ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БИБЛИОТЕЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В АКАДЕМИЧЕСКИХ БИБЛИОТЕКАХ

Т.ЭТВЕРК

БИБЛИОГРАФИЧЕСКАЯ БАЗА ДАННЫХ ИНДИВИДУАЛЬНОГО НАЗНАЧЕНИЯ НА МИКРО-ЭВМ

В связи с ожидаемым широким распространением микро-ЭВМ возникает вопрос об их применении учеными и специалистами для хранения и оперативного поиска необходимой в их повседневной деятельности научно-технической информации (НТИ) непосредственно на обслуживающих их микро-ЭВМ. Это должно создать ученым и специалистам дополнительные удобства, освобождая их в некоторых случаях от необходимости обращаться через каналы связи к универсальным базам данных в больших ЭВМ, к картотекам больших библиотек, к разного рода картотекам, к справочной литературе и др.

В этом случае в микро-ЭВМ необходимо ввести как библиографическую, так и фактографическую информацию. Для этой цели можно применять как специализированное, так и универсальное программное обеспечение. Оба варианта имеют свои положительные и отрицательные стороны. При применении широко распространенного пакета прикладных программ универсального характера у потребителя отпадает необходимость изучать и запоминать правила обращения со специальными программами, созданными для обработки НТИ, и он может творчески применять уже имеющиеся знания. С другой стороны, всегда существует опасность, что универсальные средства слишком грубы для решения некоторых специфических задач обработки НТИ.

Библиографическая информация, хранимая в памяти микро-ЭВМ, должна по своей тематике соответствовать первоочередным интересам этого конкретного специалиста или их небольшой группы, для обслуживания которых данная микро-ЭВМ выделена. Другими словами, тематический диапазон базы данных, хранимой в микро-ЭВМ, крайне узкий, но по видам описываемых первичных документов, как правило, универсальный. Даже из рассматриваемого узкого тематического диапазона нет надобности вводить в ЭВМ всю мировую продукцию научно-технической литературы, как это в принципе должны делать базы данных массового потребителя, создаваемые на больших ЭВМ в крупных информационных центрах. В индивидуальную базу данных необходимо вводить только то, что хозяин базы считает, по меньшей мере, потенциально нужным. По экспертным оценкам объем такой базы находится в пределах нескольких тысяч библиографических записей, а скорость ее дополнения не превышает 2-3 документа в рабочий день.

Структура библиографических записей в базе данных индивидуального назначения может быть сравнительно простой, основную массу профессиональных тонкостей, применяемых библиографами, можно избежать. Количество библиографических данных должно удовлетворять принятым у нас требованиям к сведениям, приведенным в списках используемой при составлении какой-нибудь публикации литературы.

Введенные в индивидуальную базу данных библиографические записи можно дополнить разными личными примечаниями типа "хорошая логическая трактовка!" или "в желтой обложке", шифрами местонахождения первоисточника в личной библиотеке хозяина базы или его рабочей группы, лаборатории, а также в крупных библиотеках, записями о происхождении документа ("Получено от ОНТИ Минместпрома письмом N 34/1128 от 31 дек. 1986 года") и др. Отдельным файлом целесообразно было бы зафиксировать выдачу книг и др. источников из личной библиотеки хозяина базы данных, а также временное использование чужих книг.

Фактографическая информация, представляющая первоочередной интерес для небольшой группы специалистов, применяющей данную микро-ЭВМ, в большинстве случаев имеет довольно определенную структуру, т.е. описываемые объекты входят в какой-нибудь узкий класс изделий, оборудования и т.п. В связи с этим можно предполагать, что нахождение программных средств для их обработки на микро-ЭВМ не представляет особых трудностей.

Для выбора подходящего программного обеспечения для создания и использования индивидуальной библиографической базы данных на микро-ЭВМ были рассмотрены несколько широко распространенных в настоящее время пакетов прикладных программ. Было выяснено, что система обработки баз данных dBASE II удовлетворяет большинству требований на рассматриваемый класс библиографических баз. Отрицательной стороной этой системы является фиксированная длина элементов данных (автор, заглавие и т.д.), что, с одной стороны, создает неудобства при вводе очень длинных элементов записи, а, с другой, при вводе очень коротких элементов попусту тратится внешняя память. Этой трудности можно избежать применением систем редактирования текста, например пакета программ Wordstar. В этом случае по сравнению с dBASE II ухудшаются поисковые возможности. В пользу dBASE II говорит еще и возможность обработки этой же системой сведений о выдаче-возврате книг из библиотеки, а также фактографической информации.