Информационное обеспечение науки Новые технологии

А.И. Бродовский

(ГПНТБ России, Москва)

ИНТЕГРИРОВАННАЯ
БИБЛИОТЕЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ
СИСТЕМА ИРБИС - ТИПОВОЕ РЕШЕНИЕ
ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ МАЛЫХ
И СРЕДНИХ БИБЛИОТЕК

Интегрированная библиотечно-информационная система ИРБИС представляет собой типовое решение в области автоматизации традиционных библиотечных технологий и предназначена для распространения и использования в условиях средних и малых библиотек.

Предпосылками для выполнения данной разработки явились, с одной стороны, желание обобщить многолетний опыт ГПНТБ России в области автоматизации и, с другой стороны, насущная потребность в создании готового современного продукта, который мог бы послужить основой для комплексной автоматизации средних и малых библиотек, - тех библиотек, которые не имеют возможности создавать собственные разработки и не располагают средствами для приобретения дорогостоящих фирменных продуктов.

Говоря о системе ИРБИС как о типовой, мы прежде всего подразумеваем наличие широких возможностей при адаптации ее к условиям работы конкретной библиотеки, т.е. при передаче и установке системы может производиться ее настройка в соответствии со специфическими требованиями пользователя в достаточно широких пределах - начиная со структуры библиографического описания и кончая пользовательскими режимами работы.

ОБЩЕСИСТЕМНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ИРБИС, определяющие его преимущества по сравнению с другими библиотечными системами:

  • Поддержка произвольного количества баз данных, составляющих Электронный каталог;

  • Максимальный объем одной базы данных - 16000000 документов;

  • Переменная длина полей и записей, что обеспечивает плотное хранение данных на внешних носителях;

  • Надежная работа в любых локальных вычислительных сетях ;

  • Автоматизированная технология создания словарей, обеспечивающих прямой поиск по всем основным элементам библиографического описания;

  • Наличие средств, поддерживающих графические данные и полные тексты документов;

  • Полная совместимость с международными коммуникативными форматами UNIMARC и USMARC;

  • Наличие типового решения для создания Web-сервера с доступом к базам данным ИРБИС (предлагается отдельно от ИРБИС).

ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ
И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Система ИРБИС ориентирована на работу в локальной вычислительной сети (ЛВС) и представляет собой совокупность взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ) пяти типов:

АРМ "КОМПЛЕКТАТОР" - представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по комплектованию и учету фондов библиотеки на основе ведения специальной базы данных (БД);

АРМ "КАТАЛОГИЗАТОР" - представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего операции каталогизации и систематизации изданий, т.е. функции по формированию баз данных Электронного каталога;

АРМ "ЧИТАТЕЛЬ" - представляет собой рабочее место конечного пользователя Электронного каталога и предназначен для всеобъемлющего поиска в Электронном каталоге, просмотра/печати найденной информации и формирования заказа на выдачу найденной литературы;

АРМ "КНИГОВЫДАЧА" - представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по выдаче литературы в соответствии с формируемыми заказами и ее возврату;

АРМ "АДМИНИСТРАТОР" - представляет собой рабочее место специалиста, выполняющего системные операции над базами данных в целом, направленные на поддержание их в актуальном состоянии.

Остановимся более подробно на каждом из АРМов.

АРМ "КОМПЛЕКТАТОР" - обеспечивает решение следующих задач на основе ведения специальной БД:

В части ПЕРИОДИЧЕСКИХ и ПРОДОЛЖАЮЩИХСЯ ИЗДАНИЙ:

  • первичный ввод кратких библиографических сведений и данных для заказа, оформление документов подписки (абонементные карточки и листы-заказы); обеспечивается возможность централизованной подписки (в разные адреса, реквизиты адресатов вводятся в БД однократно пользователем);

  • передача записи в ЭК после получения первого номера выписанного издания с последующей регистрацией очередных поступлений;

  • автоматическая подготовка записи для очередного заказа на следующий подписной период (замена значения года/полугодия) с сохранением и накоплением данных о предыдущих заказах издания; корректура изменившихся реквизитов (цена, периодичность и др.) проводится пользователем.

В перспективе при появлении на рынке Каталога Роспечати, а также Планов издательств и других каталогов на машиночитаемых носителях они могут быть использованы для первичного ввода описаний изданий и автоматической корректуры изменений реквизитов подписки.

