Информационное обеспечение науки Новые технологии

Я.Я. Докторов, Н.Е. Калёнов

(БЕН РАН, Москва)

ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС
ДЛЯ РАБОТЫ С ПЕРИОДИЧЕСКИМИ
ИЗДАНИЯМИ

Комплекс предназначен для автоматизации всех аспектов работы с периодическими изданиями (формирование подписки, регистрация поступлений с формированием алфавитных списков, ведение электронного каталога с возможностью заказа нужного выпуска из фондов). Он ориентирован на работу как отдельных изолированных библиотек, так и библиотек, входящих в ЦБС БЕН РАН.

Комплекс поддерживает работу двух связанных между собой баз данных - заказов (БДЗ) и поступлений (БДП); разработан на языке С++ в среде MS-DOS.

Отметим, что в предыдущих версиях отсутствовала возможность просмотра словаря и поиска записей по различным комбинациям поисковых полей. В новой версии существенно расширены поисковые возможности, для чего потребовалась переработка структуры баз данных.

Ниже дано описание новой версии системы для пользователей.

Установка системы

Инсталляция системы осуществляется с помощью специальной дискеты вызовом программы SETUP.EXE.

Вход в систему

Начало работы осуществляется запуском программы REGJ-DBN.EXE, после чего производится настройка системы в соответствии с появившейся на экране дисплея (ЭД) таблицей. Ввод трехсимвольного кода библиотеки осуществляется клавишей ENTER. Остальные параметры могут принимать значения (+/-), их можно изменять нажатием клавиши INSERT (Ins), а переход от одного поля к другому - обычными клавишами редактирования "вперед/назад", "вверх/вниз". При задании условий контроля значений Шифра или ISSN, система будет следить за вводом их значений в последующем: в случае неверного значения их контрольных знаков, будут появляться соответствующие предупреждения.

Для выхода из программы необходимо нажать клавишу F10, после чего в средней части экрана появится альтернативное приглашение-выбор:

Выход из системы? Да - Нет

Если выбрано Нет, то происходит возврат в предыдущее состояние, после чего, для входа в главное меню системы, достаточно нажать на F2.

Главное меню системы имеет вид:

Работа с БД поступл. (БДП) Работа с БД заказов (БДЗ)

Выбор режима работы осуществляется подведением к нему курсора и нажатием клавиши Enter.

При передаче системы одновременно с программным комплексом библиотеке предоставляется база данных журналов, которые были получены для нее через централизованную систему БЕН РАН и зарегистрированы с помощью системы DISKAT АС НАУКА. Поэтому описание системы начнем с режима регистрации поступлений.

3. Работа с БД поступлений (БДП)

Регистрация поступлений. Данный режим служит как для ведения регистрации поступлений журналов, так и для оформления нового заказа на выбранный год. Отметим сразу, что в данном режиме в некоторых случаях (см. ниже) существует возможность добавления нового названия журнала (новой записи) в БДЗ. Итак, после выбора режима на ЭД появится приглашение ввести основные поля: Год, Идентификатор, Том и Номер. Под идентификатором мы будем понимать:

  • начальный фрагмент названия или отдельного слова названия;
  • полное значение Шифра или ISSN;

После ввода значения в поле "Год" или просто при переходе на второе поле в окне подсказок появится:

Enter - поиск по полному Шифр/ ISSN

F3 - поиск по нач. фрагм. слова

F7 - поиск по нач. фрагм. назв.,

В зависимости от результатов поиска на ЭД могут появиться различные сообщения или предупреждения. Если ввести, к примеру, значение фрагмента названия "ZZZ", то после нажатия функциональной клавиши F7 появится сообщение :

Записи с фрагментом ZZZ не существует в БДЗ...

Если ввести значение фрагмента названия, равное "пробелу", то на экране появится список названий, содержащих хотя бы один пробел. Клавишами "вверх/вниз" можно перемещать курсор и просмотреть все найденные названия журналов. После выбора наименования происходит автоматическое занесение соответствующего значения шифра в поле Шифр. Если у такого журнала на такой год уже были регистрации поступлений, то в окне подсказок добавится подсказка:

Tab - окно список поступлений, и на ЭД появится список поступлений - отсортированный список уже зарегистрированных томов и номеров. По Tab система "перейдет" в окно "список поступлений", где имеется возможность корректировать значения поступивших томов и номеров, после чего клавишей Esc можно вернуться к регистрации поступлений. После ввода значения поля "Том" добавится подсказка: F2-сохранить. В случае отсутствия значений тома или номера следует просто проигнорировать их ввод и перейти к выполнению следующих операций.

