ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БИБЛИОТЕЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В АКАДЕМИЧЕСКИХ БИБЛИОТЕКАХ

В.ЗАХАРОВ, М.В.ЛЕВНЕР

ПРИМЕНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ЭВМ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНЫХ ПРОЦЕССОВ

Появление персональных клавишных ЭВМ (ПКЭВМ) знаменует собой начало нового этапа автоматизации информационно-библиотечной технологии. Компактностъ, малая энергоемкость, достаточно высокое быстродействие, возможность наращивания внешней памяти до сотен мегабайт, сравнительно невысокая стоимость и непритязательность к условиям внешней среды - эти характеристики определяют ПКЭВМ как инструмент, способный дать новое качество информационно-библиотечного обеспечения ученых и специалистов народного хозяйства, разрешить целый ряд технологических проблем, накопившихся в библиотечном деле.

В настоящее время в информационно-библиотечной практике определились три направления деятельности, где использование ПКЭВМ позволяет достигнуть нового уровня информационного обеспечения научных исследований, как за счет существенного улучшения сервиса, так и за счет принципиально новой организации работ внутри информационно-библиотечных служб, т.е. тех работ, которые остаются как бы "за кулисами" информационного обеспечения специалистов.

Первое направление - это информационная технология, связанная с обеспечением оперативного доступа специалистов к вторичной информации о научно-технических достижениях.

Эта технология имеет две стороны: первая - формирование библиографических и фактографических баз данных (БД) путем аналитико-синтетической обработки мирового потока публикаций, а также их пополнения за счет информационных ресурсов из других баз данных; вторая - обеспечение пользователям достаточно простого доступа и поиска необходимой информации в этих базах данных.

При использовании ПКЭВМ в первой части информационной технологии на их базе создаются автоматизированные рабочие места (AРM) информационных работников. При этом в автономном режиме, используя только возможности памяти ПКЭВМ, осуществляется аналитико-синтетическая обработка литературы, отбор, фактографических данных и формирование локальных баз данных, включающих информацию об обработанных документах. АРМ на базе ПКЭВМ предоставляет информационному работнику возможность пользоваться необходимыми ему справочными данными, хранящимися в устройствах внешней памяти ПКЭВМ (например, тезаурусами, словарями, рубрикаторами в т.д.). Информация из локальных БД может использоваться для пополнения в пакетном режиме основной базы данных, увеличивая объем хранимой там информации, актуализируя ее. Это может осуществляться либо по каналам связи с большой ЭВМ, либо с помощью машиночитаемого носителя. Такая технология позволяет, во-первых, не занимать канал связи с центральной БД во время процедуры обработки документов, освобождая тем самым канал для пользователей, а во-вторых, не занимать процессорное время большой ЭBМ в процессе обработки документов.

Но еще большие преимущества перед обычным дисплеем имеет ПКЭВМ для пользователя, в интересах которого ведется создание и актуализация баз данных. Используя ПКЭВМ в качестве интеллектуального терминала, пользователь еще до выхода в базу данных может на ПКЭВМ сформулировать запросы, описать перечень баз данных, в которых он хочет осуществлять поиск информации, и передать задание на автоматический поиск. Найденная информация может быть записана на устройствах памяти ПКЭВМ и использоваться для создания проблемно-ориентированных баз данных пользователя с целью их дальнейшего разнопланового использования. При этом время занятости канала связи с центральной БД сводится к минимуму, а пользователь получает возможность работать с персональной БД, которая может также пополняться данными, распространяемыми информационными службами на гибких магнитных дисках для ПКЭВМ. Т.е. отпадает необходимость в посреднике между ученым и информацией. Опыт такой работы имеется в целом ряде институтов АН СССР (например, Институте молекулярной генетики АН СССР (ИМГ), Институте химической физики АН СССР), где с помощью ПКЭВМ Искра-226 формулируются запросы, осуществляется выход в БД ВИНИТИ, выбирается требуемая информация и формируется проблемно-ориентированные БД научных работников. При этом персональные БД сотрудников ИМГ пополняются за счет получаемых из-за рубежа по подписке баз данных на гибких дисках.