В части НЕПЕРИОДИЧЕСКИХ ИЗДАНИЙ:

  • ввод кратких библиографических данных и оформление документов заказа на книги и другие издания (карточки-заказы, письма-конверты в адрес соответствующих издающих, распространяющих или книготорговых организаций, реквизиты которых вводятся пользователем однократно в БД);

  • отслеживание выполнения заказов, контроль невыполненных или недовыполненных заказов;

  • контроль поступления литературы в библиотеку, ввод данных для Книги суммарного учета (КСУ) о поступившей партии, получение документа для бухгалтерии;

  • автоматическая передача записи на каталогизацию - в БД Электронного каталога - при поступлении первого (или всех) из заказанных экземпляров (документы для индивидуального учета - листы Инвентарной книги и/или листы актового учета - готовятся автоматически после завершения каталогизации полученной партии книг);

  • получение других типовых выходных форм, в частности, при списании и движении литературы.

В технологии ввода/корректуры и поиска записей в БД комплектования используются все возможности, реализованные в АРМе "КАТАЛОГИЗАТОР".

АРМ "Каталогизатор". В условиях ЛВС система обеспечивает функционирование произвольного количества АРМов "Каталогизатор" с возможностью одновременного изменения/пополнения одной базы данных.

Для формирования БД Электронного каталога АРМ "Каталогизатор" предлагает технологию, в которой можно выделить следующие основные характеристики:

  • Структура библиографического описания, основанная на международном стандарте UNIMARC. Имеется возможность - в соответствии с требованиями пользователя - изменения данной структуры (как в сторону упрощения, так и в сторону дополнения);

  • Широкий набор рабочих листов (экранных форм), ориентированных на различные типы библиографического описания;

  • Оригинальная технология описания сериальных изданий (журналов), которая обеспечивает с одной стороны наличие сводного описания издания в целом, включающего сведения о поступлении всех его номеров (томов), и с другой стороны - наличие описания отдельного номера, которое может содержать сведения о входящих в него статьях;

  • Автоматизированная технология лингвистической обработки (систематизация, предметизация, индексирование) изданий, включающая аппарат тематической навигации по Рубрикатору ГРНТИ, словарю Предметных заголовков и/или тезаурусу;

  • Специальная технология копирования данных, исключающая необходимость повторного ввода при создании аналогичных библиографических описаний, в частности, при обработке многотомных (продолжающихся) изданий;

  • Широкий набор сервисных средств ввода данных, упрощающих процесс ввода и снижающих вероятность ошибок, в частности, меню-справочники, словари, вложенные рабочие листы (исключающие необходимость ввода специальных разделителей элементов данных);

  • Система формально-логического контроля данных как на уровне отдельных библиографических элементов, так и на уровне описания в целом -существенно снижающая вероятность ошибок в процессе ввода;

  • Оригинальная технология автоматической сверки на дублетность, исключающая повторный ввод в БД Электронного каталога описания издания, уже присутствующего в БД;

  • Возможность подключения к библиографическим описаниям графических данных и полных текстов исходных документов;

  • Широкий набор выходных форм представления библиографических описаний. Автоматизированная технология получения полного комплекта каталожных карточек - реализуемая непосредственно в процессе создания (ввода) библиографического описания;

  • Широкий спектр поисковых средств, предназначенных для поиска документов (библиографических описаний) с целью их дальнейшей корректировки или копирования.

Помимо формирования БД Электронного каталога АРМ "Каталогизатор" также используется для создания и ведения БД Читателей.

АРМ "Читатель". В условиях ЛВС система обеспечивает возможность одновременного поиска в одних и тех же базах данных Электронного каталога произвольным количеством пользователей, т.е. обеспечивается одновременное функционирование произвольного количества АРМов "Читатель".

Необходимо отметить следующие основные характеристики АРМа "Читатель":

  • Комфортный, дружественный интерфейс, рассчитанный на пользователя, который не обладает никакими специальными знаниями;

  • Учет различных уровней подготовки пользователя, т.е. один и тот же результат может быть достигнут как путем выполнения последовательности простейших операций, рассчитанных на начинающего пользователя, так и за счет выполнения одной нетривиальной операции, рассчитанной на подготовленного пользователя;

  • Наличие широкого спектра поисковых средств, обеспечивающих быстрый (путем прямого доступа через словари) поиск в БД Электронного каталога по всем основным элементам библиографического описания и их сочетаниям. Кроме того, пользователю предоставляется возможность просмотра графических данных и полных текстов - если таковые используются, - связанных с найденными документами;

  • Возможность работы с несколькими базами данных, составляющими Электронный каталог;

  • Наличие безбумажной технологии формирования заказа на выдачу литературы.

АРМ "Книговыдача". В условиях ЛВС система обеспечивает работу с очередью формируемых заказов на выдачу в режиме реального времени, т.е. заказы, формируемые на АРМах "Читатель", автоматически поступают на АРМ "Книговыдача".