После сохранения записи курсор возвращается в поле Год. Если повторить ввод с предыдущими значениями года и шифра, то при переходе на третье поле система покажет все ранее введенные значения томов и номеров (в том числе - и только что введенное). Если зарегистрированных поступлений больше 18, то строки, отсутствующие в текущем окне (в т.ч. только что введенное поступление), можно просмотреть с помощью клавишей "вверх/вниз". При этом в верхней строке окна высвечивается как общее количество зарегистрированных томов-номеров, так и порядковый номер строки, где находится курсор.

Если для поиска был задан несуществующий шифр (случай "полное слово") или год, на который не было заказа, то после нажатия Enter система пригласит Вас либо ввести новую запись в БДЗ, либо ввести новый заказ соответственно.

При добавлении новой записи в БДЗ должны соблюдаться следующие правила:

Нарушение любого из вышеуказанных правил сопровождается соответствующими предупреждениями и ввод записи не производится.

Добавление в БДП с дискеты. Данный режим служит для добавления новых поступлений, сформированных в процессе централизованной регистрации журналов в системе DISKAT БЕН РАН. Выполнение режима осуществляется выбором соответствующего дисковода и имени входного файла новых поступлений из предложенного списка. При этом записи с заказами, отсутствующими в БДЗ, сохраняются в файле с тем же названием, но с расширением ".ds_". Остальные записи файла, после их переноса в БДП, уничтожаются.

Копирование БД на дискету. Этот режим позволяет сохранять все БД в виде их копий на дискете.

Индексирование. По мере работы с БДП и БДЗ постоянно происходит изменение содержания БД. Данная опция осуществляет физическое удаление ранее логически удаленных записей, т.е. происходит "сжатие" файлов.

Распечатка новых поступлений. После запуска данного режима происходит распечатка алфавитного списка новых поступлений, который хранится в файле NEWPOST.

Настройка выходных параметров. Выполнение настройки в данном режиме полностью совпадает с описанием начала работы системы и включено в меню для удобства пользователя.

4. Работа с БД заказов (БДЗ)

Актуализация записей. Режим служит для внесения различных изменений в поля записей БДЗ. Поиск необходимой записи осуществляется по правилам, описанным в разделе 3, т.е. имеется возможность как поиска в словаре, так и поиска по различным комбинациям значений поисковых полей.

Результаты поиска выводятся в соответствующее окно; при этом возможны варианты:

  • если найдена только одна запись, то на экране выводятся все поля для их последующего изменения;
  • если найдено несколько записей, то в окне экрана появится список шифров с названиями журналов для последующего выбора.

Когда выбрана необходимая запись, система переходит в режим корректуры полей записи. Передвигаясь курсором по меткам полей можно выбрать поле для корректировки. Подсказка Del-удал. появляется лишь в том случае, если в записи поле с меткой <zak> является пустым. Если произведена коррекция какого-либо поля, то появляется еще одна подсказка: F2 - сохранить, которая исчезает после ее выполнения.

В этом режиме клавишами PgDn и PgUp можно просматривать записи последовательно вперед и назад соответственно.

Ввод заказа (только одного за один ввод) должен происходить согласно формату <посл. две цифры года><-><заказ><;>. Нарушение этого формата сопровождается предупредительным звуком и повторным приглашением для ввода. После правильного ввода заказ автоматически сохранится в соответствующих файлах.

Таким образом, система предоставляет возможность редактирования и удаления заказов. При возврате из этого режима назад по клавише Esc выводимое окно перерисовывается с учетом последних изменений полей.

Добавление записей в БДЗ. Данный режим был описан в режиме Регистрация поступлений. Отличие состоит в том, что здесь:

Индексирование. Режим ничем не отличается от аналогичного режима, описанного при работе с БДП.

В заключение отметим, что эксплуатация системы показала ее надежность и удобство при работе даже неподготовленного пользователя.