ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА И УПРАВЛЕНИЯ БИБЛИОТЕЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКИМИ ПРОЦЕССАМИ

А.Л.КИСЕЛЕВА

УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ ОСНОВНЫХ БИБЛИОТЕЧНЫХ ПРОЦЕССОВ В ГПНТБ СО АН СССР

Одним из основных условий успешного функционирования любой библиотечной системы является рациональная организация производственного процесса и обеспечение контроля за соблюдением технологической дисциплины на всех его участках.

Чем крупнее библиотека, тем целесообразнее создание специальной централизованной внутрибиблиотечной системы контроля и регулирования потока новых поступлений литературы, сроков его обработки, оперативности и полноты удовлетворения читательских запросов. Данная система должна строиться на двух уровнях: внутриотдельском ( по горизонтали), осуществляемом заведующим отделом, руководителями секторов, группой НОТ, и межотдельском (по вертикали) - по основным технологическим циклам "путь книги", "путь требования" и "путь справки".

Для осуществления централизованного управления технологическими процессами, их планового совершенствования, контроля и принятия мер по повышению качества выполняемых работ в некоторых научных библиотеках организованы специальные отделы и сектора (например, технологический отдел в ГБЛ, организационно-технологические отделы в БЕН АН СССР, ГПИБ РСФСР, научно-технологический сектор отдела научно-исследовательской и методической работы в ГПНТБ СО АН СССР - НТС ОНИМР), наделенные соответствующими правами и обязанностями (1-6).

В функциональные обязанности НТС ОНИМР ГПНТБ СО АН СССР входит: разработка технологической документации межотдельского характера, контроль за соблюдением технологической дисциплины на основных библиотечных циклах "путь книги" и "путь требования", анализ обоснованности отказов читателям и абонентам, учет и анализ выявленного брака, контроль за внедрением стандартов СИБИД в отделах, организация работы по нормированию труда, рационализация и совершенствование межотдельских технологических циклов.

Межотдельские технологические циклы "путь книги" и "путь требований" в каждой библиотеке организованы по своему в зависимости от площадей библиотеки, размещения отделов, их структуры, уровня механизации и автоматизации библиотечно-библиографических процессов. Внедрение автоматизации в библиотечные процессы по существу только начинается, без этого невозможна дальнейшая качественно новая их организация. Но, как известно, автоматизация внедряется не на всех библиотечных процессах, а там, где это наиболее целесообразно и эффективно. Вероятно, многие библиотечные процессы и в дальнейшем будут выполняться традиционно.

В библиотеках не прекращается постоянный поиск путей сокращения сроков обработки новых поступлений от момента их получения до расстановки на полках и повышения качества и оперативности обслуживания читателей и абонентов.

В ГПНТБ СО АН СССР в последние годы предпринимались меры по сокращению "пути книги" за счет уменьшения межоперационного времени обработки, увеличения количества изданий, обрабатываемых без ожидания карточек ВКП, сокращения сроков тиражирования карточек и другие, но общий путь обработки печатных изданий остается все еще большим - 34 рабочих дня. Проведенный анализ традиционного межотдельского цикла "путь книги" дал возможность выявить нереализованные резервы для его совершенствования за счет выпрямления имеющихся технологических "петель", устранения нерационального дублирования, уточнения передаточных и конечных операций и процессов по всему маршруту обработки изданий. Подготовлен и проведен эксперимент по сокращению "пути книги" до 20 дней. Но и этот срок не предел. В ГБЛ, например, благодаря новой технологии обработки контрольного экземпляра, срок обработки удалось сократить с 20 до 5 дней, в результате чего через неделю после поступления изданий в библиотеку ими уже могут пользоваться читатели.

Система направления изданий в фонды в ГПНТБ СО АН СССР имеет свои особенности. Так, с 1966 года обязательный экземпляр ВКП поступает в научные читальные залы. Это привело к изменению "пути читателя" в библиотеке. Читатели, как правило, начинают поиск нужных изданий по каталогам на подсобные фонды залов. Сведения о местонахождении того или иного издания содержится в читательском алфавитном каталоге. При отделе обслуживания есть группа приема требований на литературу из фондов основного книгохранения, доля этой литературы в общей книговыдаче по библиотеке составляет примерно третью часть.

Направление ОЭ в фонды читальных залов имеет свои положительные и отрицательные стороны: положительно, что в подсобных фондах научных читальных залов сосредоточивается с максимальной полнотой новая литература, соответствующая информационным запросам читателей; отрицательно - возникновение необходимости перенаправления требований из отдела книгохранения на фонды читальных залов, усложнение ведения СБА. Серьезной проблемой в связи с этим является сокращение нерациональных затрат времени читателей в библиотеке.

