ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА И УПРАВЛЕНИЯ БИБЛИОТЕЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКИМИ ПРОЦЕССАМИ

А.А.БРЫЗГАЛИН, А.Н.ВОСТРИКОВ, Д.М.КАЦ, А.С.ПРОКОФЬЕВ

ПРИМЕНЕНИЕ МИНИ-ЭВМ СМ-4 В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЕ ОБСЛУЖИВАНИЯ ЧИТАТЕЛЕЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ БИБЛИОТЕКИ СССР им. В.И.ЛЕНИНА

 

Постоянно возрастающие объемы фондов и рост числа читателей и абонентов приводят к увеличению потока заказов на литературу, с которыми ГБЛ при традиционной технологии справляется с огромным напряжением. Это определяется целым рядом недостатков существующей системы обслуживания: доработка требований из-за отсутствия автоматического контроля правильности записи читателем шифров изданий; механическая передача заказов и связанные с этим временные задержки; ручная диспетчеризация, не позволяющая осуществлять оперативное информирование читателей о занятости изданий и сроках их возврата; большая трудоемкость операций "сброса" разбронированных изданий и пр.

Отсутствие оперативной и достоверной информации по передаче требований и изданий создает трудности при взаиморасчетах между читальными залами и группами хранения, не обеспечивает комплекса мероприятий по сохранности фондов.

Резервы повышения производительности труда библиотечных paботников, занятых обслуживанием читателей по традиционной технологии, практически исчерпаны. Действующая система статистики по процессам обслуживания в целом и пo читательскому спросу в частности малоэффективна и не дает возможности на прагматический основе решать вопросы размещения и перераспределения книжных фондов и организации обслуживания в читальных залах.

Основной путь создания эффективных процессов обслуживания - комплексная автоматизация, ведущая к достижению таких аспектов эффективности, как сокращение временного интервала от момента заказа до момента их получения читателем; увеличение обращаемости фонда (строгое регламентирование пользования изданиями, своевременный "сброс" разбронированных изданий); обеспечение сохранности фондов; предоставление качественно новых услуг; снижение трудоемкости процессов обслуживания в системе читатель - библиотека.

Созданная в ГБЛ на базе СМ-4 с операционной системой ДИАМАС-2 автоматизированная система обслуживания читателей (АСОЧ), являющаяся подсистемой АС ГБЛ, обеспечивает решение следующих задач:

  • прием, сортировка и передача заказов в основное хранение с учетом занятости изданий и оперативное оповещение читателей об отказах;
  • организация и ведение массива забронированных изданий и изданий, отправленных на реставрацию, копирование и т.д.;
  • диспетчеризация и контроль выполнения заказов не всех технологических этапах;
  • регистрация выдачи, возврата и бронирования изданий с контролем за сроками пользования изданиями.

Входной информацией для системы являются заказы читателей, сведения о выдаче, возврате и бронировании изданий. Нормативная и справочная информация включает сведения о размещении фондов, сроках пользования и бронирования литературы, нормативное время выполнения заказа, время работы отдела обслуживания, данные для расчета календаря.

Для заказа изданий читатель, используя карточные каталоги ГБЛ, заполняет бланки требований, в которых указывает лишь номер своего читательского билета и шифры заказываемых изданий.

Прием требований читателей и ввод их в ЭВМ осуществляется оператором пункта приема заказов (ППЗ) с помощью дисплея. Ввод информации производится в диалоговом режиме с "подсказкой" на экране дисплея элементов сообщения в соответствии со спецификацией диалога.

После выполнения формально-логического контроля и проверки изданий на занятость формируются и выводятся на печатающие устройства следующие сообщения:

  • на ППЗ - уведомление читателю о принятии заказа или отказе с сообщением причины;
  • на ярусах хранения - копии требований.

На ярусах хранения производится подбор изданий и их отправка в читальные залы. С помощью дисплея вводятся сообщения об отправляемых изданиях, о переадресации заказа на другие ярусы хранения, об отказе, о задержке в выполнении заказа.

Сотрудники читального зала по прибытии издания вводят в ЭВМ информацию о количестве прибывших изданий (корешков). При выдаче литературы читателю в контрольном листке отмечается количество выдаваемых изданий (корешков). При этом читатель должен взять все заказанные издания. При возврате литературы на кафедре читального зала по номеру читательского билета ЭВМ формирует на экране дисплея список изданий, занятых за читателем. По просьбе читателя соответствующие издания с помощью дисплея бронируется за читателем. Сдаваемые издания отправляются в хранение. При поступлении изданий в хранение в ЭВМ вводится соответствующее сообщение, после чего они становятся свободными для заказа.

Все сведения об отклонениях от регламента работы системы передаются диспетчеру. Кроме того, диспетчер может запросить у системы сведения о выполнении конкретного заказа, о местонахождении издания при выполнении заказа, об изданиях, выданных читателю.

Ежедневно ЭВМ контролирует сроки пользования и бронирования изданий и печатает списки изданий, подлежащих "сброске".