ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БИБЛИОТЕЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В АКАДЕМИЧЕСКИХ БИБЛИОТЕКАХ

Я.Я. ДОКТОРОВ, Н.Е. КАЛЕНОВ

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА РЕГИСТРАЦИИ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ИЗДАНИЙ НА БАЗЕ ПКЭВМ "ИСКРА-226"

Одной из наиболее трудоемких задач, требующих большого объема технической работы в централизованных библиотечных системах (ЦБС) и крупных библиотеках, имеющих в своем составе много отделений, является регистрация поступлений изданий и их распределение между библиотеками или отделами.

В соответствии с установленными правилами на поступление издания должны быть составлены акты установленной формы - приходные и расходные акты, направляемые вместе с изданиями в соответствующие библиотеки (или сопроводительные документы при направлении изданий в отделения одной библиотеки). При этом фактически происходит большое дублирование работы, т.к. в приходные и расходные документы вносится одна и та же информация (причем, в расходные - столько раз, сколько адресатов должно получить данное издание).

В системе БЕН АН СССР такой "коэффициент дублирования" равен, в среднем, 9-ти и колеблется от 1 до 200 (БЕН АН СССР объединяет более 250 библиотек научно-исследовательских учреждений АН СССР).

Для сокращения затрат труда на подготовку приходно-расходной документации в автоматизированной системе БЕН АН СССР (АС НАУКА) на базе ПКЭВМ Искра-226 разработана технология регистрации и распределения изданий, поступающих в Библиотеку. Эта технология предусматривает однократный ввод в систему необходимой для подготовки приходных и расходных документов информации о поступившем издании с указанием сигл библиотек, для которых оно предназначено. Введенная информация накапливается на жестком МД ЕС-5400 и с помощью специальных программ распечатывается в виде приходных и расходных актов. Кроме того, в системе предусмотрен контроль за сроками обработки литературы (литература рассылается вместе с комплектами каталожных карточек, подготавливаемых в БЕН АН СССР).

Математическое обеспечение системы состоит из пакета прикладных программ, разработанных на базе известной системы ХДС (1). Этот пакет представляет из себя набор специальных, отдельных программ, предназначенных для выполнения определенных функций технологии, которая сведена к следующему:

  • регистрация издания во входном формате;
  • печать приходных актов;
  • распределение поступлений по сиглам библиотек;
  • печать расходных актов;
  • выдача сводных сроков обработки поступлений.

В указанных программах широко используется принцип меню, имеется удобный диалог, облегчающий работу неподготовленного пользователя за дисплеем, а также предусмотрена защита от возможных ошибок при регистрации изданий. Кроме того, в каждой отдельной программе имеется сервисная часть: чистка ненужных файлов - сигл и восстановление справочника о количестве записей в файле поступлений и их общей длины и др.

Опытная эксплуатация описанной системы показала, что время регистрации изданий, их распределения и печати актов сократилось в 2-3 раза при занятости на этой операции одного человека вместо трех - четырех при ручной обработке.

Литература

1. Голованов Е.И. Инструментальная интерактивная система ХДС // Проблемы информационных систем. - М. - 1986. - № 2ю - С.142-146 / МЦНТИ.