Второе направление автоматизации информационно-библиотечной деятельности - это применение ПКЭВМ в библиотечной технологи. Основной целью здесь является освобождение высококвалифицированных специалистов от низкопроизводительных ручных операций и повышение за счет этого производительности труда, ускорение темпов предоставления печатных изданий ученым и специалистам. Достижение этой цели реализуется путем создания на базе ПКЭВМ автоматизированных рабочих мест библиотечных специалистов: АРМ комплектатора, АРМ каталогизатора, АРМ библиографа, АРМ редактора, АРМ диспетчера, АРМ кафедры выдачи литературы и т.д. Такие автоматизированные рабочие места обеспечивают локальную обработку информации непосредственно на месте ее возникновения. По данным библиотечных исследований 80% вновь создаваемой информации в технологических отделах библиотек необходимо для дальнейшего многократного использования в тех отделах, где она формируется. Автоматизированные рабочие места позволяют обеспечить локальную обработку и хранение информации непосредственно на месте ее возникновения.

Большая емкость внешней памяти ПКЭВМ позволяет не только осуществлять с помощью АРМ технологическую работу, но и обращаться в локальном режиме к справочным данным, необходимым для работы библиотечного специалиста.

Например, при работе на AРМ комплектатора иностранной литературы, решая вопрос о приобретении издания в фонд, специалист может получить информацию о спросе на литературу данной тематики, для каких библиотек это издание является профильным, какой партнер по обмену или торговый партнер мог бы помочь в приобретении этого издания, и т.д. и в случае необходимости получить на печатающем устройстве документ для заказа.

Такие локальные, автономные АРМ библиотечных работников реализуют в реальном времени локальную технологию, обеспечивают создание и поддержку необходимых для технологии локальных БД. Будучи связаны в сеть между собой и с большой ЭВМ, они в выделенные сеансы времени могут передавать созданную и накопленную информацию в БД большой ЭВМ или наоборот выбирать необходимую информацию для последующего использования локальном режиме. Кроме того, режим сопряжения различных ПКЭВМ как между собой, так и с большими машинами может осуществляться и на уровне машинных носителей.

В настоящее время созданные на базе ПКЭВМ AРМ библиотечных специалистов решают следующие задачи:

  • обработка и редактирование текстов, включая подготовку и выпуск указателей и каталожных карточек;
  • формирование массивов поступившей литературы с возможностью контроля выполнения заказов, пополнения машинного каталога библиотеки, выпуска бюллетеней новых поступлений, приходных и расходных документов;
  • создание и ведение различных локальных баз данных (о читателях, участниках библиотечной системы, партнерах по книгообмену и МБА, профилях комплектования участников системы и т.д.);
  • регистрация выдачи и контроль возврата изданий;
  • ведение деловых операций с партнерами (переписка, отбор предложений, рекламации);
  • библиографическое описание изданий.

Опыт этой работы на базе ПКЭВМ уже имеется в БЕН АН СССP, ГПНТБ СО АН СССР, ГПНТБ СССР, ЦНМБ. Причем реализация этих задач осуществляется в разных организациях на ПКЭВМ различных типов.

Например, в БЕН АН СССР, на базе ПКЭВМ Искра-226 функционирует автоматизированное рабочее место приемщика печатной продукции. Разработанное сотрудниками БЕН АН СССР специальное программное обеспечение позволяет библиотечному специалисту на своем рабочем месте формировать базу данных о поступивших в библиотечную систему книгах, проводить диспетчерские операция по распределению литературы между библиотеками институтов АН СССР. В ходе выполнения технологических операций библиотечный работник на экране ПКЭВМ может получать данные о полноте выполнения заказов книготоргами, осуществлять контроль подготовки каталожных описаний на поступившие издания, следить за сроками обработки литературы.

