ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА И УПРАВЛЕНИЯ БИБЛИОТЕЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКИМИ ПРОЦЕССАМИ

Н.А.ТРОЯН, М.В.РОЖКОВА

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ В РАБОТЕ БИБЛИОТЕКИ ИНСТИТУТА ТОЧНОЙ МЕХАНИКИ И ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ АН СССР

Ускорение внедрения отечественных и зарубежных научно-технических достижений, передового опыта и решения задач, стоящих перед Институтом точной механики и вычислительной техники АН СССР (ИТМ и ВТ) в значительной степени зависят от уровня комплектования, полноты и оперативности удовлетворения информационных запросов ученых и специалистов. Задача библиотеки - сделать книги и журналы максимально доступными, сократить сроки между поступлением новой литературы в библиотеку и получением ее читателями, не ограничиваться только своими фондами при обслуживании читателей.

Для выполнения этой задачи библиотеки все шире используют в своей работе технические средства, включая и ЭВМ.

Библиотека ИТМ и ВТ с 1976 года начала применять вычислительную технику в информационной работе.

С помощью созданной в Институте сервисной диалоговой системы "Джин" проводится оповещение пользователей о новых поступлениях в библиотеку. Имеется специальный блок "Библиотека", войдя в который можно получить информацию о новых поступлениях книг, журналов, препринтов, авторефератов в библиотеку; иностранных книг - в БЕН АН СССР (на основании бюллетеня "Новые поступления в БЕН АН СССР"). Периодическое обновление информации производится с помощью диалоговой системы "Димон", в которой заведен ряд текстовых массивов (файлов) с соответствующим содержанием. Ввод информации осуществляется с помощью терминала. Как только вводится новая информация, меняется дата ввода данного файла, что дает возможность сориентироваться читателю.

Если раньше в файле "новые поступления книг" вводились лишь книги по основной тематике Института (не включались учебные пособия, общественно-политическая и популярная литература), то теперь вводится вся полученная литература, делаются распечатки, которые затем подшиваются в специальные папки и выставляются в читальном зале, а также посылаются в филиалы Института. Это дает возможность с 1986 года отказаться от выпуска "Бюллетеня новых поступлений", на издание которого в год уходило 36 рабочих дней. На ввод литературы в ЭВМ и распечатки уходит в среднем 12 дней. Таким образом, увеличивается оперативность и значительно экономится рабочее время (24 дня).

С конца 1984 года был введен файл "БЕН", куда вводятся новые иностранные книги, получаемые БЕН, делаются распечатки, предоставляемые читателям. Раньше эта информация давалась в "Бюллетень новых поступлений". Затем было решено создать картотеку, однако на это уходило много времени, да и информация была далеко не оперативна. С введением файла "БЕН" получается значительный выигрыш в оперативности и экономии рабочего времени (3-5 дней в году).

С 1982 года библиотека использует в информационной работе сигнальную информацию ВИНИТИ.

На первом этапе в соответствии с тематикой Института представителями лабораторий была проведена разметка рубрикатора ВИНИТИ. В результате был создан рубрикатор по вычислительной технике.

По этому рубрикатору БЕН с помощью АС НАУКА производит выборку документов из текущего выпуска СИ ВИНИТИ и передает эту информацию ИТМ и ВТ в записи на магнитной ленте, которая после соответствующей обработки загружается на магнитные диски постоянного состояния.

Работа с СИ осуществляется средствами специально созданной для этой цели системы СИГНАЛ, являющейся подсистемой разработанной в Институте сервисной системы ДЖИН.

Пользователи этой системы могут просматривать поступившие документы на экране терминала или распечатывать эти документы на бумаге.

Выпуски СИ содержат только библиографическое описание книг, научных статей, патентов. Выборка материалов ведется по следующим параметрам: РУБРИКА. ФОРМАТ. КОЛИЧЕСТВО. ПУНКТЫ. ДОКУМЕНТЫ. ОБРАЗЦЫ. ВЫПУСК. КАТАЛОГ. ДОПОЛНЕНИЕ.

По параметру ФОРМАТ определяется формат выданной сигнальной информации. Существует пять форматов:

  • сокращенный (автор, название работы);
  • нормальный (автор, название, источник и др.);
  • служебный (все информационные поля ВИНИТИ);
  • карточный (в виде библиографических карточек);
  • требование (для заказа литературы через библиотеку).

Если формат не указан, то выдается нормальный формат. Карточки и требования выдаются только на АЦПУ.

По параметру КОЛИЧЕСТВО выдается количество документов по указанным рубрикам.

По параметру ПУНКТЫ и ДОКУМЕНТЫ производится выборка информации по номерам документов. Последовательные номера пунктов указываются перед каждым документом. Номера документов выдаются в форматах "Служебный", "Карточный", "Требование".По параметру ОБРАЗЦЫ выдаются документы по контексту в соответствии с перечисленными в скобках образцами. Например: БИС АНГ. Выдаются документы на английском языке по большим интегральным схемам.