Сложность библиотечной технологии, повышение эффективности управления библиотечно-библиографическими процессами требует своевременного обеспечения библиотеки всей необходимой организационно-регламентирующей и инструктивно-методической документацией. По межотдельским циклам такими документами прежде всего являются общебиблиотечные инструкции "Путь книги в процессе обработки", "Путь требований читателей, абонентов и отделов библиотеки", "Работа с отказами", "Инструкция по выявлению, предъявлению и учету брака в работе".

В ГПНТБ СО АН СССР разработку данных документов осуществляет научно-технологический сектор ОНИМР совместно с отделами библиотеки. Помимо этих документов в каждом структурном подразделении разрабатываются локальные технологические инструкции и памятки, конкретизирующие работу на местах.

Очень важно создать в библиотеке определенную систему работы с документами. Межотдельские и внутриотдельские технологические инструкции не должны взаимоисключать друг друга. Поэтому технологические инструкции, разрабатываемые непосредственно в отделах, в обязательном порядке должны согласовываться в научно-технологическом секторе или другой подобной службе. Кроме того, целесообразно создание сводной картотеки организационных и технологических документов, регламентирующих работу библиотекаря.

В целях координации и упорядочения работы с документами в 1984 году в Библиотеке разработано "Положение о порядке разработки и утверждения организационно-нормативных и инструктивно-методических документов в ГПНТБ СО АН СССР".

Контроль за соблюдением технологической дисциплины непосредственно связан с работой по выявлению, предъявлению и учету брака в работе. Определены основные объекты и узлы контроля на основных технологических линиях. Технологи проверяют соблюдение установленных сроков выполнения требований читателей и абонентов, пользования литературой, возврата изданий абонентами, доработки читательских требований; проверяются регламентированные сроки обработки литературы и расстановки карточек в каталоги, сроки тиражирования карточек, списания и восстановления утерянных изданий и т.д.

Ежедневно проверяется обоснованность отказов читателям на запрашиваемые издания. Все другие проверки проводятся периодически в соответствии с планами работы НТС ОНИМР, но не реже одного раза в квартал. По результатам проверок составляются справки, которые обсуждаются на методических советах проверяемых отделов и оперативных совещаниях по качеству при заместителе директора Библиотеки. В отделах по результатам проверок принимаются оперативные меры по устранению выявленных недостатков и строгому соблюдению утвержденных регламентов работ. Технологи принимают меры по ликвидации нарушений и сбоев в межотдельских технологических циклах.

Сотрудники научно-технологического сектора, поскольку они принимают непосредственное участие в разработке общебиблиотечных инструктивных документов, являются арбитрами при решении спорных технологических вопросов между отделами. Учет брака на межотдельских процессах централизован. Все книги по учету брака, допущенные в отделах, находятся в научно-технологическом секторе. И если при предъявлении брака одного отдела другому стороны не достигают соглашения, решающее слово о наличии брака остается за технологом.

Централизованный учет ошибок, нарушений и отклонений от принятой технологии, на наш взгляд, необходим. Этим достигаются две цели: фиксация, учет действительно допущенного брака и получение общей картины типичных ошибок, сбоев в технологии для принятия оперативных мер по устранению и по их предупреждению. Но данная система требует дальнейшего совершенствования.

Брак в работе подразделений Библиотеки в зависимости от характера нарушения принятых регламентов подразделяется на 3 категории:

I категория - ошибки в работе, непосредственно отразившиеся на сроках и качестве обслуживания читателей и межотдельских технологических циклов.

II категория - ошибки в работе, вышедшие за пределы отдела, но непосредственно не отразившиеся на сроках и качестве обслуживания читателей и межотдельских технологических циклах;

III категория - так называемый "внутренний брак" - ошибки в работе, не вышедшие за пределы отдела или своевременно исправленные. Брак третьей категории тоже подразделяется по сиепени значимости и записывается сотруднику, допустившему его (в тетрадь "внутреннего брака" подразделения).

В соответствии с условиями социалистического соревнования Библиотеки за брак в работе отделам снижается оценка по разделу НОТ. Оценка труда, как известно, является эффективным стимулирующим средством для повышения его качества. В отделах Библиотеки в 1983 году разработаны качественные показатели труда, направленные на повышение уровня наиболее важных работ: сокращение регламентированных сроков обработки изданий, отказов "нет на месте" по сравнению с предыдущим годом, увеличение книговыдачи иностранной литературы и т.д. Для каждого качественного показателя определены соответствующие нормативные повышающие или понижающие коэффициенты. Качественные показатели по условиям соцсоревнования учитываются в разделе "Основные показатели производственной работы отделов".

