Информационное обеспечение науки Новые технологии

В.П. Захаров, Н.Д. Зиганшина, Т.В. Ипполитова,
А.Ц. Масевич, Н.А. Панченко, Ю.Б. Пугач,
С.В. Реуф, В.В. Рубцов

(БАН, Санкт-Петербург)

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОБРАБОТКИ НОВЫХ ПОСТУПЛЕНИЙ В БАН

В конце 1996 г. в Библиотеке Российской академии наук (БАН) была закончена разработка автоматизированной системы обработки новых поступлений, и Библиотека приступила к автоматизированной обработке новых поступлений и накоплению массива записей для электронного каталога, начав с иностранных монографий. В настоящей публикации представлено описание системы, обеспечивающей выполнение этой работы.

Задачи системы. Основной задачей системы является создание массива машиночитаемых записей многоцелевого назначения. Основными продуктами системы должны быть:

1. Электронный каталог - массив машиночитаемых записей, доступный любым пользователям в режиме online;

2. Печатные карточки для традиционных каталогов БАН;

3. Машинные записи БАН в обменном формате для реализации межбиблиотечных проектов, в частности, для Российского сводного каталога научно-технической литературы (НТЛ);

4. Библиографические указатели типа бюллетеня новых поступлений и т.п.

Мы предполагаем, что создание массива осуществляется двумя основными путями.

Во-первых, генерация записей в самой Библиотеке. Во-вторых, использование записей других библиотечных и информационных учреждений. В БАН практически отсутствует опыт использования "чужих" записей. Однако, загрузка в систему тестового массива записей из Российской книжной палаты показала, что для их использования принципиальных препятствий не существует.

Техническое и программное обеспечение системы. Ввод информации, необходимой для создания машинной записи, осуществляется на компьютерах с процессором 286. Редактирование записей, генерация и распечатка карточек осуществляется на компьютерах Pentium и матричных и струйных принтерах.

Основные используемые программные средства: пакет CDS/ISIS и текстовый процессор WORD 6 или 7 для WINDOWS. На языке ISIS-Pascal написан ряд модулей, позволяющих решать стоящие перед системой задачи с учетом специфики нашей библиотеки.

Представляется существенным несколько подробней остановиться на создании печатной карточки. Предполагается, что в БАН параллельно с разработкой и внедрением автоматизированных систем будут долгое время сохраняться традиционные карточные каталоги. В настоящее время в связи с остановкой работы типографии БАН печатание карточки оказывается чрезвычайно сложной и тяжелой проблемой. Поэтому получение карточки из автоматизированной системы становится первостепенной задачей. Причем требования к каталожной карточке в БАН очень высоки. Кроме соблюдения правил ГОСТ 7.51-84 "Карточки для каталогов и картотек. Общие требования" в отношении размеров карточки, расположения на ней элементов библиографического описания и т.п., от нас требовалось воспроизведение графики различных языков. Эти требования вылились в разработку отдельной подсистемы подготовки печатных карточек, которая может эксплуатироваться как в составе комплекса, так и автономно.

Формат записи.

В качестве формата записи используется UNIMARC. Использование UNIMARC в условиях БАН имеет ряд особенностей, которые мы здесь не анализируем. Остановимся лишь на группе полей локального использования. В связи с тем значением, которое мы вынуждены придавать генерации каталожной карточки, мы прибегли к следующему решению. В нашей системе буквы европейских языков с диакритическими знаками представляются по специально разработанной схеме. После каждой буквы, использующей диакритический знак, ставится символ @, за которым следует три цифры. (Например, a umlaut выглядит так: a@001). На наш взгляд, использование таких символов в основных полях UNIMARC может создать определенные трудности при передаче наших записей в другие организации, например, в сводный каталог НТЛ. По этой причине мы создали поля локального использования, дублирующие те поля UNIMARC, где могут встретиться буквы с диакритическими знаками. Например, поле 200 имеет в нашей системе "двойник" с меткой 920. Фактически информация вводится именно в поля "двойники". Затем, после завершения создания записи, информация автоматически переносится в соответствующие поля UNIMARC; при этом условные значки убираются. Такая процедура выполняется независимо от того, содержит ли текст буквы с диакритическими знаками.

Технологический цикл

В БАН на сегодняшний день практически отсутствует локальная сеть. Существует лишь небольшой ее фрагмент, охватывающий часть компьютеров отдела обработки. Поэтому технологическая цепочка строится на передаче промежуточных данных через дискеты.

Первый этап создания машиночитаемой библиографической записи осуществляется в отделе комплектования библиотечных фондов. Здесь в запись вводится следующая информация: номер акта, валовый номер единицы хранения, фамилия и инициалы первого автора, заглавие документа.

Меню отдела комплектования выглядит следующим образом

Библиотека РАН. Отдел комплектования

A - Ввод новых записей потоком

B - Создание новой записи в базе данных

C - Редактирование записей в базе данных

D - Печать акта - вывод в файл A9999.ACT

E - Печать акта - вывод на принтер

F - Выгрузка актов в ISO-файл для ОСИ (ГМД)

G - Выгрузка актов в ISO-файл для ОСИ (винч)

I - Актуализация словаря поисковых терминов

X - Возврат в предыдущее меню

?

Каждая из функций реализуется посредством оригинального программного модуля, написанного на языке ISIS-Pascal.