Конечным результатом работы на ПКЭВМ приемщика печатной продукции являются печатаемые на принтере ПКЭВМ бюллетени новых поступлений, приходные и расходные акты. Сформированная на рабочем месте локальная база данных о поступлениях может быть использована для создания машинного каталога библиотечной системы, реализуемого на базе ЕС ЭВМ. Разработанные в БЕН АН СССР программные средства позволяют осуществлять связь ПКЭВМ Искра-226 с ЕС ЭВМ на уровне машинного носителя (магнитной ленты).

Однако наращивание объемов и перечня, решаемых с помощью ПКЭВМ библиотечных задач ограничивается в настоящее время техническими возможностями устройств внешней памяти. Комплектация ПКЭВМ винчестерскими дисководами и использование их в режиме сети в перспективе снимет эти ограничения.

Третье направление - это использование ПКЭВМ в библиотеках для управленческой и организационной деятельности. Сoздание АРМ библиотечного руководителя предусматривает возможность создания локальных баз данных о деятельности различных подразделений библиотеки, сроках прохождения литературы в процессе ее библиографической обработки, использовании имеющихся в фондах изданий и т.д. При этом реализуются возможности осуществления перспективного, среднесрочного и оперативного планирования, контроля исполнения распоряжений, переписки и отчетности, анализа накопленной статистики, анализа кадрового состава, ресурсных возможностей и т.д.

Возможность этого аспекта деятельности настолько велик (особенно в централизованных системах библиотек), что при создании АРМ библиотечных специалистов предусматривается возможность обобщения текущих данных с целью актуализации БД руководителя.

Наряду с указанными основными направлениями деятельности в библиотеках нельзя упускать из виду возможности использования ПКЭВМ для обучения библиотечных работников. Причем специфика библиотек, где заняты специалисты в основном с гуманитарным образованием, заставляет вести процесс обучения по нескольким направлениям. Во-первых, непосредственно обучение работе с ПКЭВМ, во-вторых, обучение работе поисковой автоматизированной технологии, в-третьих, углублению понимания своей библиотечной профессии путем моделирования на ПКЭВМ различных технологических библиотечных процессов, возможных ситуаций, поиска научного взаимодействия в технологической цепи. Важным в процессе обучения является преодоление психологического барьера библиотечных работников к вычислительной технике.

Массовый выпуск ПКЭВМ различных типов, огромный спектр задач, который возможно разрешать с помощью ПКЭВМ в библиотеках, отсутствие типовых программных средств, позволяющих решать стоящие задачи, привели к тому, что в различных организациях приступили самостоятельно к решению на ПКЭВМ тех или иных задач. В настоящее время уже накоплен значительный опыт по использованию ПКЭВМ для решения отдельных информационно-библиотечно-управленческих задач, по обучению библиотечных специалистов работе на ПКЭВМ.

Однако успешное массовое внедрение ПКЭВМ в практику работы библиотек возможно лишь при обобщении уже накопленного опыта, разработке типового прикладного математического обеспечения. Такая работа предупредила бы дублирование работ в различных организациях, позволила скоординировать действия заинтересованных информационно-библиотечных служб. С этой целью, начиная с 1985 г., Библиотека по естественным наукам АН СССP проводит раз в два года конференцию по вопросам использования мини - и микро-ЭВМ в информационно-библиотечных процессах, где обобщается опыт по новым разработкам технологи, математического обеспечения для ПКЭВМ, определяются новые конкретные задачи в этой области.

Кроме того, в СССР ведутся работы по созданию и развитию Государственной автоматизированной системы НТИ. Одной из компонент этой работы является выполнение задания по автоматизации библиотек.

В процессе реализации этого задания рабочей группой главных конструкторов автоматизированных систем библиотек принято решение по созданию базы данных об имеющихся в настоящее время и планируемых разработках технологических и проектных решений, использующих ПКЭВМ. Эта база данных будет также содержать информацию о разработанных программных средствах для ПКЭВМ и путях распространения технологий и математического обеспечения.