По параметру ДОПОЛНЕНИЕ производится выборка документов, в названия которых (оригинальное русское или переводное на русский язык) входит указанное в скобках понятие, образованное отдельными словами или словосочетаниями (существительными, прилагательными, числительными), при этом падеж слов, образующих понятие, несущественен, поскольку поиск ведется по основам слов. Числительные записываются в цифровом виде. Например: (диалоговые системы на естественном языке), фор (сок). По этому приказу будут выбраны документы, в которые одновременно входят понятия "диалоговые системы" и "естественный язык".

По параметру КАТАЛОГ осуществляется просмотр каталога всех имеющихся выпусков с указанием физических мест их хранения на магнитных носителях.

Просмотр на экране терминала можно вести в сокращенном формате, по которому выдается только автор и название работы (быстрый просмотр), и в нормальном формате, который дает полное библиографическое описание.

В распечатках документы выдаются либо в виде библиографических карточек (карточный формат) либо в виде требований, по которым пользователь заказывает интересующие его документы через библиотеку.

Для более полного удовлетворения информационных потребностей специалистов Института библиотека проводит отдельную работу. Всеми лабораториями размечен рубрикатор и в соответствии с этим оформляется заказ. С приходом каждого нового номера СИ выводятся материалы, и распечатки направляются соответствующим абонентам на просмотр и разметку. По истечении определенного времени абоненты возвращают распечатки, сделав пометки: заказать копию документа; интересный документ; документ знаком по другим источникам; просмотреть реферат в РЖ. (Возможность просмотра реферата появилась с 11 ленты 1983 года, когда стали указывать в каждом документе номер реферата).

Полученная от абонента обратная связь фиксируется в специальной тетради, а документы, против которых помечено "заказать копию", выдаются в печать в виде требований.

Эти требования тщательно проверяются в библиотеке по каталогам, а также в отделе научно-технической информации по картотекам ксерокопий ГПНТИ, ВИМИ и др. При наличии заказанных документов в фонде библиотеки и в ОНТИ они сразу же выдаются абонентам. В противном случае оформляется заказ через БЕН АН СССР (требования отправляются в БЕН). Исключение составляют документы, содержащие информацию о целых книгах, а не отдельных статьях. В этом случае заказ сразу же оформляется по МБА.

Обратная связь из БЕН поступает в библиотеку в виде машинных распечаток (листов), на которых имеются пометки следующего содержания:

  • отсылка на Институт, в библиотеке которого имеется данный документ (в этом случае оформляется заказ по децентрализованному МБА);
  • отметка о наличии документа в БЕН и заказа с него копии;
  • отказы "В БЕН, сети нет" (иногда указывается - см. ГПНТБ, ВИНИТИ и др.). В этом случае задача библиотеки - достать источник.

С абонентами постоянно проводятся беседы, имеющие цель полнее выполнить их запросы в максимально короткий срок. Они неоднократно корректировали рубрики (от некоторых отказались, дополняли, дробили), вводили новые ключевые слова.

Для определения эффективности нашей работы, помимо бесед с абонентами, было решено провести анализ работы по ИРИ на магнитных лентах за два года (1983-1984 гг.). Нас интересовали полнота, оперативность, использование фонда, экономия времени и т.д.

Анализ проводится на основе требований, а также на основе записей в тетради учета.

Всего за два года абонентами было заказано 1044 (4,2% от всей информации), из них 166 патента. Заказы на патенты передавались в патентный отдел, а затем совсем перестали приниматься.

В фонде библиотеки, ОНТИ найдено 170 документов, из них 66 отечественных и зарубежных журналов (13 на микрофишах), 8 документов - материалы конференций, симпозиумов (ксерокопии ОНТИ). Таким образом, 17 % запросов удовлетворено за счет материалов, имеющихся в фонде.

Большим спросом пользуются следующие названия журналов:

Computer Design, Datamation, Electronics, SIGPLAN Noties и др.

Из журналов, переведенных на микрофиши, пользуются спросом такие, как: Applied Optics, IEEE Spectrum, Inter Elecron.

Тот факт, что часть запросов по Сигналу удовлетворяется за счет фонда библиотеки, говорит о недостаточной оперативности системы в целом. Ленты приходят со значительным опозданием, тем самым не оправдывая само название " сигнальная информация". Но с другой стороны, сосредоточение нужной читателю информации в одном месте и возможность просмотра имеющейся в фонде литературы, которая в свое время по каким-либо причинам прошла мимо него, имеет важное значение. Это дает возможность эффективнее использовать свой фонд, а также выявит нужную читателям литературу, отсутствующую в фонде библиотеки.

Запросы, неудовлетворенные за счет фонда, отправляются в БЕН. Всего было 758 запросов, получено 188 копий (18%).

Среди ксерокопий, полученных по заказам из БЕН, большое место (156 копий) занимают статьи из зарубежных журналов, в частности следующих названий: Electronic Design, Bell System Technical Journal, Computer Communication Review, International Journal of Computer and Information Sciences.

