиотечной автоматизированной сети информация о вышедших изданиях может закладываться в централизованное хранилище децентрализованно из мест, куда эти издания поступили.

Таким образом, задача автоматизации технологии создания собственных баз данных библиотек, в частности электронного каталога, является актуальной.

ГПНТБ СО АН СССР работает над созданием баз данных новых поступлений, международного книгообмена, трудов сотрудников СО АН СССР и других.

Создание АБИС является сложной и трудоемкой задачей. Крупные АБИС разрабатываются и вводятся в эксплуатацию в течение 8 - 10 лет (1).Проектирование и внедрение АБИС производится в соответствии с "Единым порядком на разработку и развитие АСНТИ" (2).

Многие крупные библиотеки и информационные центры давно разрабатывают и эксплуатируют АБИС, например ГПНТБ СССР, БЕН РАН СССР, ГБЛ, ИНИОН АН СССР, БАН СССР и др. Хорошо известны их результаты (3, 5, 6). ГПНТБ СО АН СССР начала работы по созданию АБИС с разработки и внедрения автоматизированного рабочего места библиотечного работника (АРМБ), работающего в технологической цепочке "путь книги". При этом используется так называемый подход "из середины", который заключается в следующем. Разработанный за короткий срок комплекс программ для АРМБ внедряется в реальный технологический процесс в отделах ГПНБ СО АН СССР и проводится опытная эксплуатация, которая показывает как положительные стороны, так и недостатки разработки. По ходу эксперимента происходит совершенствование программ АРМБ, библиотечные работники знакомятся с аппаратурой и, что самое главное, сами начинают участвовать в разработке АРМБ и создании технологии его использования.

Вторым принципом, который заложен в основу разработки, является принцип децентрализованной обработки данных на микро-ЭВМ, в частности используется ДВК-2, оснащенный печатающим устройством, позволяющим печатать текст на тонком картоне. Последнее дает возможность получать и тиражировать в малых объемах (2 - 4) каталожную карточку прямо на рабочем месте, что повышает оперативность обработки изданий и время их поступления непосредственно к читателю.

Децентрализованная обработка подразумевает использование нескольких АРМБ в различных отделах библиотеки по "пути книги", причем в каждом отделе может быть организована своя служебная база данных, накапливаемая на дискетах. Т.к. объем обрабатываемых данных за день невелик, то обмен информацией между отделами может осуществляться как через це6нтральную ЭВМ типа СМ-4, так и с помощью передачи дубликатов дискет. Децентрализованный подход позволяет увеличить надежность системы, так как в случае выхода из строя центральной ЭВМ работа системы не нарушается за счет децентрализованной работы микро-ЭВМ на рабочих местах, а обмен информацией между рабочими местами, при необходимости, будет осуществляться с помощью дискет.

Однако для получения большей гибкости автоматизированной технологии необходимо наличие развитой системы передачи данных от одного АРМБ к другому. Это достигается путем организации локальной сети микро-ЭВМ (АРМБ), например, за счет использования кольцевой локальной сети "Эстафета", которая позволяет устанавливать виртуальные связи между абонентами, включенными в кольцевую сеть. В эту же сеть включена центральная ЭВМ СМ-4 по схеме "звезда" и / или по схеме моноканала, в зависимости от удаленности терминалов.

Создание универсального АРМБ - сложна задача, так как она требует удовлетворения ряда условий, некоторые из которых можно сформулировать следующим образом. АРМБ должно базироваться на персональной или микро-ЭВМ с развитыми средствами обмена данными (на катушечной магнитной ленте, на кассетной магнитной ленте, на дискетах, на основе телефонных линий связи), должно быть оснащено устройством считывания штриховых и буквенно-цифровых кодов, а также высококачественной четырехрегистровой печатью с регулируемой толщиной бумажного носителя.

Необходимо, чтобы программное обеспечение позволяло библиотекарю работать с форматированным экраном с использованием приемов традиционной для него технологии. Техника общения библиотекаря с АРМБ должна быть простой - через "меню" и подсказки, а сама система - реагировать на ошибки "доброжелательно". Вся работа за терминалом протоколируется системой для последующего анализа и управления.