Уже почти десять лет ежегодно в ГПНТБ СО АН СССР проводятся "Дни качества" - это одна из форм общественного контроля за качеством выполняемых производственных процессов с целью повышения уровня библиотечно-библиографического обслуживания ученых и специалистов. "День качества" может проводиться как локально - в рамках одного отдела, так и при участии сотрудников научно-технологического сектора по межотдельским циклам.

В "Дни качества" по межотдельским технологическим циклам проверяется соблюдение установленных сроков и качества обработки изданий на этапах их прохождения в отделах, выполнение требований читателей и абонентов, погрешности в самой технологии процессов, В плдобные дн, организуемые в отделах, анализируется выполнение конкретных работ. Например, в отделе МБА: обрботка запросов, перенаправляемых по координации, анализ запросов, отправляемых абонентам н уточнение; в отделе комплектования отечественной литературы: проверка оперативности и качества первичной обработки ОЭ, проверка правильности заказов дублетных экземпляров; в отделе книгохранения: обоснованность отказов читателям, проверка соблюдения сроков пользования литературой из отдела книгохранения в читальных залах и т.д. Проведение дней качества обеспечено специальной документаций: положением и методическими рекомендациями. Каждое подразделение Библиотеки, исходя из особенностей своей работы, разрабатывает частную методику проведения "Дня качества" в своем отделе. По результатам их проведения составляются справки, один экземпляр которых передаетсяв целях контроля за выполнением решений в научно-технологический сектор отдела научно-исследовательской и методической работы. Проведение дней качества поощряется при подведении итогов социалистического соревнования в коллективе Библиотеки.

Помимо дней качества практикуются "оперативки качества" как в отделах, так и на общебиблиотечном уровне. Такие "оперативки" призваны разрешать всевозможные технологические неувязки и сбои в ходе процессов обработки изданий ивыполнения требований, отрицательно влияющие на их качество. Оперативные совещания по вопросам качества межотдельского характера проводятся периодически (про мере необходимости) при заместителе директора Библиотеки по научной работе. Подготовку вопросов к таким совещаниям осуществляют сотрудники научно-технологического сектора, они же контролируют выполнение решений данных совещаний.

Наряду с общепринятыми и обязательными в масштабах Библиотеки видами контроля за качеством в некоторых отделах осуществляют свои, специфические формы контроля за выполнением работы. Так, например, признана эффективной применяемая в отделе систематизации форма контроля за качеством, называемая "приемом-защитой" систематического каталога (7). Есть свои особенности внутреннего контроля и в других отделах.

В течение трех последних лет в ГПНТБ СО АН СССР ежегодно проводится конкурс "За повышение эффективности и качества библиотечного труда". Данный конкурс является средством развития научного творчества, изобретательства и рационализации и одной их форм социалистического соревнования в коллективе Библиотеки.

Основным критерием оценки поданных на конкурс предложенийявляется степень их эффективности:

  • сокращение сроков выполнения работ без снижения их качества;
  • экономия рабочего времени за счет лучшей организации производства (совершенстврвание технологических процессов, внедрения механизации, автоматизации и т.п.), научной организации труда (улучшения разделения и кооперации труда, его нормирования, организации рабочих мест, рационального использования площадей и др.);
  • развитие новых направлений и функций информационной деятельности и новых перспективных технологий, эффективность которых проявляется не всегда сразу;
  • выполнение новых задач за счет выявления резервов рабочего времени, экономии и бережливости при использовании материалов, электроэнергии, денежных средств;

Конкурсная комиссия учитывает также личный творческий и трудовой вклад авторов предложения, значения их нововведения для выполненияплана работы и социалистических обязательств отдела и всей Библиотеки, возможности использования его в других отделах, на других участках. Комиссия обращает особое внимание на необходимостьпоощрения инициативы молодых сотрудников.

Важнейшая задача конкурса - воспитывать у сотрудников Библиотеки творческое отношение к труду, стремление активно содействовать повышению эффективности работы. В первый год для участия в конкурсе от отделов было отобрано 6, во второй -10, в третий - 7 рационализатроских предложений по улучшению своей работы. В соответствии с Положением о конкурсе ежегодно определяются три призовыз места с выделением денежных премий авторам лучших предложений, внедренных в практику работы отделов за последние два года. Так, были присуждены призовые места научно-библиографическому отделу за внедрение новой пргрессивной технологии составления библиографического указателя "Экстракция. Ионный обмен" в частично автоматизированном режиме, отделу комплектования отечественной литературы - за совершенствавание системы централизованного комплектования ведомственных изданий, отделу каталогизации - за рационализацию пути обработки микрофильмов и т.д. Участие отдела в конкурсе учитывается при подведении итогов соцсоревнования за год. Все эти меры, на наш взгляд, стимулируют в отделах поиск путей повышения эффективности и качества труда, создают творческую атмосферу соревнования в коллективе.

