Информационное обеспечение науки Новые технологии

С.А. Власова

(БЕН РАН, Москва)

ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА
ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ РАБОТЫ МБА

Предоставление пользователям первоисточников по межбиблиотечному абонементу (МБА) является важнейшей задачей для Библиотеки по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН), которая возглавляет одну из наиболее развитых в стране централизованных библиотечных систем (ЦБС). ЦБС БЕН РАН включает около 250 библиотек научных исследовательских учреждений (НИУ) РАН.

БЕН РАН является общероссийским центром МБА по естественнонаучной литературе, обслуживая библиотеки страны по фондам центральной библиотеки (ЦБ), и центром МБА своей ЦБС, предоставляя литературу по заказам ученых РАН из библиотек, входящих в ЦБС, а также из фондов центральных библиотек страны, с которыми у БЕН РАН имеются соответствующие соглашения.

Для автоматизации процессов предоставления пользователям литературы в ЦБС БЕН РАН специалистами БЕН была разработана двухуровневая система обслуживания читателей, включающая систему обслуживания читателей для библиотек НИУ РАН и систему диспетчеризации заказов по МБА для ЦБ [1,2].

Система обслуживания читателей, предназначенная для отдельных библиотек ЦБС и получившая сокращенное название СОЧИ, позволяет автоматизировать все технологические процессы, связанные с учетом читателей, заказом литературы из собственных фондов библиотеки и по межбиблиотечному абонементу, выдачей и возвратом изданий, а также статистической обработкой данных.

В настоящее время СОЧИ функционирует в ряде библиотек НИУ РАН в Москве, Пущино и Черноголовке. Из этих библиотек заказы по МБА поступают в БЕН в виде распечатанных бланков-заказов, информация с которых вводится в систему диспетчеризации заказов по МБА в ЦБ. С начала 1997 года библиотека Института белка (г. Пущино) передает заказы в БЕН по электронной почте в виде текстового файла, содержащего записи заказов, сформированные в процессе работы системы обслуживания читателей. С помощью специальной программы в БЕН осуществляется распечатка полученных заказов и автоматический ввод в систему диспетчеризации заказов по МБА.

Последняя версия программного обеспечения обработки заказов по МБА в ЦБ включает в себя блок финансовых расчетов с абонентами, не входящими в ЦБС БЕН РАН. Этот блок позволяет определять стоимость обработки каждого заказа в зависимости от операций, которые над ним совершались, контролировать оплату услуг каждым абонентом, получать необходимые статистические и справочные сведения.

Являясь центром МБА по естественным наукам в масштабах страны, БЕН РАН ведет большую работу по унификации форматов представления заказов по МБА, циркулирующих между библиотеками. В 1996 году на 3-ей международной конференции "Крым-96" специалистами академических библиотек (БЕН РАН, ГПНТБ СО, БАН) и РГБ был согласован предложенный БЕН РАН формат для обмена заказами по электронной почте между библиотеками России.

Заказ по МБА в данном формате представляет собой запись, состоящую из полей переменной длины, которые содержат необходимую информацию для заказа литературы: адрес и название библиотеки-заказчицы, код для заказа по МБА, фамилию ответственного лица, номер заказа, дату заказа, допустимый носитель информации, а также элементы библиографического описания издания [3]. Перед каждым полем находится соответствующая ему метка из двух символов, заключенная в скобки < >. В конце поля ставится терминатор </P>. Запись заказа заканчивается разделителем ***.

Любая библиотека, имеющая персональный компьютер и описание указанного формата, при помощи текстового редактора легко может сформировать заказ по МБА, записать его в файл, а затем направить по электронной почте библиотеке-фондодержательнице. Для избежания возможных ошибок при формировании заказов "вручную" специалистами БЕН РАН была разработана специальная программа, позволяющая вводить информацию о заказе и записывать ее в файл в необходимом формате. Данная программа имеет простой пользовательский интерфейс, снабжена системой подсказок, в ней предусмотрен формально-логический контроль вводимой информации и обеспечивается автоматический ввод данных, постоянных для библиотеки-заказчицы.

Библиотека-фондодержательница, получив по электронной почте файл с записями заказов, может их распечатать в виде бланков-заказов по МБА. Для этой цели создана программа, которая обеспечивает формирование и печать бланков-заказов в форме, максимально приближенной к ГОСТу 7.31-89. Данная форма бланка-заказа разработана специалистами БЕН, согласована с межведомственной комиссией по МБА при РГБ и сотрудниками ГПНТБ РФ [4].

В настоящее время БЕН обменивается заказами в представленном формате по электронной почте с ГПНТБ СО РАН. Кроме того, в БЕН направляют свои заказы библиотеки Сургутского государственного университета, Саратовского государственного университета, Хабаровского института тектоники и геофизики ДВО РАН, Екатеринбургского института электрофизики УРО РАН, а также ряд библиотек СО РАН г. Новосибирска. Программные средства для формирования и распечатки заказов по МБА переданы в РГБ, где используются для получения заказов от своих абонентов.

Технология передачи по электронной почте заказов по МБА упрощает и ускоряет процедуру заказа литературы, что обеспечивает повышение оперативности предоставления первоисточников читателям.

 

Литература

1. Власова С.А., Калёнов Н.Е. Автоматизированная система обслуживания читателей научной библиотеки // НТИ. Сер.1. - 1993, - № 2. - С. 16-19.

2. Власова С.А. Система обслуживания читателей (СОЧИ) // Эффективность использования интерактивных библиотечных систем. - Новосибирск, 1994, - С. 62-69.

3. Калёнов Н.Е., Васильев А.В., Власова С.А., Глушановский А.В. Программные средства для создания библиографических баз данных // Библиотечное дело и демократия: тезисы докладов и сообщений научной конференции (М., 8-10 апреля 1997г.). М., 1977. - Ч. II, - С. 48.

4. Калёнов Н.Е. Проблемы автоматизации библиотечной технологии // НТИ. Сер.1. - 1992. - № 6, - С. 21-23.