Отметим, что комбинация цифр, состоящая из текущего года, номера акта и валового номера образует уникальный идентификатор записи, который автоматически вводится в поле 001 формата UNIMARC. В отделе комплектования вводятся только те элементы записи, которые нужны для ее идентификации в процессе обработки и создания сопроводительной документации.

После создания массива записей для актов производится распечатка актов по форме, принятой в БАН, и предмашинных рабочих листов (ПРЛ) для отдела систематизации. Распечатанные ПРЛ вкладываются в книги.

Предмашинный рабочий лист выглядит следующим образом:

Год 1996 Акт № 119 Вал.№ 610

H.Kohl.

Theorie der abbildung mit unelastisch...

Перевод заглавия:

Индексы ББК:

Рубрики ГАСНТИ:

Ключевые слова:

Аннотация:

Кроме акта в отделе комплектования автоматически генерируется экспортный файл для передачи сформированных сокращенных машинных записей на следующий этап обработки, в отдел систематизации (ОНСЛ).

При загрузке актов с дискеты в ОНСЛ осуществляется контроль на наличие вводимых записей в базе данных. Повторный ввод акта блокируется, а пользователь получает сообщение типа "Данный акт уже имеется в базе данных. Содержит 10 записей. Повторная загрузка запрещена".

При вводе данных осуществляется быстрый поиск необходимой записи по валовым номерам или номерам актов и вызов на экран рабочего листа. По окончании обработки партии книг система позволяет осуществлять быстрый контроль заполнения полей в записях. После этого используется процедура выгрузки записей соответствующих актов на дискету или "Винчестер", и обработанный таким образом массив записей передается в отдел научной обработки (ОНОЛ), где существует два режима работы и, соответственно, два меню: администратора системы и каталогизатора. Последнее выглядит следующим образом:

ОТДЕЛ НАУЧНОЙ ОБРАБОТКИ ЛИТЕРАТУРЫ RXON1

G - ONVV Поиск и редактирование данных

M - ONVVMT Обработка томов многотомных изданий

A - SHIFRD Генерация, редактирование и печать биб. карточек

C - DIACOP Обработка диакритич. разметки по интервалу mfn

D - DIAHIT Обработка диакритич. разметки по последнему hit-файлу

E - AIF Актуализация словаря

F - ISO_A3 Проверка заполненности документов акта

X - Выход в исходное меню

? -

Здесь, как и на предыдущем этапе, происходит поиск записей по валовым номерам или номерам актов и далее вводится все описание в соответствии с форматом UNIMARC.

В настоящей работе мы не касаемся специальных проблем, связанных с UNIMARC, они должны быть рассмотрены отдельно.

В заключение хотелось бы отметить наш вариант решения вопроса описания многотомников. В нашей системе используются поля связи 46-. Набор оригинальных программ позволяет связывать между собой описания многотомников в целом и описания отдельных томов. При этом обеспечиваются два вида представления записей на каталожных карточках: запись типа многотомник со спецификацией томов и запись, когда на каждый том создается отдельная карточка.

После завершения ввода информации каталогизатор приступает к генерации печатной карточки.

Указав MFN обрабатываемой записи или диапазон MFN мы получаем на экране образ карточки

1/1

Lagarou, Vassiliki.

 

Untersuchungen zur Bildung einer

"Rhenium-Nitrogenase" in Azotobacter vinelandii und

Rhodobacter capsulatus: Diss. ... Univ. Bielefeld /

Vorgelegt von Vassiliki Lagarou. - Bielefeld, 1995.

106 с : ил; 21 см. - Библиогр.: с. 95-103.

 

Е492.171.21-72 +

Е492.111-72

 

MFN начальн. 1

N - следующий

F - запись в файл

Q - карт. вперед

MFN конечн. 1

B - предыдущий

R - редактировать

Z - карт. назад

MFN текущий 1

S - выбрать

P - печать

X - выход

Меню внизу экрана позволяет выполнять ряд операций, таких как редактирование записи (по команде R, позволяющей войти в рабочий лист). Команда S позволяет выбрать определенный документ из отобранного массива записей. С помощью команды F осуществляется генерация файла для печати карточки:

1996л//1009@SH1

II@SL1

David, Serge.@AU

Chimie mole@002culaire et supramole@002culaire des sucres: Introduction

chimique aux glycosciences. - Paris : InterEd : CNRS Ed : CNRS Ed, 1995,

1995. - @T300 с : ил; 23 см@T. - ISBN 2 7296 0528 2. - ISBN 2 271 05254

8.@DS

Г291 + Г291.223@BBK

(4091)@VN

6717-96@IND

Файл загружается в текстовый процессор WORD 6 (или 7) под WINDOWS, где серией макропоследовательностей он преобразуется в формат карточки. Опираясь на символы @AU, @DS и другие, специально созданные макропоследовательности "разбрасывают" элементы описания по областям карточки, производят контекстную замену условных символов на буквы с диакритическими знаками. На завершающем этапе в ряде случаев, тем не менее, требуется ручная "доводка" печатной карточки средствами редактора. Далее карточка распечатывается в требуемом количестве экземпляров и включается в карточный каталог.

Созданные машиночитаемые записи собираются в специальной базе данных. По накоплении представительного массива они будут предоставлены читателям БАН. В настоящее время, кроме иностранных монографий, библиотека приступила к созданию записей по отечественным изданиям, не обеспеченным карточками и, соответственно, машинными записями РКП. В следующем году планируется приступить к созданию записей на другие виды документов.