Вопросы управления качеством библиотечных процессов нельзя решать изолированно от их совершенствования, качесвенного обновления, реорганизации в соответствии с требованиями сегодняшнего дня и уровня развития техники на современном этапе.

Автоматизация библиотечных процессов начинается с глубокого и детального их изучения и выводв о целесообразноси перевода в автоматизированный режим.

Следует отметить, что организация многих библиотечных процессов, выполняемых в традиционном режиме, нередко далека от оптимальной и имеет резервы для совершенствования даже без автоматизации. Инерционность каждодневного выполнения одних и тех же операций не всегда позволяет проследить во всех деталях организацию всего процесса в целом и, следовательно, увидеть все ее погрешности.

Целесообразно проводить специальную работу по изучению технологии библиотечных процессов с целью ее оптимизации. В ГПНТБ СО АН СССР с 1983 года ведется подробное исследование. Первый этап данной работы заключался в операционно-технологическом анализе выполняемых производственных процессов в отделах и закончился составлением технологичекой картотеки на выполняемые процессы в каждом из них.

Технологические картотеки содержат перечень всех трудовых процессов функциональных отделов Библиотеки в той последовательности, в которой они выполняются. Это дает возможность увидеть все процессы в целом, а также место каждого в общем производственном цикле, проанализировать технологическую целесообразность того или иного процесса, операции, выявить наличие неоправданного дублирования и т.д. Технологические картотеки могут быть использованы в разных целях: как основа для углубленной аналитической работы по совершенствованию выполняемых процессов, для уточнения их номенклатуры, в целях нормирования, как пособие для обучения новых сотрудников.

Первый этап подтвердил полезность препринятого анализа, дал возможность проследить и выстроить всю разветвленность и взаимосвязь операций и их элементов в каждом конкретном технологическом процессе.

В настоящее время в Библиотеке осуществляется работа по второму этапу данного комплексного исследования. Он заключается в составлении блок-схем на все библиотечные процессы. Блок-схемы описывают систему в визуальной форме и в динамике, что позволяет представить ее по всей сложности. Логические блок-схемы как никакое другое графическое изображение выявляют параллелизм, дублирование работ, нелогичность звеньев производственного процесса. Оптимально организованный и отлаженный библиотечный процесс создает предпосылки для качественной работы. Грамотно составленные блок-схемы библиотечных процессов и циклов послужат хорошей основой для их дальнейшей автоматизации.

Исследование по оптимизации библиотечно-библиографических процессов наряду с разработкой операционно-технологических картотек и блок-схем включает работу по унификации и стандартизации процессов, совершенствованию нормирования и всей технологической документации Библиотеки. Участвуют в работе сотрудники всех должностных уровней, общее руководство исследованием осуществляет отдел научно-исследовательской и методической работы.

Список использованной литературы

  1. Ермолаева Л.А. Управление межотдельскими технологическими процессами в ГБЛ. - В кн.: Проблемы совершенствования управления библиотекой. Тр. ГБЛ. Т.20, М., 1984, с.68-73.
  2. Грайданс Е.М., Перцев И.Б. Комплексная система управления качеством труда в действии / Из опыта работы библиотек Львовской обл. / - В кн.: Актуальные вопросы библиотечной работы. М., 1984, с.141-149.
  3. Батенко А.И., Дорощенко Г.И. Совершенствование технологических процессов. - НТБ, 1983, N 9, с.22-24.
  4. Сенокосова Н.М. Проблемы управления качеством библиотечного и библиографического труда в ЦБС. - В кн.: Проблемы развития отраслевой библиографии. М., 1983, с.41-51.
  5. Составление и использование систематизированного свода сведений о библиотечных операциях: Метод. рекомендации / Гос. публ. б-ка им. М.Е.Салтыкова-Щедрина. Л.: 1981, Вып. 1. 52С.
  6. Составление и использование систематизированного свода сведений о библиотечных операциях в централизованной библиотечной системе. : Метод. рекомендации / Гос. публ. б-ка им. М.Е. Салтыкова-Щедрина. Л.:1982, Вып. 2. 48С.
  7. Колесникова З.П., Медведева Т.И. Внедрение критериев оценки качества в практику редактирования систематического каталога ГПНТБ СО АН СССР. - В кн.: Оптимизация информационно-поисковых качеств справочного аппарата библиотеки: Сб. науч. тр. / ГПНТБ СО АН СССР. Т.50. Новосибирск,1982, с.25-36.