Можно отметить следующие основные характеристики АРМа "Книговыдача":

  • Простая и удобная технология ведения очереди заказов на выдачу литературы и фиксирования их исполнения, основанная на меню;

  • Наличие оперативной - обновляющейся в режиме реального времени - информации о свободных экземплярах заказанной литературы;

  • Наличие оперативной - обновляющейся в режиме реального времени - информации о выданной литературе и читателях, имеющих ее на руках;

  • Простая технология фиксирования факта возврата литературы и освобождения соответствующего экземпляра;

  • Учет всех сведений о выдаче/возврате литературы в индивидуальных карточках (документах) читателей;

  • Возможность получения статистических сведений о функционировании книговыдачи - в частности, о должниках, задержанной читателями литературе и количестве выдач (обращаемости литературы);

  • Специальная технология книговыдачи на основе штрих-кодирования экземпляров.

АРМ "Администратор". Данный АРМ служит для выполнения операций над БД системы в целом, которые направлены на поддержание их актуальности и сохранности. Почти все режимы работы АРМа "Администратор" связаны с существенными преобразованиями баз данных - вплоть до их полного опустошения -, поэтому к работе с данным АРМом должен допускаться только ответственный и подготовленный работник.

Система предоставляет пользователю средства конфигурирования, которые, в частности, позволяют определить пользовательский уровень каждого конкретного рабочего места (ПЭВМ), т.е. определить, какие АРМы доступны на данном рабочем месте, и тем самым определить вид Главного меню системы (для DOS-версии).

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Информационную основу системы составляют пять баз данных (БД):

  • база данных Комплектования (CMPL) - содержит краткие библиографические сведения об изданиях, планируемых для приобретения, данные для заказа, реквизиты издающих, распространяющих и книготорговых организаций, сведения о поступающих партиях литературы;

  • база данных Электронного каталога (в общем случае таковых может быть несколько) - содержит полное библиографическое и технологическое (специальное) описание литературы по фонду библиотеки. Имя первой (или единственной) БД Электронного каталога - IBIS. Количество используемых баз данных Электронного каталога может зависеть от организационной (технологической) структуры конкретной библиотеки и определяется самим пользователем;

  • база данных Читателей (RDR) - содержит реквизиты зарегистрированных читателей и сведения о выдаче/возврате литературы;

  • база данных Заказов (RQST) - содержит очередь текущих заказов на выдачу литературы;

  • системная база данных (HELP) - содержит тексты контекстной помощи и основой (встроенный) Тематический классификатор системы (Рубрикатор ГРНТИ).

Как уже отмечалось, структура БД Электронного каталога основана на международном формате UNIMARC, который позволяет вести детальное и всестороннее библиографическое описание различных видов литературы. Пользователю - в зависимости от конкретных условий его работы - предлагается использовать для библиографического описания детальные экранные формы (рабочие листы), реализующие структуру UNIMARC в полной мере, или использовать простые формы, основанные на упрощенной адаптации этого стандарта.

Система предлагает технологию автоматического формирования словарей по различным элементам библиографического описания - авторам, заглавиям, коллективам, ключевым терминам, кодам рубрикаторов и т.д., - которые обеспечивают быстрый (не связанный с последовательным перебором) поиск информации в БД Электронного каталога.

В качестве основного тематического классификатора, обеспечивающего эффективный поиск, предлагается Рубрикатор ГРНТИ, который в полном объеме - около 8000 статей - встроен в систему. Он дает возможность пользователю просто и с высокой степенью точности локализовать в политематической базе данных Электронного каталога содержательную область, отвечающую его информационной потребности. Соответствующий режим в АРМе "Читатель" обеспечивает простую и удобную технологию "навигации" по рубрикатору - перемещение "вверх/вниз" по уровням иерархии и по "горизонтали" в соответствии с отсылками типа "смотри" и "смотри также" - и отбор необходимых тематических разделов для поиска.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Система может функционировать в локальной вычислительной сети и на автономных ПЭВМ типа IBM PC. Имеется полная версия системы - 5 АРМов - для MS DOS и версия из 3 АРМов - "Каталогизатор", "Читатель" и "Администратор" - для Windows.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Базовым программным обеспечением системы является ППП CDS/ISIS (ЮНЕСКО). Основная часть прикладных программ DOS-версии написана на языке ISIS-PASCAL, остальные - на языке Си. Версии АРМов для Windows реализованы на Delphi.

ДОКУМЕНТАЦИЯ

Система сопровождается документацией, которая содержит общее описание и инструкцию по установке системы, общие инструкции для пользователей каждого АРМа, а также специальные инструкции - Инструкция каталогизатора и Инструкция комплектатора, в которых дается подробное описание технологии работы в соответствующих АРМах.