Создание каталожной карточки по новой технологии не должно сопровождаться добавлением работы библиотекарю, а получение электронной копии карточки должно быть как бы побочным процессом (на самом же деле электронная копия каталожной карточки значительно более ценна, чем каталожная карточка, так как позволяет автоматизировать многие процессы и поднять эффективность работы библиотекаря). Во время работы над каталожной карточкой ее электронная копия записывается на магнитный носитель, а затем консервируется в базе данных, представляющей собой электронный каталог, информационно-поисковые средства которого значительно выше, чем у традиционного (ручного). Однако традиционная каталожная карточка при этом дублируется в нужном количестве для поддержан6ия традиционного каталога.

Рассмотрим более подробно некоторые результаты проделанной работы.

Известно, что библиотечный цикл "путь книги" складывается из следующих рабочих процессов: прием книг и их техническая обработка, каталогизация, расстановка (4). При этом до 20-25 % времени, отводимого на цикл, уходит на операции по созданию и ручному ведению служебных рабочих картотек и различных видов каталожных карточек. Много времени затрачивается на дублирование и такие рутинные операции, как разрезание ксерокопий и их наклейка на формативную карточку. Составление каталожных карточек с использованием пишущих машинок также малоэффективно, так как нередко трубуется их перепечатывать из-за тех или иных, часто незначительных ошибок.

Внедрение объединенных в локальную сеть АРМ, связанных с мини-ЭВМ, позволяет:

  • существенно сократить время на обработку первого экземпляра (до одной недели) и ускорить его поступление к читателю за счет повсеместного использования ранее введенной в память ЭВМ информации и возможности ее оперативного изменения или расширения;
  • печатать на принтере, входящем в состав АРМБ, служебные и каталожные карточки, удовлетворяющие требованиям ГОСТа 7.I-84;
  • в ходе технологического процесса обработки первого экземпляра (на этапе каталогизации) накапливать на внешних носителях памяти ЭВМ информацию о фонде библиотеки, к которому может быть организован информационный доступ.

При разработке программного обеспечения (ПО) АРМБ определяющими были вопросы постепенного наращивания комплекса технических средств, реализаций цикла "путь книги", защиты доступа к данным для различных групп пользователей, вопросы надежности и удобства эксплуатации с точки зрения полезных традиций и правил библиотеки.

В работе А.В. Нестерова и др. (7) достаточно подробно говорилось об автоматизированных технологических картотеках (каталогах), создаваемых в цикле "путь книги", и о тех позитивных моментах по использованию информации и сокращению временных затрат цикла, которые обеспечиваются с внедрением АРМБ. Особый интерес с точки зрения создания АБИС представляет основная картотека (ОК), из которой в настоящее время в ручном режиме формируются генеральный алфавитный и систематический каталоги библиотеки. Тем более что именно процесс автоматизированного создания и ведения ОК по ряду причин (введение международного коммуникативного формата (МЕКОФ), результаты опытной эксплуатации АРМ комплектатора и др.) претерпел некоторые изменения. ОК формируется и редактируется на АРМБ в отделах каталогизации и, частично, систематизации (индекс ББК). Ввод информации во всех полях карточки, кроме поля "Библиографическое описание" (БО), осуществляется в режиме форматированного экрана с помощью текстового редактора, рассматриваемого в названной работе (7),

Расширенного функциями формально-логического контроля, осуществляемого по аналогии с описанным в статье (8).

Поле БО, в отличие от остальных полей карточки, характеризуется большим разнообразием библиографических элементов и сведений, регламентируемых ГОСТом 7.I-84, по которому составляется описание. Каждой области и каждому элементу БО необходимо поставить в соответствие конкретные поля "машинной" записи, удовлетворяющей требованиям МЕКОФа (ГОСТ 7.19-85) и используемой для загрузки сведений о документе в АБИС и для дальнейшей передачи магнитных носителей с этой информацией библиотекам сети и другим заинтересованным организациям.

Используя только те условные разделительные знаки (УРЗ), которые устанавливает ГОСТ 7.I-84 для печатного БО, это сделать невозможно, т.к. в качестве УРЗ используются знаки, которые в контексте БО могут встретиться как знаки препинания, знаки арифметических операций и др. Более того, между элементами одной области могут многократно использоваться одни и те же УРЗ, делающие невозможными формальное разделение элементов. Заменить все разделители на спецсимволы клавиатуры ЭВМ технически просто, но это резко затруднит работу каталогизатора.