Значительно меньше получено материалов конференций и копий статей из книг (иностранных) - 25 копий.

Много запрашиваемых документов отсутствует и в фонде БЕН. Например: Electronic Application News, Mini-Micro System, Lecture Notes Computer Sciense.

На эти источники приходится отказ - "В БЕН, сети нет". Такие документы заказываются по МБА, но заказы выполняются долго, порой до трех и более месяцев.

Некоторые источники имеются в системе академических библиотек, однако часто из этих библиотек приходят отказы по причине "занято" или "закреплено за читальным залом". Здесь хотелось бы отметить не всегда деловой подход: не следует делить читателей на своих и чужих. Необходимо шире предоставлять свои фонды читателям.

Лишаясь первоисточников, читатели стали терять интерес к информации, и перед библиотекой встал вопрос, как полнее обеспечить читателей первоисточниками в максимально короткий срок.

С конца 1983 года на материалах СИ стали отмечать номер реферата в РЖ. Это дало возможность заказывать копии непосредственно через ВИНИТИ. Гарантия получения копий нужных материалов стала достаточно высокой. Особенно важно, что в ВИНИТИ имеются материалы конференций, труды симпозиумов, а также многие нужные журналы, отсутствующие в фонде БЕН.

Таким образом, нам в основном удалось решить проблему с первоисточниками.

С первой ленты 1982 года создается банк данных по вычислительной технике. Сейчас в записи на магнитных лентах хранится 40 выпусков, что составляет около 45 тыс. документов. Это дает возможность по мере необходимости вести ретроспективный поиск. В связи с тем, что литература по вычислительной техники быстро устаревает, определен срок хранения лент -5 лет.

Библиотека постоянно ищет новые пути для более полного использования СИ. С конца 1984 года стали делать отдельные распечатки конференций и симпозиумов, тематических подборок по языкам программирования и запоминающим устройствам.

Используя возможности системы Сигнал ретроспективного поиска информации, эти распечатки выведены по ранним выпускам, продолжается работа по их выводу из вновь поступивших лент. Распечатки подшиваются в папки и выставляются в читальном зале, где читатели в любое время могут с ними ознакомиться и на интересующий документ оформить заказ (при желании читатели могут сами вывести нужную им информацию непосредственно на экран терминала).

Что же в итоге дает работа на ЭВМ с СИ ВИНИТИ?

  1. Несмотря на то, что СИ приходит позднее РЖ, она позволяет значительно повысить уровень обслуживания читателей: ведет к сокращению и повышению полноты поиска интересующей информации, что дает возможность быть в курсе нового в мировой науке. Раньше информация давалась на базе фонда библиотеки и ксерокопий статей БЕН и, конечно, была далеко не полна. Ретроспективные, да и текущие библиографические указатели очень запаздывают и не могут в поной мере отвечать на вопросы, которые необходимо быстро решать. Особенно это относится к технике, где информация через 1-3 года устаревает.
  2. Эффективнее использовать фонды:
  • активнее использовать свой фонд, эффективнее работать с микрофишами. Несмотря на еженедельные информационные просмотры, организуемые библиотекой, происходит утечка информации. Об этом говорят 17% запросов по СИ, удовлетворенных из фонда библиотеки;
  • шире использовать фонд БЕН (18% материалов выдано из БЕН);
  • наладить деловые контакты с ВИНИТИ (25% материалов получено из ВИНИТИ в виде копий статей);
  • интенсивнее использовать фонд иностранной литературы.
  1. Улучшить работу по комплектованию фонда путем более тщательного просмотра тематических планов комплектования, пересмотра репертуара отечественных и зарубежных журналов, выявлению лакун и др.
  2. Использовать банк данных (ретроспективный поиск) при появлении запросов на новые темы.
  3. Выявить ресурсы. Вывод и распечатка информации по тематическим подборкам дали возможность не вести роспись статей, что занимало значительное количество времени. Например: за семь месяцев (7 лет) выведено по языкам программирования 156 документов, по ЗУ - 776 документов. На это затрачено около 6-ти часов. На роспись этих документов должно быть затрачено 77 часов. Резерв времени в данном случае - 71 час. Но так как такое количество документов ранее не расписывалось, то в среднем резерв времени - 30 часов.

По всем процессам, связанным с ЭВМ, экономится в год около 25 рабочих дней, а это очень большое подспорье, когда много текущей работы, мало рабочих рук, когда нужно освободить сотрудника и для творческой деятельности.

Большинство сотрудников библиотеки может работать с терминалом (в 1985 году библиотека получила свой терминал). Сотрудники получают моральное удовлетворение от работы с ЭВМ. Работа библиотечных специалистов на ЭВМ не требует больших людских затрат Института.

ЭВМ все больше внедряется в работу библиотек и информационных отделов. Мы теперь обязаны понимать технику и ее значение в улучшении работы. Автоматизация библиотечных процессов и информационный поиск открывают возможности для научных исследований и новаторства.