Традиционным решением подобной задачи для многих библиотек является ввод библиографической информации в ЭВМ (или на машинный носитель) в режиме "вопрос - ответ". В этом случае, однако, только для монографического БО, например, таких вопросов может быть около 50-ти. Нетрудно оценить неоправдано высокие временные и психологические затраты, особенно если учесть, что обычно библиографические сведения на данный тип изданий содержат, в среднем, 12-15 элементов. Для многотомных и сериальных изданий эти затраты могут быть еще большими. С учетом обязательного для библиографирующей организации редактирования они могу еще возрасти.

Для того чтобы избежать отмеченных недостатков при формировании библиографических сведений основной карточки и ее электронного образа, была выполнена доработка программного АРМБ. Был создан новый текстовый редактор для формирования и редактирования БО, который наряду с функциями традиционного редактирования текста, отмеченными в (7), обладает принципиально новыми возможностями, обеспечивающими:

При этом потери времени, по сравнению с рассмотренным выше способом "вопрос - ответ", резко уменьшаются.

Разработанный текстовый редактор может быть настроен на любой вид документов, регламентируемых ГОСТом 7.I-84. Он программно контролирует структуру БО, на которую настроен, осуществляет формально-логический контроль порядка следования областей и элементов, присутствия обязательных элементов и условных разделителей в строгом соответствии с требованиями стандарта.

Редактор обеспечивает вхождение необходимых элементов БО в отдельные поля "машинной" записи в виде, согласованном с коммуникативным форматом по ГОСТу 7.19-85. Достигается это тем, что разделители БО состоят их двух частей:

  • условных разделительных знаков по ГОСТу 7.I-84, который отображается на экране монитора и выводится при печатании карточки на бумажный носитель;
  • "невидимой" его части, конкретное значение которой формулируется программно только в процессе ввода конкретного элемента БО. Естественно, что "невидимая часть" формируется только для разделителей тех элементов, которые интересуют нас с точки зрения использования в АБИС.

Кроме того, программа-редактор обладает широким набором непосредственно редакторских функций и позволяет легко осуществлять вставку, удаление областей и элементов БО, быстро перемещать курсор по УРЗ, сформировать "невидимую" часть разделителя в ранее введенной части текста и др. При всех режимах работы в верхней части экрана монитора высвечивается названия областей и элементов БО, информация о режимах работы (вставка, замена) и т.п.

Можно предположить, что рассмотренный подход формирования электронного каталога окажется полезным, если информация в ГПНТБ СО АН СССР будет поступать с помощью различных средств: на магнитных лентах ВКП или других информационных центров, на дискетах, по телефонным линиям связи или, наконец, от устройств фотосчитывания штриховых и буквенных цифровых кодов. ГПНТБ СО АН СССР начала работы и в этом направлении.

Таким образом, гибкая автоматизированная технология заполнения баз данных ГПНТБ СО АН СССР позволит решать одну из основных задач - задачу получения библиотечными работниками инструментария, соответствующего современным требованиям.

Литература

  1. Казачков Д.Л., Пушкарская Р.И. Автоматизированные библиотечно-информационные системы. - М.: ИПКИР, 1982ю - 55с.
  2. Единый порядок на разработку и развитие авт. Систем НТИ, - М.: ГКНТ, 1981.
  3. Каленов Н.Е., Новиков И.Ю. Принципы разработки МО автоматизированных библиотечных систем // Математическое обеспечение автоматизированных библиотечно-информационных систем: Межвед. сб. науч. тр. - Новосибирск, 1984. - С.72-79.
  4. Фрумин И.М. Библиотечное дело: Организация и управление: Учебник для библ. фак. ин-тов культуры и пед. вузов. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Книга, 1980. - С.20.
  5. Каленов Н.Е. Комплексная автоматизация информационно-библиотечных процессов в БЕН АН СССР// Состояние и пути совершенствования ИБО специалистов народного хозяйства: Мат. всес. науч.-техн. Совещ., Минск, 17-19 апр. 1098. - М., 1984. - С.105-107.
  6. Ростовцев В.М. Разработка и внедрение автоматизированных библиотечно-информационных систем // НТБ. - 1983. - N 9.- С.24-27.
  7. Нестеров А.В., Недодиров В.С., Курских В.И. Автоматизированное рабочее место библиотечно-информационного работника на микро-ЭВМ // Распределенные автоматизированные библиотечные информационные системы и сети. - Новосибирск: Изд. ГПНТБ СО АН СССР, 1986. - С.137-142.
  8. Павлов А.Н. Исследование проблем автоматизации подготовки вторичных документов // НТИ. Сер. 2. - 1986. - N 2. - С.17-19.